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ウェブコラボレーションとは？ どこからでもリアルタイムで仕事・作業が可能に
リモートワークなど、場所にとらわれない働き方が広がりつつあるなか、ビジネスシーンでは「ウェブコラボレーション」への対応が急務となっています。
ウェブコラボレーションとは、オンライン上で行う共同作業のことを指します。これまでにもWeb会議システムやウェビナーツールなどを仕事に活用する機会はあったかもしれませんが、従来のサービスは発信者側から一方的に情報を受け取るだけの、受動的なコミュニケーションになりがちではなかったでしょうか。
ここでいう「共同作業」とは、遠隔地にいても、まるで同じ会議室にいるかのように、オンライン上でファイルのやりとりなどをしながら一緒に作業を進めていくことです。これを実現することにより、時間や手間の大幅な削減に期待がもてるでしょう。
本記事では、そんなウェブコラボレーションを簡単に進めることのできる、GlobalMeet コラボレーションをご紹介します。
メールやチャットなど、オンラインでのコミュニケーションはこれまでにも広く活用されてきました。従来のオンラインコミュニケーションとウェブコラボレーションは、どのように異なるのでしょうか。
1. オンライン上でも共同で作業
これまでのオンラインコミュニケーションツールは、あくまでも連絡・伝達に主眼を置いているものが大半でした。Web会議にせよ電話会議にせよ、コミュニケーションを通じて得られた情報やデータは、あとからあらためてファイルにまとめたり、編集したりしなければならないのが一般的だったはずです。
それに対し、ウェブコラボレーション機能を使えば、会議を進めながら同時にファイルを共有したり、共同でファイル編集をしたりといったことが可能になります。ミーティングの内容をその場ですぐにデータへ反映できますので、業務の効率化に繋がるでしょう。
2. よりインタラクティブなコミュニケーションが可能に
従来のWeb会議や電話会議では、発言者が限定されているケースが多かったのではないでしょうか。機能的にはインタラクティブなコミュニケーションが可能だったとしても、現実には発言者が誰であるか混乱しないように、発言が制限される場もあったことでしょう。
ウェブコラボレーション機能を有しているWeb会議システムであれば、誰が発言中か一目でわかったり、音声と同時進行でチャットをしたりと、より密なコミュニケーションをとることが可能です。
1. オープンシェアリング機能
オープンシェアリング機能とは、会議に参加している人全員が、自由に画面共有やファイル共有を行うことのできる機能です。資料等を事前にプリントアウトしたり、メール送信したりする必要がありませんので、準備にかかる労力やコストの削減に繋がるでしょう。発表者に関わらず、会議中だれでも画面やファイルが共有できるため、よりスムーズに会議を進められるではないでしょうか。
また、主催者側の設定で、共有できるメンバーを限定することも可能ですから、さまざまなシーンや用途で活用することも可能です。
2. ファイルプレゼンテーション機能
ファイルプレゼンテーション機能では、PDF、PowerPoint、Excel、Wordといった各種ファイルを共有することができます（1ファイル200MBまで）。
特徴的なのは、主催者からプレゼンターに指名してもらった場合、ほかの参加者が表示しているファイルを操作することができる点です。単なる画面共有とは異なり、ページめくりやノートの閲覧などができますので、遠隔地向けのプレゼンテーションにも活躍してくれます。
3. リモートデスクトップ機能
リモートデスクトップ機能は、ほかの参加者のデスクトップ画面を、遠隔操作できる機能です。上記のファイルプレゼンテーション機能がファイルの閲覧・確認に利用されるものであるのに対し、この機能は、ファイル自体の編集も可能となっている点が大きな特徴です。
具体例としては、参加者の1人が画面共有をし、Excelファイルを開きます。ほかの参加者にリモートデスクトップコントロールの権限を付与すると、その参加者たちがExcelファイルに書き込むなど、編集することが可能となります。データ入力やスケジュール調整などを会議と同時進行で進められますので、生産性向上に大きく役立つでしょう。
働き方の多様化や海外とのやりとりの増加など、オンラインでのコミュニケーションの重要性は今後ますます高まっていくはずです。せっかく場所にとらわれないインターネットというインフラを活用するのですから、ウェブコラボレーションを実現することで、より密度の高いコミュニケーションを図ってみてはいかがでしょうか。
GlobalMeet コラボレーションであれば、オープンシェアリング機能、ファイルプレゼンテーション機能、リモートデスクトップ機能という3つのコラボレーション機能によって、会議やセミナーの質をさらに向上させることが可能です。無料でお試しいただくこともできますので、ぜひお問い合わせください。
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