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Web会議コラムテレワーク導入による、企業・業務へのメリット・デメリット

 

テレワークとは在宅勤務などオフィス以外の場所で仕事をすることです。

最近では新型コロナウイルスの影響によって、テレワークを導入する企業が増えています。
今後もこのような状況は続くと見られ、テレワークの導入は政府が後押ししていることもありさらに広がっていくことが考えられます。

この記事ではこれからテレワークを導入しようとしている企業担当者の方や、すでにテレワークを導入している企業担当者の方に向けて、テレワークのメリットとデメリットをご紹介します。

デメリットに対する対策もご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

テレワークのメリット

テレワークを導入すると、生産性が向上し多くの人材が確保できるようになり、コストも削減できます。
従業員にとっても通勤のストレスが削減されるというメリットがあります。

●メリット1:人材の獲得

テレワークによって働く場所を自由に選べるようになるので、より多くの人材を獲得できるようになります。

それぞれの従業員が状況に合わせて働く場所を選べるようになるので、育児中の従業員など多くの人材を確保できます。
また、優秀な人材を確保できる可能性も高くなります。

●メリット2:コスト削減

テレワークによってオフィス勤務にかかるコストを削減できます。

オフィスでは、従業員が使う椅子などの資材が用意されていて、オフィスの家賃もかかります。
従業員の通勤にかかる費用も出さなければなりません。

テレワークを導入すれば従業員がオフィスにいる必要がなくなるので、オフィスで使う資材や家賃、従業員の移動などにかかるコストを削減できます。

●メリット3:従業員の満足度上昇やストレス削減

テレワークは従業員の満足度アップにつながったり、ストレスを削減させることができます。

毎日の満員電車での通勤でかかるストレスから解放されれば、体力が削られることもなくなり、ストレスも削減されます。
そのため従業員に心身共に健康な状態で働き続けてもらえます。

ザイマックス不動産総合研究所のアンケート調査によると、テレワークをした人のうち約43%が「ストレスが減る」と回答しています。
このようにアンケート調査からもテレワークを導入し通勤をなくすことでストレスが削減されることがわかります。

●メリット4:生産性向上

テレワークの導入は生産性向上につながると考えられています。
テレワークを導入すると移動時間がなくなるので従業員が効率良く働けるようになります。

またテレワークではITツールを多く導入するので、その結果オンライン上で迅速に情報共有できる環境が整います。

また、データ入力の業務が自動化されたり、書類が電子化されて印刷が不要になったりするので、生産性が大きく向上するのです。
さらに、前述のザイマックス不動産総合研究所のアンケート調査によると「残業時間が減る」という回答も約34%あり、法改正によって残業削減が求められている多くの企業に役立ちそうです。

テレワークのデメリットと解決策

 

テレワークでは従業員同士のコニュニケーションがとりづらくなり、上司は従業員の労働状況を把握しづらくなります。
また、社外で仕事をするので情報漏洩のリスクも高まります。

●デメリット1:コニュニケーションの量と質の低下

テレワークではコニュニケーションをとる機会が減ったり、十分に意思疎通ができなくなるという問題があります。

テレワークではオフィスにいる時と比べて、従業員同士で会って話す機会が大幅に減ります。
気軽に相談することもできないので、コミュニケーションが取りづらくなるのです。
何か伝える時に認識のズレも発生しやすくなります。


●対策

しっかりコニュニケーションをとれるよう、定期的に顔を合わせる機会を作ることが大切です。
定期的にチームメンバーや従業員全員で話せる機会や、従業員が個人間で話せる機会を設けましょう。

Web会議システムでオンラインミーティングを行うと、顔を見て話すことができます。
短めのオンラインミーティングを定期的に開催するようにすれば、気軽に話せる機会ができて、企業全体の雰囲気も改善されます。

最適なWeb会議システムを導入して、より対面している状態に近いオンラインミーティングを行いましょう。

関連記事:テレワークでWeb会議を簡単に導入、有効活用するために
おすすめホワイトペーパー:「失敗しない!Web会議ツール選定5つのポイント」

●デメリット2: 従業員の労働状況を把握しづらい

テレワークでは従業員がいつどのくらい働いているのか把握しづらくなります。

そのため中にはきちんと業務を行わない従業員も出てくるでしょう。

反対に、従業員が働き過ぎてしまうこともあり、日本労働組合総連合の調査によるとテレワークによって半数以上の人が通常のオフィス勤務よりも長時間労働になっていることがわかっています。
時間外労働や休日労働が認められていない企業が半数以上で、そのせいで時間外労働や休日労働をしても申告しない従業員が6割超ということが判明しました。

●対策

従業員がいつどのくらい働いているのか把握できるよう、テレワークのルール作りをする必要があります。
テレワークのルールで従業員が労働についてしっかり報告する仕組みを整えましょう。

また、パソコンへのログイン状況や労働内容を遠隔で管理できるツールを導入するのもおすすめです。

さらに、「労働時間=仕事量」という評価を見直して、従業員がこなした仕事量を明確にする必要性があります。

日本では全員で協力して仕事をする「メンバーシップ型」が一般的ですが、従業員一人一人の業務範囲を明確にする「ジョブ型」にすることで、従業員がこなした仕事量を明確に把握することにつながります。

●デメリット3:情報漏洩のリスク

テレワークでは企業の端末や書類を社外に持ち出すことになるので、紛失や盗難による情報漏洩のリスクが高まります。

自宅の他、カフェなどで仕事をすることもあり、このように外で仕事をすると情報漏洩のリスクがさらに高まります。

●対策

情報漏洩のリスクが高いテレワークでは、セキュリティ対策を万全にしましょう。

セキュリティソフトを導入することで対策できます。
またWeb会議システムの中にはセキュリティ対策機能が備わっているものもあります。

それに加えて従業員に十分な情報セキュリティ教育を受けさせて、企業の情報や備品の管理を徹底させましょう。

まとめ

テレワークを導入すると、生産性が向上し、多くの人材の確保につながり、コストも削減でき多くのメリットがあります。
従業員にとっても通勤のストレスが削減されるというメリットがあり、満足度がアップします。

その反面、テレワークにはデメリットもあり、従業員同士のコニュニケーションがとりづらく、上司は従業員の労働状況を把握しづらくなります。
社外で仕事をするので情報漏洩のリスクが高まるというデメリットもあります。

デメリットの対策でもご説明したように、Web会議システムの導入により手軽に質の高いコミュニケーションがとれます。
セキュリティ対策機能が装備されているWeb会議システムもあるので、テレワーク導入に役立ちます。

Web会議システムの一つ「GlobalMeet コラボレーション」は高品質な音声で、オンライン上での様々なコミュニケーションに対応できます。セキュリティ対策機能も整っていて、操作も簡単です。

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