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ウェビナーで参加者と効果的にコミュニケーションをとる方法とは?

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ウェビナーで参加者と効果的にコミュニケーションをとる方法とは?

 

最近では新型コロナウイルスの影響により、オンライン上で感染を防ぎながら開催できるウェビナーが増加しています。

しかし、中にはウェビナーを開催しても参加者があまり集まらない場合や、参加者の反応がわからないため温度差が生まれて伝えたい事がうまく伝わらない場合もあります。

この記事では、そんなウェビナーで参加者と効率的にコミュニケーションを取る方法をご紹介します。

参加者が参加しやすいウェビナーにする

コミュニケーションも大事ですが、まずは参加者がストレスを感じることなくスムーズに参加できるウェビナーにすることが大前提です。
参加者がスムーズに参加できるウェビナーにするためには、下記のポイントを抑えましょう。

●ウェビナーの開催時間は、参加者が参加しやすい時間を選び、目的に合った長さする

ウェビナーを開催する時間は、参加者が参加しやすい時間を選びましょう。
NPO法人CRファクトリーの調査によると「平日の20時〜22時」の時間帯が最も人気が高いということがわかっています。(※)

また、ウェビナーが長時間であると参加できる方が限定されて参加者が減ってしまうため、より多くの参加に気軽に参加してもらいたい場合はなるべく短時間にするのがおすすめです。

(※)https://crfactory.com/6782/

●案内メールの配信や告知方法を工夫する

メール配信などウェビナーの告知方法を工夫することも大切です。
リマインドメールは複数回送り、開始時刻やウェビナーのURLを載せて送ると、参加しやすくなります。

●誰でもどんな状況からでも参加できるよう様々なデバイス・ブラウザに対応できるようにする

利用できるデバイスやブラウザが限られていると、参加できない人が発生してしまいます。より多くの参加者を獲得するために、幅広いブラウザやデバイスでウェビナーを視聴できるようにしましょう。
タブレット端末やスマートフォンからでも参加可能であれば、外出している方も参加が可能になります。

●参加者の表示情報を考慮する

参加者の氏名や映像が表示される状態でしか参加できない場合は、抵抗を感じて敬遠されてしまうことがあります。
そのため参加者の映像を表示せず、音声がミュートで参加可能なウェビナーにすると抵抗感が減って参加しやすくなるでしょう。

ウェビナー中の効果的な参加者とのコミュニケーション

 

ウェビナーが始まったら、参加者としっかりコミュニケーションをとりましょう。
対面する場合と異なり、オンラインではコミュニケーションを十分にとることが難しい場合があります。
だからこそより参加者と密なコミュニケーションをとれる工夫が必要になります。
下記のような方法で、参加者とのコミュニケーションを充実させましょう。

●ウェビナー中に手短なアンケートやクイズを実施

ウェビナーの最中に、程よいタイミングで手短なアンケートやクイズを実施するのがおすすめです。
アンケートやクイズを実施することで、参加者が飽きてしまうのを防ぎ、内容に集中してもらうことにつながります。

●アンケート回答者に追って資料を配布する旨を伝える

ウェビナーの冒頭で、ウェビナー終了後にアンケートに回答いただいた方に追って資料を配布するということを伝えておくこともおすすめです。

ウェビナーの内容に集中してもらいやすくなり、参加者が途中で離脱しにくくなるだけでなく、アンケートによりウェビナーの感想等を知ることができます。

●質疑応答時間を設ける

ウェビナーの理解度を深めてもらうため、また疑問点を払拭してもらうために、質疑応答の時間を設けましょう。
ウェビナーで伝えた内容についてより理解してもらうことができ、ウェビナーの効果がアップします。

●時間内にカバーできなかった質問はフォローメール等で個別対応

質問数が多かったり、すぐに回答できない内容など、ウェビナーの時間内に回答しきれなかった質問は、ウェビナーが終了した後にフォローメールなどで個別に答えて対応すると良いしょう。

参加者とコミュニケーションが取りやすいウェビナーツールを選択する

ウェビナーで参加者とのコミュニケーションを効果的にするために、ウェビナーツールを選ぶ際には利用できる機能をチェックしておくことが大切です。
下記の機能があるウェビナーツールであれば参加者とコミュニケーションが取りやすくなります。

●チャットで質問ができる

チャット機能があるウェビナーツールであれば質問をチャット形式でできるため、参加者が質問をするハードルが下がりやすくなります。
ウェビナーで質疑応答をする場合は、一般的にチャットベースで質問を受け付ける場合が多いです。

●参加者からの質問を一元管理できる

チャットによるQ&A機能があり、参加者からの質問を一元管理できるウェビナーツールであれば、質問に対応しやすくなります。
どの参加者からどのような内容の質問があったか一目瞭然であれば、ウェビナー中の回答はもちろん、事後フォローの際にも役立ちます。

●ディスカッション目的なら双方向で音声コミュニケーション

ブレインストーミングなど、参加者でディスカッションが必要な場合は、双方向で音声によるコミュニケーションが取れるツールを選ぶと円滑に行えるでしょう。

目的にあった最適なツールを選択

まずは参加者が参加しやすいウェビナーにすることが大前提です。
誰でも参加できるよう様々なデバイス・ブラウザに対応したウェビナーツールを利用し、開始時刻や長さを考え、メール等の告知で十分な情報を伝えましょう。
また、目的に応じて参加者の名前や映像表示を配慮すると良いでしょう。

ウェビナーの開催中は参加者と密なコミュニケーションをする工夫が必要です。質疑応答やアンケート、クイズを実施すると集中してもらいやすくなり、参加者としっかりコミュニケーションがとれます。

必要な機能や使いやすさをチェックして、参加者とコミュニケーションが取りやすいウェビナーツールを選びましょう。

ウェビナーツールの選択は、目的や求めるコミュニケーションに合わせて最適なツールを選ぶようにします。
関連記事「利用急増で話題のウェビナー!失敗しないツール選び」では、ウェビナーでよくあるトラブルを避けるための、ツールの選びのポイントをご紹介していますので、ぜひご覧ください。

ウェビナーを開催する上では正しいツール選びが重要で、ツールの選び方はウェビナーの成功を左右します。
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