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Web会議コラムWebEx: Web会議開催者・出席者・プレゼンターそれぞれの使い方


WebExが世界中で広く使われている理由のひとつは、「誰もが簡単に使える」という点です。

Web会議やWebセミナーは、さまざまな環境の人たちが同時に参加するものです。それぞれ利用しているOSや端末はまちまちでしょうし、参加希望者がITに明るい人ばかりとも限りません。利便性の高さや使用感の簡潔さは、Web会議システムの導入において必須といえるでしょう。

音声・映像が高品質だという点が注目されるWebExですが、実は多くのユーザから支持を集めているのは、使い勝手が良いという点です。それでは主催者・出席者・プレゼンターの三者それぞれの立場から見たWebExの使い方をご紹介します。

1. 主催者としての使い方

主催者としての使い方

まずは、Web会議やWebセミナーを主催する側から見たWebExの利便性を見ていきましょう。

ミーティングへの招待が簡単

主催者側から見たWebExの魅力は、なんといっても「招待が簡単」という点です。WebExから招待メールを送ることもできますし、メールやチャットなどで会議用URLを共有し、誰でも簡単にWeb会議にアクセスすることが可能です。

社内会議や取引先との打ち合わせ、対外的なセミナーなど、誰もが簡単に参加できるというのは大きな強みです。特に、リード獲得を目指して開催されるセミナーであれば、参加へのハードルの低さは不可欠といえます。簡単に招待できて簡単に参加できるというプラットフォームは、オンラインでのコミュニケーションを成功へと導く要因のひとつとなります。

スケジューリングもスマート

スケジューリングの容易さもWebExの魅力のひとつです。WebExサイトでのスケジューリングだけでなく、WebExはMicrosoft Outlookをはじめとして、さまざまなアプリケーションと連携していますので、手軽に会議のスケジュールが可能です。

もちろん、定期的な会議の設定も簡単に行えます。セミナーやイベントの開催に慣れていないユーザであっても、ステップに沿って簡単に招待メールを送ることができるでしょう。どれほどセミナーやイベントの内容が優れていたとしても、運営側に余裕がないと参加者はどうしても不安になってしまうものです。参加者を不安にさせることなく信頼感が与えられるプラットフォームを選ぶということは重要なことです。

2. 出席者としての使い方

つづいて、出席者側から見たWebExの使い方を見ていきましょう。

事前準備なしに参加できる

Web経由のコミュニケーションを図る際にネックとなるのは、ソフトウェアやプラグインなどの事前準備です。(※1) たとえコンテンツそのものに魅力があったとしても、そのためだけに専用機器などの特別なインフラを用意するというのは、ユーザ側から見れば現実的ではありません。

その点、WebExでのWeb会議やセミナーは、Windows や Mac、Linuxでも参加が可能ですし、ビデオ会議端末(※2)、パソコン、タブレット、スマートフォンとWebExをクラウドで接続し、資料・映像の共有が可能です。また、参加者はアカウント登録なしで、手軽に会議へ参加できることも、魅力のひとつです。

※1:アドオンのインストールが必要な場合があります。
※2:接続可能なビデオ会議端末の利用環境や詳細はお問い合わせください。

多言語対応でどこからでもアクセス可能

もうひとつ、参加者にとって大きいのは、WebExが多言語対応であるという点です。WebExは直感的に使いやすいUIになってはいますが、はじめて使うユーザからすれば対応言語やサポート体制は気になるものでしょう。

WebExは日本語・英語・フランス語・中国語など14言語に対応しています。また、ネット環境さえあれば世界のどこにいても、ミーティングに参加することができるので、さまざまなセミナーや会議に、より気軽に参加することができるはずです。さらに、充実したサポート体制を備えたベンダーとの契約であれば、ユーザはより安心して利用することができるでしょう。

3. プレゼンターとしての使い方

プレゼンターとしての使い方

最後に、プレゼンターの視点から見たWebExの特徴についてもご紹介します。

ドキュメント画面をワンタッチで共有

各種セミナーにおいてプレゼンターが頭を悩まされるのは、いかに視覚的に訴求するかという部分です。どれほど言葉を駆使しようと、練習を重ねようと、一目で直感的に訴えかけやすい画像や図表には敵わないという場面が多いからです。

WebExでは、ドキュメントや図表をワンタッチで共有することができます。ファイルを事前にサーバーへアップロードしておく必要はありません。Web会議であれば座席位置によって見え方が変わることもないので、場合によっては会場型のセミナーよりも、効果的に図表を活用することが可能でしょう。さらに、リアルタイムでドキュメントを編集していくこともできるため、アイディア次第で幅広い活用ができるはずです。

かゆいところに手が届くアフターフォロー

会場型の会議やセミナーにくらべて、特にWeb会議・Webセミナーが優れているのは、アーカイブ化しやすいという点です。現場で聞くだけの言葉はそのまま流れていってしまいがちですが、WebExであれば映像の録画や資料の保存も簡単に行うことができます。

忙しくて会議に参加できなかった人に情報を共有したり、セミナーに参加できなかった人に録画したセミナーを配信するなど、フレキシブルにアフターフォローをすることができるでしょう。

まとめ: 品質・利便性・安定感を兼ね備えたWebEx

以上、主催者・出席者・プレゼンターという三者三様の立場から見たWebExの活用のポイントをご紹介してきました。どの立場でWeb会議・Webセミナーに参加するにせよ、WebExが使いやすく簡潔なシステムであることは、ここまでの事例でご理解いただけたのではないでしょうか。
WebExが、世界で最も使われているWeb会議システムであることには、確固たる理由があります。品質・利便性・安定感のすべての点で優れているからこそ、全世界のユーザがWebExを選んでいるのです。

数々の受賞歴を誇り、サポート体制に定評のあるPGiなら、エンドユーザのサポート体制も万全で、安心してWebExを導入できるでしょう。他社でWebExを利用していた企業が、サポート体制を理由にPGiのWebExに切り替えた事例も少なくありません。

Web会議、WebセミナーのエキスパートであるPGiに、お気軽にご相談ください。

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