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Web会議コラム電話会議のやり方 ~今でも使われている電話会議の便利な機能・活用方法を徹底解説~

 

電話会議では、3者(3拠点)以上のメンバーが、遠隔で電話を使った音声により会議を行うことができます。
特に、国内、海外に支店がある企業や、リモートワークを導入している企業にとって、電話会議は手軽に導入・利用でき、会議の生産性を向上できるため注目されています。

各社からさまざまな電話会議サービスが提供されています。電話会議を導入する際は、はじめに電話会議そのものの特徴や利用方法をしっかり理解し、万全の準備をしたうえで導入することが重要です。

昔から様々な電話会議サービスがあり、最近ではWeb会議サービスも数多く提供されてきています。そのような状況の中、電話会議はいまだに使われ続けているのです。

そこで今回は、電話会議の特徴・メリット、参加方法、効率的な会議の運営方法、そして導入事例についてご紹介します。

電話会議の特徴・メリット

電話会議の主な特徴・メリットとしては、次のようなものがあります。

1. 複数拠点との通話

電話回線やインターネット接続を利用して、国内、海外を問わず、支店、取引先など複数拠点との通話が可能なことがあげられます。これによって場所を問わずスムーズな情報共有が可能になるのです。

2. 手軽に始められる

電話会議では、高額で大がかりな専用設備は不要です。電話回線と電話機さえあれば簡単に利用することができます。使い慣れた電話機を利用するというシンプルさが魅力で、ITリテラシーの問題を気にせず、どんな人でも活用しやすいというメリットがあります。

3. コスト・時間の削減

ご説明したように、電話会議は現在利用している電話機を使って参加できますので、初期費用がかかりません。さらに、わざわざ現地に出張することなく会議ができるため、交通費、宿泊費などの経費も大幅に削減することができます。加えて、出張などに要する時間や手間も大幅に削減されますので、会議の生産性を高めることができます。

4. 使い慣れた電話機で誰でも簡単に使える

電話会議は、現在利用している電話機を使って参加できるため、使い慣れた電話機を使って会議に参加できます。
新たにツールを導入した場合は、ツールの使い方を覚えなくてはなりません。
しかし電話会議であれば導入した際にツールの使い方を覚える必要がなく、誰でも簡単に会議に参加できるのです。
また、昔から使われている電話回線を利用できるため、様々な世代の方が抵抗なく利用できることもメリットです。

5. 安定性に優れ、高音質

電話回線を利用するので、電話会議にはインターネットを関するサイバーリスクが少なく、高品質の音声で会議が実施できます。
声が聞きとれなくては会議が成り立たないため、会議を円滑に行ううえで音声の品質の良さは重要です。
電話会議であればクリアな音声でスムーズに会議を行うことができます。

電話会議が使われている理由と3つの事例

 

世の中にはWeb会議などのさまざまな会議ツールがありますが、電話会議はいまだに広く使い続けられています。
おすすめ資料「電話会議が使われ続ける理由と3つの事例」では、電話会議がいまだ使われ続けている理由と、電話会議が利用されている下記3つの事例を詳しくご紹介しています。

事例1:みんな知ってる、あのオンラインコミュニケーションツールを導入したが問題が…解決したのは、電話会議だった!
事例2:契約中のWeb 会議ツールは使いにくいが解約できない。でも、顧客対応や会議で忙しい現場スタッフが本当に使いたいのは電話会議だった!
事例3:手軽さ重視で昔から電話会議を活用しているが、利用量が増えコストも上昇。利用中の電話会議は、会議のコントロールが不便 … その解決法とは?

電話会議について詳しく知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

電話会議の参加方法

電話会議に参加する方法には、さまざまな種類があります。ローカルアクセスポイント(東京 03、大阪 06など)や、0120などのトールフリー番号に電話するという方法のほか、仮想電話会議室から自分や他の参加者に電話をかける(ダイヤルアウト)という方法もあります。さらに、会議サービスの招待状メールに掲載されているリンクをクリック(タップ)し、自分の手元の電話機へ電話させて音声を接続することもできます。また、電話回線を利用するほかに、PC音声(VoIP)接続ができるものもあります。

電話会議に参加するには、会議でのコミュニケーションをより円滑にするために、会議の規模や場所に合ったマイクやスピーカーを用意すると良いでしょう。

電話会議は、Web会議などのセットアップよりも直感的に操作できるため、比較的簡単に操作できることが特徴です。

電話会議を効率的に進行させるには?

電話会議は、音声のみによるコミュニケーションです。通常の会議と異なり、同じ空間で相手の顔を見ながら話すわけではありません。ここでは、電話会議を効率的に進行する方法について、会議の主催者と参加者のそれぞれに分けてご説明します。

《主催者がすること》

電話会議を行う際、主催者は参加者の話をよく聞き、誰が発言しているのかしっかり把握することが大切です。
参加者が発言しやすいように、うまく誘導していきましょう。

会議の内容にもよりますが、主催者が一方的に話し、参加者は沈黙している、というような状況はなるべく避けることをおすすめします。そこで、1つの議題が終わった時など切りがいいタイミングで、主催者は会議の進行をいったん止め、参加者からアウトプットを求めるようにすると良いです。こうすることで活発なコミュニケーションを行えるでしょう。さらに、会議の冒頭に仕事以外の話をするなど、あらかじめ場の雰囲気を和ませておくと、参加者が発言しやすくなります。

音声だけのコミュニケーションである電話会議では、参加者が多い場合や初めてミーティングするメンバーがいる場合など、誰が発言しているか把握しにくいことがあります。そのような場合は、参加者の名前や話している人がひと目でわかる電話会議用ツールを利用するのがおすすめです。発言者の意見に集中させたい時は、必要に応じて発言者以外を聞き取り専用(ミュート)にすることもできます。PGiの電話会議サービスなら、ツールから参加者を電話やメールで簡単に呼び出したり、ミュートのOn/Offなど切り替えたり、参加者の管理が簡単に行えるので、より効果的なコミュニケーションが可能です。

電話会議は、Web会議などよりも直感的に操作でき、必要な時にすぐ、手軽にコミュニケーションが行えるというメリットがあります。

《参加者がすること》

電話会議の参加者は、ヘッドセットを利用すると良いでしょう。最近では、高品質のヘッドセット機種も登場しています。高品質のものは周囲の雑音をシャットアウトし、音声が聞き取りやすくなりますので、参加者は会議により集中することができます。電話会議用のツールを利用すれば、自分の音声を聞き取り専用(ミュート)にするのも簡単です。

会議中は、タイミングを見計らって、積極的に質問をしたりコメントを挟んだりしましょう。そうすることで、生産性の高いコミュニケーションが行えます。せっかく発言しても音声接続の品質が悪ければ、きちんと伝わらない、会話できないことがあります。そのため外出先などネットワーク環境の悪い場所から参加する際は、インターネット接続(VoIP)ではなく、あらかじめ電話回線で接続するか、途中で簡単に電話回線接続に切り替えられる電話会議サービスを利用すると安心です。

電話会議は、Web会議などよりも比較的簡単に操作できるので、参加者は会議の内容にしっかり集中できます。

電話会議の導入事例のご紹介

ここまで、電話会議のメリットや、参加・進行方法についてご説明してきましたが、実際に電話会議サービスを利用しているユーザーは、どのような感想を持っているのでしょうか。PGiのGlobalMeetの事例をご紹介したいと思います。

日本写真印刷株式会社様は、GlobalMeetの導入により、会議にかかる経費を40%以上も削減できたとのことです。

NISSHA株式会社様は、海外とのコミュニケーションにかかるコストを軽減でき、そのほか出張経費も削減。業務の効率化にもつながり、経費を40%以上削減されました。

インテグラン株式会社は、社員が自分のデスクから気軽に会議に参加できるようになり、業務効率がアップしたとのことです。

高音質な通話ができ簡単に資料を共有できることから、一日に何度も利用されています。

その他お客様のご利用事例はこちらをご参考ください。

まとめ

最近では様々なWeb会議サービスも出てきていますが、電話会議はいまだに使われ続けています。電話会議は、Web会議などのセットアップよりも直感的に操作でき比較的簡単に操作できます。
一方、電話会議を効率的に進めていくうえでは、会議の主催者も参加者も、スムーズで効率の良い進行のために、ある程度の工夫も必要です。

電話会議を進化させ、電話会議とWeb会議の良いところを合わせもったサービス「GlobalMeetコラボレーション」には多くのメリットがあります。
簡単な操作で手軽に会議を実施でき、高品質な音声でコミュニケーションが行えるという電話会議のメリットに加え、画面・資料共有などのWeb会議の簡単な機能も利用できるのです。
これらに加えGlobalMeetならではのメリットとして、どのプランも国内の電話音声接続が定額で使い放題という魅力もあります。

おすすめ資料「電話会議が使われ続ける理由と3つの事例」では、電話会議が使われ続けている理由と、電話会議が利用されている3つの事例をご紹介していますので、こちらもぜひ参考にしてみてください。

電話会議が使われ続ける理由と3つの事例

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事例1:みんな知ってる、あのオンラインコミュニケーションツールを導入したが問題が…解決したのは、電話会議だった!
事例2:契約中のWeb 会議ツールは使いにくいが解約できない。でも、顧客対応や会議で忙しい現場スタッフが本当に使いたいのは電話会議だった!
事例3:手軽さ重視で昔から電話会議を活用しているが、利用量が増えコストも上昇。利用中の電話会議は、会議のコントロールが不便 … その解決法とは?


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