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Web会議コラムテレワークでWeb会議を簡単に導入、有効活用するために

 

新型コロナウイルスの感染が拡大したことで、オフィスに出社せずに仕事ができるテレワークの需要が高まっています。テレワークを行う際、離れた場所にいる社員同士で十分なコミュニケーションを取ることができるWeb会議がとても役立ちます。

この記事ではテレワークでのWeb会議の導入について、利便性や気をつけたいポイントをご紹介します。


コロナウイルス感染拡大によってテレワークの需要は急増

新型コロナウイルスの感染が拡大したことでオフィスに出社せずに仕事ができるテレワークの需要が急速に高まっており、大企業だけでなく、中小規模の企業でも多くの企業でテレワークが導入されています。

しかし、テレワークが初めてという方もまだ多くいらっしゃるので、テレワークには、どのようなタイプがあるのかご紹介します。テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活⽤した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き⽅のことで、「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語で、以下の3つのタイプがあります。

1.在宅勤務:自宅でパソコンやインターネット等を利用して仕事をする
2.モバイルワーク:ノートパソコンなどを使って外出先や移動中に仕事をする
3.サテライトオフィス勤務:勤務しているオフィスとは別のワークスペースで仕事をする

様々な場所で仕事ができるので、柔軟な働き方ができ、通勤にかかる時間やお金を節約できるというメリットもあります。また、BCPやパンデミック対策としても非常に有効です。

テレワークニーズにおけるWeb会議の重要性

テレワークを導入する上で課題となるのが、離れた場所にいる社員同士で十分なコミュニケーションを取ることです。
コミュニケーションは円滑に業務を進める上でとても重要になりますが、そこで役立つのがWeb会議です。

● 離れた場所にいても十分にコミュニケーションが取れる

Web会議によって離れた場所にいても円滑にコミュニケーションを取ることができます。
業務を円滑に進める上で、コミュニケーションを十分に行い、しっかりと情報共有をすることが必要です。

テレワークでは対面でのコミュニケーションの機会がなくなるので、相手の心情や状況を把握しにくくなりがちですが、Web会議では離れた場所にいてもお互いに手軽にコミュニケーションが取れるので、ミスコミュニケーションを防いだり、必要な時にタイムリーに情報共有を図ることができます。また、音声でのコミュニケーションはもちろん、必要に応じてPC画面を共有したり、ウェブカメラ映像を共有すれば、意思の疎通をよりしっかり行うことができます。

● 一体感を作り、コラボレーションを活性化

Web会議システムではオフィスにいなくても他の社員と会話ができるので、社員のコラボレーションを活性化するのにも効果的です。

テレワークでは同じオフィスにいる時のような社員同士でのちょっとした会話や相談ができなくなるので、コラボレーションの頻度や内容が低下しがちですが、Web会議システムでは同じ空間で仕事をしているような状態を作ることができます。
また、Web会議ではインターネット音声や電話音声で簡単に会話ができるので、挨拶や雑談などちょっとしたコミュニケーションも気軽に行うことができます。

さらに、高音質なWeb会議システムを利用し、ビデオ映像をオンにすれば、同じオフィスで仕事をしているような臨場感のある環境を作ることができるでしょう。
Web会議システムによって得られる連携や密なコミュニケーションは、社員のモチベーション向上や、コミュニケーションの活性化にも役立ちます。

テレワークでWeb会議を導入する際に気をつけたいポイント

 

● PCやモバイル端末を用意する

Web会議に参加するために必要なPCやモバイル端末を用意しましょう。
自宅などで仕事をしている時にWeb会議に参加する場合にはPCを使用します。
モバイル端末があれば出先などでもWeb会議に参加することができるので便利です。

● インターネット回線を整備する

Web会議はインターネットのネットワーク回線を使用して行われるので、インターネット回線の準備が必要です。

Web会議システムは、映像や音声を送受信することになるので、会議が途中で中断しないようにインターネット環境を整備し、できれば無料トライアル等で実際の環境できちんと接続できるか試してみると良いでしょう。
もしインターネット環境が悪い場合でも、電話回線で音声接続できるWeb会議サービスであれば安定した音声コミュニケーションが行えるので安心です。

● ヘッドセットがあると良い

ヘッドセットがあると音声が聴き取りやすくなりWeb会議がスムーズに行えます。例えば自宅からWeb会議を行う際、パソコン内蔵のマイクやスピーカーを利用すると、家族の声や、キーボードをたたく音が入ってしまったりして、スムーズなコミュニケーションの妨げになります。

また、外出先や移動中の場合は、モバイル端末に対応したヘッドセットやイヤホンがあると、通話がしやすくなって便利です。

Web会議システム「GlobalMeet コラボレーション」がおすすめ

これまでWeb会議システムの便利な点や気をつけたいポイントなどを紹介してきましたが、おすすめのWeb会議サービスとして「GlobalMeet コラボレーション」をご紹介します。

● 誰でも簡単に使える

GlobalMeet コラボレーションは操作が簡単で、誰でも簡単に使うことができます。

シンプルなインターフェースと簡単な操作方法で、主要な機能を直感的に使うことができます。メインアイコンは4つのみで、Web会議でよく使われる「音声接続」「画面共有」「ビデオ映像」「録画」機能が一目瞭然です。

マニュアルや説明会も必要ないほど簡単なので、Web会議システムを急遽導入するという場合や、ITリテラシーが高くないユーザでもすぐに利用できます。

⇒GlobalMeet コラボレーションの操作画面デモ動画を見る

● 品質が良く音声接続も安定

GlobalMeet コラボレーションはDolby Voice®(ドルビーボイス)を採用しており、高品質で安定した音声で会話しながら、Web会議をスムーズに行えます。

Dolby Voice®により、遅延や途切れを改善し、圧倒的にクリアで臨場感のある音声コミュニケーションが可能です。また、ノイズ抑制機能も備えており、自宅や外出先など周囲の雑音がうるさい場所でも聞き取りやすく、会話に集中できます。

さらに、VoIP(PC音声)と電話音声を選択でき、インターネットの回線環境が悪い場合は電話音声に切り替えることができるので安心です。

⇒ お客様の声をみる

⇒ GlobalMeet コラボレーションの音声品質比較動画をみる

● マルチデバイス対応、ブラウザ接続も可能

GlobalMeet コラボレーションは、PC、タブレット、スマホ等のモバイル端末からも接続でき、様々な場所から手軽にWeb会議を行うことができます。会議の主催・参加に便利な機能が備わった無料のデスクトップアプリやモバイルアプリを利用すると、より快適にWeb会議を行うことができます。

しかし、顧客や社外の参加者とWeb会議を行う場合、アプリをダウンロードしてもらうのが手間になったり、アプリのダウンロード自体を禁止している企業もあるかもしれません。そんな時でもGlobalMeet コラボレーションならブラウザから簡単にアクセスできるので安心です。しかもブラウザでもアプリとほぼ同等の機能が使えてとても便利です。

⇒ GlobalMeet コラボレーションの主な機能・スペックをみる

料金プラン

GlobalMeet コラボレーションの料金プランには以下の3つの種類があります。
どのプランも、VoIP(PC音声)、電話音声のローカルアクセス、画面・映像共有機能がライセンス料金に含まれており、定額で使い放題です。

さらに上位プランでは、電話接続のフリーダイヤルやダイヤルアウトもライセンス料金に含まれるなど大変お得です(プランにより内容が異なるため、詳細はお問い合わせください)

● スタンダード

料金:1,680円/月/主催者
国内利用や社内のコミュニケーションがメインの場合におすすめ

● プレミアム

料金:3,990円/月/主催者
社外とのコミュニケーションがある場合や、海外利用もある場合におすすめ

● アクティブユーザー

料金:お問合せください
全社導入など多くの社員向けにコストを抑えて導入したい場合におすすめ

GlobalMeet コラボレーションには、全社導入に適したアクティブユーザーがあることが特徴です。
多くの社員にWeb会議アカウントを付与するとなると多大なコストがかかってしまいます。コストがネックになり、限られた社員しかアカウントを持っておらず、誰でもWeb会議が開催できないというのは、BCPやパンデミック対策の観点からも問題です。
GlobalMeet コラボレーションのアクティブユーザープランなら、コストを抑えながら多くの社員向けにアカウントを付与できるのでおすすめです。

⇒ お客様の声をみる

● Web会議に必要な周辺機器

GlobalMeet コラボレーションを提供しているPGiでは、ヘッドセットやスピーカーフォン、ウェブカメラをはじめWeb会議に必要な周辺機材も販売しています。利用する方の環境や利用方法などによっておすすめの機材をご紹介しますので、どのような機材が必要か分からないという方も安心です。

まとめ

この記事ではテレワークにおけるWeb会議の導入についてご説明しました。

新型コロナウイルスの影響でテレワークの需要が高まっていますが、テレワークでは離れた場所にいても十分にコミュニケーションが取れるWeb会議の導入がおすすめです。

Web会議を導入する際のポイントに気をつけてシステムを選んで活用すれば、緊急時の対応やフレキシブルな働き方を実現できます。

GlobalMeet コラボレーションは、誰でも簡単に操作でき、全社導入に適したお得な料金プランもあるので、Web会議システムを急遽使いたい場合や、多くのユーザー向けにコストを抑えながら展開したい場合場合におすすめです。

試しに利用してみたい場合には無料トライアルもあります。
以下からお気軽にお問い合わせください。

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