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Web会議コラム価格だけで選んではいけない?Web会議システムの失敗しない選び方

 

Web会議システムには無料版から有料版まで多くの製品があります。

パンデミック対策のために急遽、無料のWeb会議システムを導入したという企業も多いでしょう。

以前から一部の社員にWeb会議システムのアカウントを付与していた企業も、新しい働き方が求められる中で、さらに導入を進めています。
より多くの社員が利用できるようにしたり、全社導入を検討する企業が増えてきているのです。

コストを抑えることは大事ですが、価格だけで選んで導入してしまうことはおすすめできません。
利用した社員から不満が出たり、IT部門への問い合わせが増加し、かえって負担がかかることもあるからです。

この記事では主な5つのWeb会議システムの価格と、Web会議システムの選定時に気をつけるべきポイントについてご紹介します。


1.主なWeb会議システムの価格帯

主な5つのWeb会議システムの価格を以下に比較してご紹介します。

Web会議システムの価格比較表
Web会議システム:プラン 価格 全社導入向けプラン
Zoomミーティング:Pro 月額2000円/ホスト
Cisco Webex:Pro 月額1980円/ホスト アクティブユーザープラン
Google Meet:G Suite Essentials 2020年9月30日まで無料(10月移行は1ユーザーあたり10ドル)
LiveOn:ASP版 月額3000円/ライセンス
GlobalMeet コラボレーション:スタンダード 月額1,680円/ホスト アクティブユーザープラン

5つのWeb会議システムの特徴を以下にそれぞれご紹介します。

●Zoom ミーティング

Zoomでは会議の主催者(ホスト)はアカウント登録をする必要がありますが、参加者のアカウント登録は不要で、URLを共有するだけで会議に参加できます。
画面共有、挙手機能、ホワイトボードなど、無料のプランでも使える機能が多くあります。

●Cisco Webex

Cisco Webexではパソコンやスマホの他、ビデオ会議の専用機器からも会議に参加できます。
運営会社であるシスコシステムズは多くのコミュニケーションサービスを提供していて、世界中で実績のあるWeb会議サービスです。

●Google Meet

Google Meetでは新型コロナウイルス対策支援として2020年9月30日まではG Suite Essentialsプランを無料で提供しています。
10月以降は1ユーザーあたり10ドルかかります。

参加するにはGoogleアカウントへの登録が必要ですが、アカウントがあれば、PCやモバイルデバイスからでも会議に参加できます。

●LiveOn

LiveOnはシンプルでわかりやすい画面構成が特徴で、ブラウザや会議招集メールから簡単にログイン/会議のスタートが行えます。また、スマートフォンやタブレット端末にも対応しています。

●GlobalMeet コラボレーション:スタンダード

GlobalMeet コラボレーションではリーズナブルな定額制料金が選べるので、コストをおさえたい場合におすすめです。直感的に操作できるインターフェースと高音質な「Dolby Voice®」の技術を採用しており、会議をスムーズに進めることができます。

2.価格だけで選んではいけない!? 確認したい大切なポイント

Web会議システムを価格だけで選ぶことはおすすめできません。
Web会議システム選びを成功させるために確認すべき大切なポイントを4つご紹介します。

●使いやすさ

Web会議システムは使いやすく、初心者でも簡単に使える製品であることが大切です。

Web会議システムを導入した企業では「使い方が難しいせいで実際にはほとんど使われていない」というケースもあります。
また、導入したWeb会議システムの使い方が難しいと、管理しているIT部門への問い合わせが増え、負担が増えてしまいます。

●接続方法

Web会議システムの接続方法が選べるかもチェックしましょう。
インターネット上で音声通話をするVoIP接続の他、電話音声も選べるWeb会議システムがおすすめです。

また、ブラウザでも接続が可能なWeb会議システムを選びましょう。
アプリのダウンロードを禁止している企業もあるので、アプリが必須でブラウザ接続できないWeb会議システムだと、他の企業との会議で利用できないこともあるからです。

ただし、ブラウザ接続できたとしても、対応しているブラウザの種類が少なかったり、ブラウザ接続だと使える機能が限られるケースもあるので要注意です。

●接続品質

Web会議システムにおいて音質の良さは特に大切です。
音質が悪いと会話がうまく聞き取れず、会議がスムーズに進行できなくなってしまいます。
最悪の場合、会議を中止する事態になるかもしれません。
高音質で会話がクリアに聞き取れるWeb会議システムを選びましょう。

●セキュリティ

ビジネスシーンでWeb会議システムを利用する場合は、セキュリティ面がしっかりしているか確認しましょう。
一部のWeb会議システムでは、セキュリティに問題があり話題になったものもあるので注意が必要です。

●サポート体制

Web会議システムのカスタマーサポートがきちんと対応しているかもチェックしましょう。
利用して問題があった際にスムーズに相談できるよう、電話でのサポートがあると安心です。

「Web会議システムを導入したら終わり」ではなく、状況に応じて最適なプランや使い方を提案してくれるなど、導入後もきちんとフォローしてくれるWeb会議システムを選びましょう。

まとめ

Web会議システムは自社に合った製品を導入することが大切です。
今回ご紹介した内容を考慮し、利用する用途に合わせて最適なWeb会議システムを選びましょう。

無料のWeb会議システムに不安がある場合は、有料のWeb会議システムを検討してみてください。

有料のWeb会議システムであれば、音質が良く接続が安定していてセキュリティ面も安心なので、ビジネスシーンで利用する場合は有料のWeb会議システムをおすすめします。

有料のWeb会議システムを導入する場合は、導入する前に無料トライアルなどで実際に利用してみて、上記の内容を考慮しながら使用感をチェックすると良いでしょう。

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