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Web会議コラムGlobalMeetミーティングの「リモートデスクトップ」機能で資料等の共同編集が可能に

Web会議の導入によって効率化されるのは、移動コストや資料共有の手間だけではありません。会議中に出されたアイディアや情報を記録する際にも、従来の対面式の会議に比べて大きく利便性が向上します。

かつて、会議室にはホワイトボードが必須でした。各参加者の意見を洗い出したり情報をとりまとめる際には、一度全員の目に入る場所に書き出し、その後あらためて書記係などがデータに反映させるというのが一般的な流れだったのではないでしょうか。

これに対しWeb会議では、会議を進めながらリアルタイムでファイルを編集していくことが可能ですので、よりスピーディーで無駄のない会議を実現できます。さらにGlobalMeet ミーティングの「リモートデスクトップ」機能を活用すれば、外部のクラウドサービスに頼ることなく、単一システム内でファイルの共同編集も可能になります。

本記事では、そんなGlobalMeet ミーティングの「リモートデスクトップ」機能の概要と、その活用例を紹介します。

GlobalMeetミーティングの「リモートデスクトップ」機能とは

GlobalMeet ミーティングの「リモートデスクトップ」機能とは、会議参加者が共有しているデスクトップ画面を、ほかの参加者が遠隔操作できる機能のことです。ただ閲覧するだけのスクリーンシェアとは違い、操作や編集まで可能だという点が大きな特徴です。

たとえば共有中のデスクトップでExcelファイルが開かれていれば、リモートデスクトップ権限を付与された参加者は、自由にファイルの編集をすることができます。

誰にリモートデスクトップ権限を付与するかは、デスクトップを共有している参加者が選択できますので、会議の進行もコントロールできます。意見交換や情報のやりとりが多いタイプの会議では大いに活躍してくれることでしょう。

GlobalMeetミーティング「リモートデスクトップ」機能の使い方

実際に「リモートデスクトップ」機能を使う際には、以下のようなステップを踏みます。

(1)デスクトップアプリから会議を開始、もしくは参加する
(2)デスクトップ共有を開始し、操作権限を与える参加者を選択する(複数人選択可)
(3)操作権限を付与された参加者は、ブラウザやデスクトップアプリから操作が可能(ファイルを編集する場合は、1人ずつ操作が可能)

遠隔操作する側は、特別なソフトウェア等をインストールする必要は一切ありません。簡単なステップで他者のデスクトップ画面を操作できるようになりますので、多種多様なシーンで活用することができるでしょう。

また、デスクトップアプリから会議に参加していれば、主催者だけでなく、参加者も自身のデスクトップを共有して、他の参加者へリモートデスクトップ権限を付与することができます。

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リモートデスクトップで会議のコラボレーションを加速

それでは、「リモートデスクトップ」機能の具体的な活用事例を見ていきましょう。

●遠隔地同士でのリアルタイム共同作業
グローバル化の進む現代では、遠隔地にいる相手と共同で作業する場面が少なくありません。共同作業そのものは多くのクラウドサービスで対応していますが、コミュニケーションの方法がチャットしかなかったり、タブを切り替えなければならなかったりと、操作性にはまだ改善の余地がありました。

GlobalMeet ミーティングの「リモートデスクトップ」機能であれば、音声によるコミュニケーションをとりながら、臨機応変に共同作業を進めることができますので、作業能率はより高まることでしょう。

●単一ファイルに書き込みが可能
複数名で共同作業をするとなると、かつてはファイルのコピーをいくつも用意しなければなりませんでした。しかしファイル数が多いと、最終的にデータを統合する際に手間と時間がかかりますし、ファイルの取り違えや反映漏れといった人為的なミスのリスクも高まってしまいます。

GlobalMeet ミーティングの「リモートデスクトップ」機能であれば、同じファイルに直接書き込むことができますので、作業工程の大幅な短縮が可能です。

●会議と同時進行で書き込みながら議論を進められる
Web会議が普及するまでは、会議中に資料の修正点や新情報が見つかった場合、一度持ち帰ってから対応する必要がありました。担当者がその場で急いで反映させるのも不可能ではないかもしれませんが、その場合も、わざわざプリントアウトなりメール送信なりをしなければ、参加者全員に共有することはできません。

一方、GlobalMeet ミーティングの「リモートデスクトップ」機能を活用すれば、リアルタイムでの資料編集が可能となります。その場で反映させた上ですぐに再検討できますので、会議をより有意義なものへと変えられるでしょう。

●外出先のミーティングや社内研修などもより効率的に
Web会議の強みのひとつは、場所を気にすることなく会議やミーティングに参加できるという点です。GlobalMeet ミーティングの「リモートデスクトップ」機能も、アイディア次第で多種多様なシーンで活躍してくれます。

外出先からミーティングに参加する場合であれば、必要最低限のデータしか手元にないケースも多いでしょう。しかしリモートデスクトップを活用することで、社内にいるときと同様の情報量で意見交換することができます。また、社内研修の際にはファイルの操作を体験させてみることで、より実践的な研修を実施できるでしょう。

無料トライアルでGlobalMeetミーティングの操作性を試す

Web会議システムにおいて、資料共有や画面共有は今や最低限の機能です。共有されたデスクトップの操作・ファイル編集までリアルタイムで可能なGlobalMeet ミーティングの「リモートデスクトップ」機能を駆使することによって、Web会議はさらなる生産性向上を目指すことができるでしょう。

GlobalMeet ミーティングは無料トライアルにも対応していますので、Web会議の導入をお考えの際にはぜひ一度お試しください。

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