TOP > Web会議コラム一覧 > ウェビナー開催の流れが丸わかり!成果につなげる“4つ”の

Web会議コラム

Web会議コラムウェビナー開催の流れが丸わかり!成果につなげる“4つ”のポイントとは?

 

「ウェビナーを開催したいけれど、初めてなので手順がよく分からない」と悩んでいる方も多いかもしれません。そこで今回は、ウェビナー開催の流れを「準備編」「当日編」「フォロー編」に分けて分かりやすくまとめました。ウェビナーの開催を成功させるポイントについても詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

※ウェビナーの全体像について知りたい方は、「【保存版】ウェビナーとは?メリットやツールの選び方・成功のコツを紹介!」もぜひご一読ください。


ウェビナー開催の流れ【その1:準備編】

まずはウェビナーを開催するための流れを、【準備編】【当日編】【フォロー編】に分けて紹介していきます。
最初は【準備編】として、当日までにすべき準備を(1)~(6)の工程に分けて解説します。

(1)ウェビナーコンテンツの企画・作成

まずは、ウェビナー自体の内容から企画していきましょう。大切なのは、ウェビナーを開催する「目的」を明確にし、それに沿ったテーマと内容にすることです。例えば、「まずは見込み顧客を獲得したい」という目的なら、業務に役立つノウハウを紹介するのもよいでしょう。また、「すでに見込み顧客となっている層に製品の購入意向を高めてもらいたい」という目的なら、製品の使用方法やメリットについて詳しく解説するのも効果的です。

また、ウェビナーの内容を考える際は、目的と合わせて「ターゲット」を意識することも重要です。参加者の「職業」「年齢層」「製品への関心度」などを具体的にイメージし、その人たちが知りたい情報を盛り込むことでより強く興味を引くことができます。コンテンツの大まかな内容が決まったら、以下も合わせて決めていきましょう。

・スケジュール
日程を組む際は、ターゲットとなる参加者層の忙しい時間帯・曜日を避けることが大切です。また、あまりに時間が長すぎると参加者の離脱につながってしまうため、最初は30分前後を目安にすることをおすすめします。

・配信方法
配信方法には2種類あり、目的に合わせて使い分けます。参加者とオンタイムでコミュニケーションを取りたい場合は「リアルタイム配信」、録画した映像を編集して後日配信したい場合は「オンデマンド配信」が最適です。

・スライドのデザイン
内容が決まったら、それに沿ってスライドを作成します。スマホで視聴する参加者のことも意識して、できるだけ文字は大きくしましょう。また、ブランドイメージを意識した色み・デザインにすると、より効果的です。

・台本(当日の流れ)
ウェビナーの内容に合わせて、当日の流れを考えます。司会・登壇者・サポート役などの役割分担や、それぞれの動きについてもここで大まかに決めておきましょう。登壇者として専門家を呼ぶ場合は、その手配も進めます。

・役割分担
プレゼンター(登壇者)ひとりでもウェビナーは進められますが、予想外のトラブルを避けるためにもできるだけ複数人で役割を分担するようにしましょう。できれば、プレゼンを行う「登壇者」、タイムスケジュールの管理や司会進行を行う「司会役」、機材トラブルに対応する「テクニカルサポート」の3人がそろっていると安心です。

(2)ウェビナーツール選び

続いては、ウェビナーを配信するための「ウェビナーツール」を選びましょう。ツールには有料から無料までさまざまな種類がありますが、有料の方が豊富な機能が備わっています。また、無料の場合は自社に関係のない広告が表示される場合もあるため、より安心して開催したい場合はできるだけ有料の製品を選ぶことが大切です。

また、ツールによって機能はさまざまです。そのため、ウェビナーでかなえたい目的を意識して、必要な機能が搭載されたツールを選ぶようにしましょう。参考までに、できるだけ押さえておきたい機能を以下で紹介します。

また、ツールによっては専門スタッフが当日の準備や進行をサポートしてくれるプランもあります。「初めてのウェビナーなので、どうしても成功させたい」という場合には、ぜひ積極的に活用することをおすすめします。

※ウェビナーツールの有料・無料の違いについて知りたい方は、「ウェビナーを無料で開催するには?無料のウェビナーツールで十分?」も合わせてご一読ください。
※ウェビナーツールの選び方について詳しく知りたい方は、「利用急増で話題のウェビナー!失敗しないツール選び」もご一読ください。

(3)機材の用意

次に、ウェビナーに必要な機材を用意しましょう。基本的にPCとインターネット環境があれば配信は可能ですが、より質を高めるためには十分な機材をそろえることが大切です。用意すべき機材について、以下で紹介します。

<必須なもの>

<あると便利なもの>

(4)ウェビナーツールの設定

使用するウェビナーツールを選んだら、必要な設定を行いましょう。まずは、参加者向けの「申し込みフォーム」を作成します。申し込みの際に参加者に入力してもらう項目は、氏名・社名・役職・メールアドレス・製品への関心度などが代表的です。項目が多すぎると離脱される可能性もあるので、できるだけシンプルにしましょう。

そして、参加者に当日見てもらう「視聴画面」を設定します。ツールによっては、画面上に企業ロゴを配置したり、スライドの位置をアレンジしたり、登壇者の名刺情報を表示したりすることも可能です。こうしたデザイン機能をうまく活用することで、参加者に企業カラーを強く印象づけられますし、ブランドイメージもより高められます。

(5)集客

どんなに良いウェビナーを企画しても、開催自体を知ってもらわなければ意味がありません。そのため、できるだけ幅広い手段を使って、集客するようにしましょう。例えば、SNS、自社サイト、メールマガジンなどでの告知が効果的です。すでに関係性のできている顧客に参加してもらう場合には、営業担当から直接連絡する場合もあります。告知の際、配信URLや日程の書かれた特設のランディングページを作成しておくと、スムーズです。

また、一度告知のメールを送って終わりだと、参加予定者にうっかり日程を忘れられてしまうケースもあります。そのため、前日・当日1時間前など複数回に分けてリマインドメールを送ると、参加率も上げられるでしょう。

(6)リハーサル

当日を迎えるまでに、何度かリハーサルを行うようにしましょう。というのも、ウェビナーは回線トラブルをはじめ、予期せぬ問題が起こりがちです。そのため、当日自信を持って進行できるように、事前にトラブルの芽を摘んでおくことが大切です。リハーサル段階で特に意識しておきたい点について、以下で紹介します。

上司や同僚に参加者の視点で見てもらい、意見をもらうとほかにも改善点が出てくるかもしれません。できるだけ当日と同じ設定でリハーサルをして、気になるところ・指摘されたところはすべて解決しておくことが大切です。

ウェビナー開催の流れ【その2:当日編】

ここからは【当日編】として、ウェビナー当日の流れを(1)~(3)の工程に分けて紹介します。

(1)配信テスト

ウェビナー当日には、実際と同じ環境で最終のリハーサルを行いましょう。ネットワークの安定度や進行の確認はもちろんのこと、「PCで不必要なタブを開いていないか」「SNSやメールなどの通知は切ってあるか」など、細かい部分にも気をつけます。また、隣接する会議室で別の打ち合わせが行われていると、マイクが音を拾ってしまうケースも珍しくありません。そのため、できるだけ周囲に協力を促し、静かな環境を作っておきましょう。

(2)ウェビナー進行

時間になったら、台本に沿ってウェビナーを進めていきましょう。ただ、登壇者が淡々と話をすると、参加者に飽きられてしまう可能性もあります。そのため、チャットツールで質問を受け付けたり、テーマに関するクイズを出したりと参加者を巻き込む工夫を心がけることが大切です。また、質問を受け付けた場合はその場ですべてに回答すると時間がなくなるので、「後半でQ&Aの時間を別途設ける」といった工夫をするようにしましょう。

ちなみに開催直前や配信中に、参加者から接続に関するトラブルについて問い合わせが集中することもあります。クレーム対応による予期せぬ中断を防ぐためにも、映像・音声の安定したツールを選んでおくようにしましょう。

(3)アンケートの回答促進

ウェビナーが終わったら、アンケートに回答するよう参加者に呼びかけます。アンケートの内容としては、「ウェビナーの内容に対する質問」「次回取り上げてほしいテーマ」「製品の詳しい情報提供を希望するか」などが一般的です。アンケートを有効活用すれば、次回に向けてウェビナーを改善したり、営業やマーケティング担当者がスムーズにアプローチへつなげたりできます。ぜひ参加者に協力を促して、回答率を高めるようにしましょう。

※ウェビナーのアンケート活用法について詳しく知りたい方は、ぜひ「ウェビナーの効果的なアンケート活用法とは?設問の例も紹介します!」もご一読ください。

ウェビナー開催の流れ【その3:フォロー編】

最後に【フォロー編】として、ウェビナー開催後の動きについて(1)~(3)に分けて紹介します。

(1)お礼メールの送信

ウェビナーで成果を出せるかどうかは、開催後のフォローにかかっています。そのため、まず翌営業日までには、参加者にお礼のメールを送りましょう。また、メールを送る際には「アンケートへの回答を促す」「製品資料やホワイトペーパーのURLを添える」など、次のアクションにつなげられる動線を作っておくことも大切です。

(2)マーケティング・営業担当者との連携

ウェビナーで得た参加者データは、マーケティングや営業の担当者に引き継ぎます。その後、メールで製品情報を送ったり、個別に電話で連絡したりとアプローチにつなげていきましょう。この際、参加者の情報をそのままMAやCRMと連携させられると、非常にスムーズです。ウェビナーツールによっては、今社内で使用しているマーケティングツールと簡単に連携させられる製品もあるので、ツールを選ぶ際にはぜひ意識してみてください。

※ウェビナーマーケティングの成功ポイントについて知りたい方は、ぜひ「ウェビナーマーケティングとは?目的やメリットを分かりやすく解説!」もご一読ください。

(3)データ分析とウェビナー改善

ウェビナーツールでは、実施したウェビナーに関するさまざまなデータを記録・管理できます。例えば、「予約者数と参加率」「1人当たりの視聴時間」「離脱が多かった時間帯」など、データの種類もさまざまです。こうした情報を分析しながら、ウェビナーの内容をブラッシュアップさせ、より参加者の満足度を高めていきましょう。

ただ、こうしたデータの分析はやや手間がかかります。だからこそ、レポート機能が充実しており、かつ簡単に分析できるウェビナーツールを選ぶことが重要です。その方が工数を削減でき、改善につなげやすくなります。

ウェビナーを成果につなげる“4つ”のポイントとは?

最後に、ウェビナーを成功させるためのポイントを4つの観点から紹介します。

(1)参加者を意識したコンテンツにする

ウェビナーにありがちな失敗として、ウェビナーの内容が自社製品の宣伝になってしまうというものです。例えば、まだ自社のことをよく知らない参加者に対して急に製品の押し売りをすると、「やっぱり広告か」と思われ離脱される可能性も高いでしょう。そのため、ウェビナーの内容を考える際には、「ターゲットが知りたい情報から逆算して構成する」「製品の導入を無理に勧めない」などを心がけると、より視聴率の向上が期待できます。

(2)配信時のノイズは極力カットする

ウェビナーでは、参加者の気を散らせてしまうと、離脱につながりやすいです。例えば、マイクが屋外の工事の音を拾ってしまったり、声が小さくて聞こえなかったりすると、参加者の集中力は一気に落ちてしまいます。

また、こうしたノイズ(不要な情報)は音だけではありません。例えば、登壇者のデスクトップに社外秘の内容が映っていたり、登壇者の身だしなみが整っていなかったりという違和感も、参加者は気になってしまうのです。そのため、参加者の意識をそらす要因がないかどうかも、リハーサルの時点で丁寧に確認するようにしましょう。

(3)アンケートの回答率を上げる

アンケートは、ウェビナーをマーケティングや営業活動につなげるために欠かせない取り組みです。そのため、できる限り回答率を高められるように工夫しましょう。例えば、「アンケートにご協力ください」という呼びかけを、ウェビナー後だけでなくウェビナー中に行うのもひとつの手です。また、できるだけ答えを「選択式」にして、設問の数を少なくすると参加者が短い時間でも回答しやすくなります。そして、アンケートに答えてくれた人限定で「業務ノウハウをまとめた冊子」をダウンロードできるようにするといったような、特典をつけるのも有効です。

(4)録画コンテンツを活用する

ウェビナーは一度配信して終わりではなく、録画してオンデマンド配信することも可能です。例えば、YouTubeの公式チャンネルでアーカイブ配信することで、より多くの人に視聴してもらえるようになるでしょう。また、「字幕やBGMをつける」「テンポ良く場面を区切る」などの編集を施せば、より映像の見栄えも良くできます。

ちなみにウェビナーツールによっては、録画した動画をコンテンツとして保存・管理できる、「ポータル機能」を搭載したものもあります。自社で開催したウェビナー映像を一括で保管できるため、参加者に別のウェビナーの視聴を促すことも可能です。こうした映像の再活用によって、よりROI(費用対効果)も高められるでしょう。

※「ウェビナーを成功させるコツ」についてより詳しく知りたい方は、ぜひ「ウェビナーでやりがちな5つの失敗 ~ その解決策とは? ~ Vol.1|PGi」も合わせてご一読ください。

まとめ

ウェビナーの開催を成功させるためには、参加者にストレスを与えない環境を整えることも大切です。その点、ウェビナーツール選びは非常に大切だと言えるでしょう。当社が提供しているウェビナーツール『GlobalMeet® ウェブキャスト』は、ストリーミング配信で映像・音声が安定しており、スムーズにウェビナーを開催できます。また、参加者によるアプリのダウンロードも一切不要で、幅広いブラウザにて視聴可能。ストレスフリーな状況で多くの人に参加してもらえます。ウェビナーツール選びに迷った際には、ぜひ一度お気軽にご相談ください。

「ウェビナーを開催したいけれど、何から手をつければよいか分からない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。当社では、ウェビナーに必要なツールから開催手順まで、すべてが丸わかりになるお助けマニュアル「初めてのウェビナーを成功させる“5つ”の秘訣とは?」もご用意しています。無料でダウンロードできますので、ぜひお気軽にご活用ください。

「初めてのウェビナーを成功させる5つの秘訣」の内容

おすすめE-Book
「初めてのウェビナーを成功させる5つの秘訣」の内容

■そもそも「ウェビナー」とは︖
■オンラインでセミナーを開催するメリットとは︖
■ウェビナー開催の流れ
■初めてのウェビナーを成功させる5 つの秘訣


まずはお気軽にご相談ください
 

お問い合わせはこちら

おすすめホワイトペーパーは
こちらからダウンロードいただけます

ホワイトペーパーの
ダウンロードはこちら

その他のWeb会議・電話会議お役立ちコラムその他のWeb会議・電話会議お役立ちコラム