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Web会議コラムWeb会議の画面共有機能とは? 画面共有機能のメリットをご紹介


世の中の職場の多くは、今やパソコンなしには業務がスムーズに動きません。オフィスはもちろんのこと、小売店であれば在庫管理、工場であれば生産ラインの監視など、さまざまな業務がパソコンによって効率化・最適化されています。

だからこそ遠隔会議を実施する際には、毎日の業務で利用しているソフトウェアの画面や資料をスマートに共有できることが望まれます。画面共有ができれば言葉や紙の資料では説明しづらい部分も実際の画面で解説できるため、より建設的で生産的な会議を実現することができるでしょう。

そこで活用したいのが、Web会議の画面共有機能です。

画面共有機能とは?

パソコンの画面をプロジェクターで投影することは、通常の会場型の会議でもしばしば行われていることです。テレビ会議においても、同様の資料共有機能を備えているシステムは少なくありません。

しかしこれらの共有機能は、単にパソコンの画面データを送信してそのまま表示しているだけに過ぎませんでした。画面を操作できるのは発言者・プレゼンタだけであり、参加者はそれを眺めるほかなかったのが実情です。

それに対してWeb会議の画面共有機能は、参加者がその場で書き込みを加えたり、ファイル自体を編集できたりなど、インタラクティブに資料を扱える点が特徴です。リアルタイムで一連の作業を確認しながら会議を進めていけますので、すべての参加者が当事者意識をもって会議に臨めるのが強みといえるでしょう。

 

 

 

画面共有機能のメリット

Web会議の画面共有機能を利用することのメリットとしては、「ファイル形式に依存しない」という点を挙げることができます。

ファイルを共有しながら作業を進めようとすると、通常はファイル形式や対応ソフトの互換性の問題が出てきます。社外を交えた会議となれば、互いに異なるOSを利用していることも少なくないでしょう。特殊性・専門性の高いファイルであればなおさらです。せっかくファイルを共有してもらっても、開くことさえできなかったという経験のある人も多いのではないでしょうか。

その点Web会議の画面共有であれば、ファイル形式に依存せずあらゆる資料を相互に確認することが可能です。閲覧者もその共有画面に自由に書き込みをすることができますから、会議ならではのインタラクティブ性を損なうことなく建設的な議論を行うことができるはずです。

また、リアルタイムでファイルや資料の更新が可能ですので、プレゼンテーション用途での活用にも適しています。事前に特別な資料をプリントアウトすることなく既存のデータをそのまま画面共有できますから、主催者にとっても発表者にとっても大幅な労力の節約となるでしょう。

 

Cisco Webex Meetingsの画面共有

Cisco Webex Meetingsでは、ワンクリックで画面共有を行うことが可能です。共有機能には「プレゼンテーション共有」「ホワイトボード共有」「アプリケーション共有」「デスクトップ共有」の4種類があり、それぞれ用途に応じて選択することできます。

プレゼンテーション共有:
画面上に任意の資料などを表示し、そこに参加者がめいめい書き込むことのできる機能のことです。画面中の特定のウィンドウだけを共有することもできるので、業務上の機密やプライバシーに配慮しながら画面共有を行うことができます。

ホワイトボード共有:
実際のホワイトボード同様に自由に文字や図形などを書き込むことが可能です。企画会議やブレインストーミングなどに活用できるでしょう。

アプリケーション共有:
WordやExcelといったファイルに参加者が直接編集をしたり注釈を入れたりできる機能のことです。データの間違いなどがあっても参加者が即座に修正できますので、会議をしながら共同で作業を進めていきたいシーンでは大活躍してくれます。

デスクトップ共有:
プレゼンタの画面をそのまま共有できます。操作権を渡せば、プレゼンタのパソコンそのものを他の参加者が遠隔操作することさえ可能です。こちらはセミナーやレクチャー等で有意義に利用することができるでしょう。

いずれもワンクリックで直感的に操作できますので、会議の生産性を高めるのに役だってくれるはずです。

まとめ

Web会議の画面共有機能は、テレビ会議の資料共有機能とは似て非なるものです。ただ画面を提示するだけではなく、文字どおり「共有」して書き込んだり編集したりできるため、従来より実践的で具体的なディスカッションを喚起することが可能となります。

特にCisco Webex Meetingsの画面共有機能であれば、ニーズやシーンに応じてさまざまな共有方法を選べるのが強みです。言葉だけの会議や映像だけの会議では実現できない、生産的な遠隔会議をぜひ体験してみてください。

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