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【保存版】ウェビナーとは?メリットやツールの選び方・成功のコツを紹介!

今は展示会や対面式セミナーの開催が難しく、ウェビナーの活用を検討中の方も多いと思います。ただ、「何から準備していいか迷う」「どうツールを選べばいいか分からない」といった不安の声を聞くことも少なくありません。そこで今回、ウェビナーを成功させるポイントやツールの選び方など、絶対に押さえるべき情報を解説します。この記事を読めばウェビナーの全体像が理解できますので、ぜひ“ウェビナー入門”としてご活用ください。

そもそも「ウェビナー」とは?

 

ウェビナーとは、「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた言葉で、オンライン上で開催する説明会やセミナーのことです。主催者はインターネットを使って映像を配信し、視聴者に情報を届けます。PCと安定したインターネット環境さえあればどこにでも配信可能なので、対面式のセミナーと比べて手軽に開催できるのが特徴です。

利便性の高さやコストの低さから、今やウェビナーは幅広い目的で開催されています。例えば、見込み顧客の獲得を目的とした「セミナー」や、学生向けの「採用説明会」、朝礼や役員挨拶などの「社内イベント」、社員向けの「研修」など、活用シーンはさまざまです。今後もさらに活用の場が広がっていくことが期待されています。

※ウェビナーは「Webセミナー」「オンラインセミナー」とも呼ばれることもありますが、どれも同じ意味を指す言葉です。

 

ウェビナーが注目されている理由とは?

ウェビナーはどのように生まれ、広まっていったのでしょうか。
ウェビナーが注目されている理由を簡潔に紹介します。

(1)地理的な制約を解消するため

もともとウェビナーは、アメリカ発祥といわれています。アメリカは国土が広いため、距離の離れた相手に営業的なアプローチをしづらい状況がありました。そこで注目されたのが、インターネット上でのセミナー配信です。たとえ地理的に離れていても見込み顧客と接点を持てるため、ウェビナーが広く浸透していったのです。

(2)新型コロナウイルスの影響で「非対面化」が進んだため

日本でウェビナーの浸透を一気に加速させたのが、新型コロナウイルスの流行です。緊急事態宣言が発令されて以降、外出自粛・テレワークの励行で対面式のセミナーや展示会の開催が難しくなっています。そこで、代替手段としてウェビナーが注目されはじめ、“非対面”のマーケティング手法として多くの企業に導入されました。

株式会社サイカのアンケート調査(※)によれば、新型コロナウイルスの影響を受け、「全セミナーをオンラインで開催した」「一部のセミナーをオンラインで開催した」を含め67.6%(約7割)もの企業が自社のセミナーをオンラインへ移行しました。ウェビナーが新しい手法として、企業へ広く浸透していることが分かります。

※参考:企業の広告宣伝担当者201人に聞いたテレワーク環境下でのセミナー開催に対する意識調査|株式会社サイカ

ウェビナーを導入するメリットとは?

それでは、ウェビナーを導入することによる効果・メリットとは何なのでしょうか。4つの観点から解説します。

(1)アプローチできる層が広がる

ウェビナーはオンライン上で行うので、参加者に会場へわざわざ足を運んでもらう必要がありません。そのため、天候や交通事情で欠席者が増える心配もなく、なおかつ遠方にいる方にも気軽に参加してもらいやすくなります。

また、対面式のセミナーでは会場の収容人数に限りがあり、参加人数を制限しなければいけないことも多いです。一方のウェビナーは、配信ツールによっては10,000人規模の参加者と同時に接続でき、キャパシティの心配もほぼありません。そのため、今までアプローチできなかった層の見込み顧客とも、接点を持ちやすくなるのです。

(2)コスト・工数の削減につながる

対面式のセミナーでは、会場を手配したり、イベントスタッフを配備したり、参加者用の資料を大量に印刷したり……とさまざまな手間がかかります。その点、ウェビナーではPC、マイク、カメラとインターネット環境さえあれば、オフィスの一室からでも配信が可能です。そのため、準備にかける時間や工数を大きく削減することができます。

また、資料の印刷費やスタッフの人件費、講師の交通費など、対面式セミナーでは必要だったコストも、ウェビナーなら削減できます。配信ツールの利用料を考慮に入れても、トータルで大きな費用削減が可能なのです。

(3)マーケティングに有効活用できる

ウェビナーでは、配信ツールによって「アンケート機能」が搭載されています。これを活用すれば、氏名・役職・製品への関心度をはじめとする参加者のデータをスムーズに得ることが可能です。ツールによっては、得たデータをそのままMA(マーケティング自動化ツール)やCRM(顧客管理システム)と連携させ、顧客獲得・育成へつなげることもできます。だからこそウェビナーは、マーケティングに直結させやすい施策と言えるでしょう。

(4)コンテンツとして二次利用しやすい

ウェビナーは一度実施して終わり、ではありません。ウェビナーツールによっては、セミナーの様子を配信ツール上でそのまま録画でき、何度でも再配信が可能です。また、動画の不要な部分をカットしたり、スライドの表示タイミングを変えたりと簡単に編集できるツールもあります。リアルタイムで参加できない人にもあとからオンデマンドで視聴してもらえるため、たった一度のウェビナーでも、より多くの見込み顧客と接点を持つことができるでしょう。

※参加者側から見たウェビナーのメリットについては、「Webセミナー・オンラインセミナー開催 運営者と参加者それぞれのメリット」をご一読ください。

ウェビナーを導入するデメリットとは?

ウェビナーには、対面式のセミナーと比べてデメリットもあります。
ここではデメリットとその対策も合わせて、3つ紹介します。

(1)配信トラブルのリスクがある

インターネット環境が悪いと、ウェビナー開催中に音声や映像が乱れることがあります。その場合、「音が聞こえない」「映像が止まってしまった」など参加者からのクレームにつながり、思わぬ中断にもつながりかねません。

そのため、配信トラブルを未然に防ぐためにも、インターネット環境は事前にできるだけ整えておくことが大切です。また、配信ツールによっても音と映像の品質は大きく変わります。例えば、データを一時保存して配信できる「ストリーミング系」のように、音声・映像の安定したツールを選ぶことも重要だと言えるでしょう。

(2)意欲の低い参加者が増える可能性もある

ウェビナーは気軽に参加してもらえる分、「業務の片手間で視聴しよう」「途中で飽きたら退出しよう」といった熱量の低い参加者が増える可能性もあります。結果として、欠席者の増加につながることも少なくありません。

そのため、絶対に参加したいと思ってもらえるような、魅力的なコンテンツを企画する必要があります。また「参加予定の人にはリマインドメールを何度か送って参加を促す」といった、集客上の工夫も大切になるでしょう。

(3)参加者の雰囲気がつかみづらい

対面式のセミナーと違って、登壇者が参加者一人ひとりの表情や反応を見るのが難しいです。また、参加者は自宅やオフィスの一室でウェビナーを視聴することが多いので、集中力を保てない場合もあります。そのため、登壇者が一方的にウェビナーを進めてしまい、多くの参加者に途中離脱されてしまうケースも少なくありません。

だからこそ、当日は参加者を飽きさせない工夫が必要です。例えば、「ウェビナーツールのチャット機能を使って、参加者へ質問やクイズを投げかける」「アンケート機能で要望を聞く」などを心がけるようにしましょう。

ウェビナーの種類とは?

ウェビナーの配信方法にはいくつかの種類があるため、目的に合わせて選択することが大切です。
ここでは、それぞれの特徴やメリットについて紹介します。

(1)ライブ配信 or 録画配信

「ライブ配信」は、日程を決めてその日にリアルタイムで配信を行うスタイルです。その場で参加者から質問を受け付けたり、アンケートを取ったりすることもでき、より参加者に臨場感を持って視聴してもらえます。

一方の「録画配信(オンデマンド配信)」は、録画してあるウェビナーを編集して、後日配信するスタイルです。「ライブ配信ではどうしても日程の都合が合わない」という参加者にも、あとから無理なく視聴してもらえます。

参加者とのコミュニケーションを重視する場合は「ライブ配信」、映像を作り込みたい場合は「録画配信」が最適です。また、ライブ配信後に録画配信を行うなど、2つを併用することでより多くの人に視聴してもらえます。

(2)一方向配信 or 双方向配信

「一方向配信」は、登壇者が一方的に情報を発信する形式です。予期せぬ質問やコメントで話を中断される心配がないため、「役員挨拶」や「講義スタイルの研修」などに向いています。また「双方向配信」は、参加者と双方向でコミュニケーションを取りながら配信するスタイルです。チャットツールで質問に回答したり、参加者自身に発言してもらったりできるため、「ワークショップ形式の研修」や「座談会」などに適しているでしょう。

(3)講義形式 or スライド形式

「講義形式」は、登壇者がホワイトボードを使ってウェビナーを進める形式です。登壇者の表情や実際の製品を印象的に見せられるため、参加者に臨場感を持って視聴してもらえます。一方の「スライド形式」は、資料をそのまま画面上で配信するスタイルです。表やデータをより分かりやすく見せたい場合は、こちらが適しています。

ウェビナーの活用方法とは?

冒頭でも少し触れましたが、ウェビナーにはさまざまな活用方法があります。
ここでは、大きく5つの活用シーンについて紹介します。

(1)マーケティング用のセミナー

ウェビナーとして最もメジャーな活用方法が、リードの獲得や育成、顧客との関係構築を目的としたセミナーです。例えば、業界の最新トレンドや役に立つ業務ノウハウをテーマに配信すれば、今まで自社に関心のなかった層からも集客を図れます。また、すでに確度の高そうな見込み顧客には、製品の詳しい紹介を配信して商談化させることも可能です。さらに顧客化している企業に製品のアップデート情報を届けることで、関係を深めることもできます。相手に合わせてコンテンツを変えることで、最適なアプローチを図れる手法だと言えるでしょう。

(2)社内イベント

拠点を全国に持つ企業は、社員を一堂に集めるのが難しいものです。そこで、社内イベントもウェビナーの仕組みを活用すれば、よりスムーズに開催することができます。例えば、「役員挨拶」や「朝礼」をウェビナーで各拠点へ配信することで、全社員へスムーズに会社のメッセージを伝えられます。また「社員表彰」や「キックオフイベント」をWeb上で開催すれば、在宅勤務の導入中であっても社員のモチベーション向上を図りやすいです。

(3)採用説明会

対面式で採用説明会を行う場合、遠方の学生が参加しづらかったり、天候や交通事情で欠席者が増えたりというケースも珍しくありません。その点、Web上で開催すれば、より多くの求職者に無理なく参加してもらうことができます。結果として、優秀な社員をより多く採用することにもつながるでしょう。また、現代は会社情報や求人をインターネットで集めることが普通になっているので、若年層の採用にも親和性が高い手法だと言えます。

(4)研修・人材育成

社員向けの研修をウェビナーで行うことによって、よりスムーズな人材育成につなげることもできます。例えば、Web上でリアルタイムに研修を配信すれば、全国に配属されている社員に同時に受講してもらうことが可能です。また、録画した研修映像を社内システムで公開しておけば、社員に何度でも視聴してもらえます。一度開催すれば二次利用しやすいのがウェビナーの特徴なので、社員教育にかけるコストの削減にもつなげやすいでしょう。

(5)決算発表会・IRイベント

投資家向けのIRイベントも、ウェビナーを使って配信できます。ウェビナーなら、会場へ足を運べない投資家にも、無理なく自社の魅力をアピールすることが可能です。また、最近では「株主総会」をオフラインとオンラインの“ハイブリッド型”で開催する企業も増えており、注目が高まっています。こうした「バーチャル株主総会」では、たとえ会場に来られない株主でもインターネット上から参加・出席が認められるのが特徴です。2020年2月には経済産業省から実施ガイドラインも示されたため、今後より多くの企業での導入が期待されています。

ウェビナーツールを選ぶときのポイントとは?

ウェビナーを成功させるうえで欠かせないのが、配信に使用する「ウェビナーツール」です。
そこで、ウェビナーツールを選ぶ際に必ずチェックすべきポイントを、5つ紹介します。

※ウェビナーツールの選び方については、「利用急増で話題のウェビナー!失敗しないツール選び」で詳しく解説しています。ぜひ合わせてお読みください。

(1)映像・音声が安定しているか

「映像が途切れる」「声が聞こえにくい」というトラブルを防ぐためには、映像・音声のより安定したウェビナーツールを選ぶことが大切です。解決策のひとつとして、「ストリーミング系」のツールをおすすめします。

多くのウェビナーツールは、リアルタイムで双方向が会話する「Web会議系」の技術がベースです。ただ、これらは少人数での会話には適していても、大人数となると映像や音声が途切れがちになってしまいます。一方の「ストリーミング系」であれば、データをバッファリング(一時保存)しながら再生するため、映像・音声がほぼ途切れることがありません。“1 対 多数”のウェビナーを安心して開催するために、ぜひ参考にしてみてください。

(2)使い方が分かりやすいか

せっかくウェビナーツールを導入しても、使い方が分かりにくいと途中で挫折しかねません。そのため、できるだけ操作性がシンプルで、専門知識がなくても簡単に使えるツールを選ぶようにしましょう。また、録画映像の「編集」や配信後の「効果分析」といった機能もできるだけ使いやすいツールを選ぶと、運用がスムーズです。

(3)参加者の利便性が高いか

配信側だけでなく、参加者側の利便性が高いことも重要です。というのも、ウェビナーツールのなかには参加者にアプリのダウンロードを促したり、アカウント登録が必須だったりする製品もあります。面倒な手続きが発生すると、申し込みの時点で参加者に離脱されてしまうでしょう。また、視聴できるブラウザや端末が限られたツールでは、視聴者層が限られてしまう場合もあります。そのため、ツールを選ぶ際には「参加者側のダウンロード・アカウント登録が必要ない」「幅広いブラウザや端末で使用できる」という点もチェックしてみてください。

(4)欲しい機能が備わっているか

ウェビナーの目的に合わせて、必要な機能があるか確かめることも大切です。例えば、できるだけ確実に見込み顧客の獲得につなげたい場合は、「ブランドイメージに合わせて視聴画面をアレンジできるか」「CRMやMAとの連携が可能か」「アンケート機能があるか」などをチェックしましょう。また、役員挨拶や研修をできるだけ安全に開催したい場合は、「パスワード設定ができるか」「メールアドレス・ドメイン指定や指定URL経由などで参加者を限定できるか」といったセキュリティレベルの確認も重要です。予算と相談しつつ、最適な機能を持つツールを選ぶことをおすすめします。

(5)サポート体制があるか

初めてウェビナーを開催する際や大規模なウェビナーを行う場合、「当日トラブルが起こらないだろうか」と不安を感じてしまうかもしれません。その場合は、サポート体制のあるツールを選ぶようにしましょう。ウェビナーツールを提供している会社によっては、ツールの設定から機材の手配、当日の進行までサポートしてくれるプランを提供しています。こうしたサポート付きのツールを選ぶことで、より安全にウェビナーを開催でき、参加者の満足度も高められるでしょう。

ウェビナー開催における成功のポイントとは?

ウェビナーを開催する際は、準備や当日の工夫次第で成果をより高めることが可能です。
そこで、ウェビナーを成功させるためのポイントを7つ紹介します。

※ウェビナー開催の流れについては、「ウェビナー開催の流れが丸わかり!成果につなげる“4つ”のポイントとは?」をご一読ください。

(1)告知・宣伝に力を入れる

せっかく魅力的なウェビナーを企画しても、参加者が集まらなければ意味がありません。特に今はウェビナーの開催自体が増えていて、競合も多い状況です。そのため、告知や宣伝にできる限り力を入れるようにしましょう。

例えば、見込み顧客のリストを活用してメールを送ったり、ホームページに情報を掲載したりというのも代表的な手法です。また、会社の公式SNSアカウントや自社メディア・ブログがある場合は、積極的に活用して情報を発信しましょう。SNSを活用する場合はオリジナルの「#(ハッシュタグ)」を使うことで、盛り上がりを醸成することもできます。また、当日の参加忘れを防ぐためにも、開催1週間前・前日・1時間前などにリマインドメールを送ることも大切です。ぜひ何度かにタイミングを分けて告知し、集客を図るようにしてみてください。

(2)時間帯や長さに配慮する

参加者を増やすためには、多くの人にとって「参加しやすい時間帯」を選ぶことが大切です。例えば、仕事始めの月曜日や、週終わりの金曜日はどうしても業務が立て込む人が少なくありません。そのため、火曜日~木曜日を狙うのもひとつの手です。また朝早い時間や定時後の時間は、わざわざ参加したいと思えないかもしれません。ランチ前の「午前11時~」や、ウェビナー終了とともに終業できる「16時~」などは狙い目と言えるでしょう。

そして、ウェビナー自体の長さも参加率に影響を与えます。あまりにも長いと参加者に離脱される可能性も高いです。そのため、初めて開催する場合や、参加しやすさを重視する場合は「30分間」くらいから始めてみるというように、目的に合わせて時間を調整することをおすすめします。

(3)リハーサルを入念に行う

ウェビナーでありがちな失敗は、当日に想定外のトラブルが起こることです。そのため、未然に問題の種を取り除いておくためにも、リハーサルは何度も行うようにしましょう。スラスラ話せるように内容を頭に入れておくのはもちろんのこと、ネットワーク環境の整備やウェビナーツールの設定もあらかじめすませておきます。また、当日はプレゼン役・サポート役と役割分担して進めると思いますが、それぞれトラブル時の対応方法についてもある程度想定しておくことが大切です。入念に準備することで、当日も安心して進行することができるでしょう。

※ウェビナーでありがちな失敗については、「ウェビナーでやりがちな5つの失敗 ~ その解決策とは? ~ Vol.1」をご一読ください。

(4)相互コミュニケーションで参加者を引き込む

ウェビナーは気軽に参加してもらいやすい半面、離脱されやすいのも特徴です。だからこそ、参加者を飽きさせないために、相互コミュニケーションを意識してみてください。例えば、ツールのチャット機能を使って、リアルタイムに質疑応答を行うのもひとつの手法です。また、メリハリをつけるために途中でクイズを挟むのもよいでしょう。「ただ視聴している」よりも「参加している」という意識を、参加者に持ってもらうことが大切です。

(5)アンケートを活用する

ウェビナーツールには、参加者向けの「アンケート機能」が搭載されたものもあります。これを積極的に活用することで、次回のウェビナーや今後のマーケティング活動に使える情報を、スムーズに得ることが可能です。

例えば、「興味のあるテーマは何ですか」という質問の回答結果を踏まえて、次回のウェビナーを企画することができます。また、「製品への関心度を教えてください」という質問の結果をもとに、参加者へ個別にアプローチすることが可能です。ぜひウェビナーツールを選ぶ際は、アンケート機能の有無にも着目してみてください。

※ウェビナーのアンケート活用法について、「ウェビナーの効果的なアンケート活用法とは?設問の例も紹介します!」で詳しく解説しています。ぜひ合わせてお読みください。

(6)開催後にデータを活用する

ウェビナーで狙った成果を出すためには、開催した“あと”の行動が肝心です。例えば、「離脱が多かった時間帯」や「参加率」などのデータを分析して、ウェビナーの内容や集客方法を改善することもできます。また、アンケートの結果を踏まえて、マーケティング担当者や営業担当者がアプローチ方法を考えることも可能です。データを得やすいのがウェビナーの特徴だからこそ、得た情報は積極的に活用して成果へつなげるようにしましょう。

※ウェビナーマーケティングについては、「ウェビナーマーケティングとは?目的やメリットを分かりやすく解説!」で詳しく解説しています。ぜひ合わせてお読みください。

まとめ

ウェビナーを成功させるには、機能とサポートの充実したウェビナーツールを選ぶことが大切です。当社が提供しているウェビナーツール『GlobalMeet® ウェブキャスト』なら、ストリーミング配信で映像・音声が安定しており、参加者にストレスを与えません。また、リード育成につなげやすいレポート機能も充実。ロゴや背景もアレンジでき、ブランディングにも最適です。初めてのウェビナー開催で不安な方には、ツールの設定や当日の運営までサポートできるプランもあります。ウェビナーの開催をご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください。

「ウェビナーを開催したいけれど、何から手をつければよいか分からない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。当社では、ウェビナーに必要なツールから開催手順まで、すべてが丸わかりになるお助けマニュアル「初めてのウェビナーを成功させる“5つ”の秘訣とは?」もご用意しています。無料でダウンロードできますので、ぜひお気軽にご活用ください。

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