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Web会議コラムテレワークを導入する上で障壁や課題となるポイントは?

新型コロナウイルス下ではテレワークの導入が急速に進められていて、東京都の調査では2020年4月の時点で、都内の62.7%の企業がテレワークを導入しています。
今後もテレワークの需要が増えると予想されますが、導入に伴う課題もあります。
この記事では導入する上での主な障壁や課題と、その対策をご紹介します。

導入時の課題1:テレワーク社員の時間管理

 

テレワークでは一人一人の労働時間の把握が難しい

エン・ジャパン株式会社の調査によると「導入の上で難しかったこと」の第1位は「テレワーク社員の時間管理(68%)」となっています。

必要時間働いていないという問題だけでなく、働きすぎ問題も

労働時間の把握が難しいと必要な時間きちんと働かない社員も出てきますが、反対に社員が働き過ぎてしまうという問題もあります。

日本労働組合総連合の調査によると、テレワークにより半数以上の人が通常のオフィス勤務よりも長時間労働になったことがわかっています。

解決策

始業・就業の際にメールなどで労働時間を周知させる仕組みづくり

始業・就業の際にメールなどで労働時間を周知させるようにすることで、労働時間が管理できます。
多くの企業が取り入れているのが、メールや電話を使った方法です。

チャットアプリやWeb会議システムでの報告

チャットアプリでは手軽に始業・就業の連絡が行え、ログインなどの記録が自動で保存されるのでテレワークに最適です。

Web会議システムで朝礼・業務報告を行う方法もあり、文章よりもしっかりコミュニケーションをとりながらやり取りが行えます。

遠隔で使えるタイムレコーダーなどを導入する

遠隔で使えるネットワーク機能付きのタイムレコーダーを使って労働時間を管理することもできます。

スマホの画面から簡単に打刻が行え、誰がいつ打刻したのかわかるので、テレワークの勤怠管理に最適です。

導入時の課題2:利用条件・社内規定やルールの設定

テレワークを導入して効果的に運用していくためには、ルールや規定を設定しておく必要があります。

テレワークを実施する前にルールを整えておくことで、業務上の問題や社員の不満を取り除くことができます。

解決策

テレワークを実施する前に以下の項目について準備し、ルールを設定しておきましょう。

利用対象社員

社員全員を対象とするか、特定の社員のみを対象とするか決めます。 特定の社員対象とする場合は、特定の業務担当者・特定の家庭の事情がある人・心身的に通勤に問題がある人などを考慮して決めるという方法もあります。

実施時間・実施頻度

始業・終業時刻を決めるかフレックスか、毎日か1週間に数日だけかなどを決めます。

自然災害等の緊急時の対応

自然災害等に備えて、緊急時のテレワークはどのように行うか決めておきます。

セキュリティ対応

社外で仕事をするテレワークではセキュリティの強化が重要です。

社員との連絡・コミュニケーション方法

社員との連絡のとり方について、チャットアプリなどを用意しておきましょう。

テレワークに使用するツールやシステム

Web会議システムなど、テレワークで仕事をする際に使用するツールやシステムを用意します。

テレワーク運営の見直しをする機会を設定

効果的なテレワークの運営には定期的な見直しが必要なので、見直しや改善をする機会を設けましょう。

導入時の課題3:テレワークの情報システムセキュリティ対策

テレワークでは社員が社外で仕事をすることになるので、情報漏洩を防ぐために最適なセキュリティ対策が必要です。

解決策

USBや書類は持ち出しルールを徹底

USBや書類には会社の機密情報を含む場合があり、紛失や盗難により情報漏洩を引き起こす危険性があります。

テレワークを実施する際は、重要な情報が入っている紙媒体やUSBメモリの不必要な持ち出しを禁止するなど、持ち出しルールを決めて徹底しましょう。

インターネットはセキュリティ対策が万全なサービスのみを使用

クラウドサービス上にデータを保存し、複数の端末でやりとりをすることは多いですが、情報漏洩のリスクが伴います。

クラウドサービスは、セキュリティ対策が万全なサービスのみを使用するよう社員に周知しましょう。

セキュリティのルールを設定

セキュリティ対策について会社全体でのルールを設定し、社員全員に周知し徹底しましょう。 セキュリティを確保して行える仕事のやり方をルール化し、社員全員が守ることで、安全に業務を進めることできます。

導入時の課題4:テレワーク社員のコミュニケーション不足

 

テレワークでは、社員同士でのコミュニケーションが十分に行えず、意思疎通が図りにくいという問題があります。

メールやチャットなどの文章のみでの説明では不足になりやすく、十分に雰囲気が伝わらずに誤解が生じるケースもあります。

業務と関係のない雑談をする機会が少なくなることにより、孤独を感じやすくなり、仕事のアイデアが生まれる機会の減少にもつながります。


解決策

顔の見えるオンラインミーティングを適度に取り入れることが必要です。

相手の声や表情などを見ながらコミュニケーションを取ることで、しっかりとコミュニケーションがとれます。 Web会議システムを活用することで、相手の顔の見えるコミュニケーションが可能になります。

総務省の「テレワーカーのコミュニケーション確保のための対策(複数回答、企業)」調査ではコミュニケーション不足を改善するためにビデオ会議が最も活用されています。

Web会議システムを導入する際は、手軽で簡単に利用行えるコミュニケーションツールを選ぶことが大切です。
モバイルでも利用できるなど、ITリテラシーが低い人を含め誰でも簡単に使えることが重要になります。

まとめ

テレワークでは社外で仕事をすることになるので、社員の時間管理がしにくく、コミュニケーションが不足しがちです。
オフィスの外で情報をやりとりするので、セキュリティリスクが高まるという問題もあります。

これらの問題を解決するためには、社内でテレワークを実施する上でのルールを設定し、会社全体で守っていくことが大切です。
テレワーク導入における障壁や課題を最適な方法で解決していくことで、効率的で安全なテレワークが実施できます。
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