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Web会議コラムCisco Webexを使って、より生産的なミーティングを実現する方法


ビジネスシーンでは、複数人での話し合いをもつ機会が数多くあります。それは場合によって「会議」と呼ばれたり「ミーティング」と呼ばれたりしますが、どのように使い分けられているかご存知でしょうか。

辞書的な意味では、必ずしも両者に明確な違いがあるわけではありません。しかし実際の運用上では、定期的かつ公的なものを「会議」、不定期でフレキシブルなディスカッションの場を「ミーティング」と呼ぶことが日本では多いようです。

特に規模の大きな企業の場合には、実務的な方針決定はほぼミーティングで行われ、会議はその確認・共有の場になっているというケースも多いのではないでしょうか。つまりミーティングの密度を高めることは、そのまま業務の生産性を高めることにも繋がるはずです。

より生産的なミーティングを実現するためには、Web会議サービスの「Cisco Webex」を活用することをおすすめします。

場所を選ばず、どこからでも参加可能

実りあるミーティングには、あらゆる部門の関係者が気軽に出席できるような環境づくりが求められます。しかし現実には、時間や場所の制約から一部の社員だけしか参加できないことも多かったのではないでしょうか。

Cisco Webexでは、ネット環境さえあればどこにいても映像を観ながらミーティングに参加することが可能です。海外支店の担当者や出張中のスタッフも気軽に出席できますので、より活発なディスカッションを進めることができるでしょう。

また、デバイスを選ばないというのもCisco Webexの強みです。スマートフォンやタブレットにも対応しているため、工場や営業所といった現場レベルならではの意見を汲み上げることにも役立ちます。

 

 

 

 

突発的なミーティングも簡単に開催が可能

定期的に開催される会議と違い、ミーティングは必要に応じていつでも招集できなければビジネス上の課題を解決できません。とはいえ、急に開催しようとしても、従来のミーティングでは会議室の確保や参加者のスケジュール調整などは簡単ではありません。

その点、場所を選ばないCisco Webexは、ネット環境さえあれば緊急時にも迅速にミーティングが実施できます。開催設定や招待もシンプルに行えますので、誰でもすぐに利用方法を覚えることができるでしょう。

招待される側にとっても、Webリンクやダイヤルインによって簡単にミーティングに参加できますので、特別な知識は不要です。現場レベルでの突然のトラブル対応にも、Cisco Webexはフレキシブルに活躍してくれます。

 

 

 

参加者の増減やスクリーン共有も手軽に 

Cisco Webexを使ったミーティングの強みとして、物理的制約がないことも挙げられます。

従来のような会議室を使うミーティングでは、会場のサイズ以上の人数が参加することは不可能でした。一度会場を押さえたあとで人数を増やしたいと思っても、急に別の場所を用意することも難しいでしょう。しかしCisco Webexの会場はバーチャルですから、参加者の増減は簡単な操作のみで設定できます。

また、資料共有も手軽に行えます。Cisco Webexでは画面共有機能が充実していますので、プロジェクターを用意する必要はありません。あとから参加者自身が資料をダウンロードすることもできるため、配布用の資料をわざわざ印刷する手間もかかりませんし、参加者が紛失してしまうおそれもなくなります。

 

 

 

 

 

 

まとめ

ここまで見てきたように、Cisco Webexを利用したミーティングは、場所も時間もシステム面にも柔軟に対応できます。従来のミーティングと比較すると、開催にあたっての労力を大幅に削減することができるでしょう。そのぶん本来の業務にリソースを注力することが可能ですから、生産性をより高めることにも繋がります。

PGiでは、Cisco WebexとPGiの電話会議サービスを連携した「Cisco Webex用 GlobalMeet 電話会議サービス」もご提供しています。お客様の使い方に合わせた料金プランのご提案もしておりますので、お気軽にお問合せください。Cisco Webexを導入して利益拡大を目指してみましょう。

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