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Web会議コラムオンラインイベントのプラットフォーム選びはここに注目!“5つ”の必須ポイントとは?

 

オンラインイベントの際、インターネット上で動画を配信するためのツールを「配信プラットフォーム」と呼びます。ただ、オンラインイベントのプラットフォームにはさまざまな種類と機能があるため、何を基準に選べばよいか迷う方も多いかもしれません。そこで今回は「オンラインイベントにおけるプラットフォームの選び方」を分かりやすく紹介します。「絶対に外せない機能」も解説しますので、ツール選びの参考にしてみてください。

※まずオンラインイベントの開催方法や全体像について詳しく知りたい方は、「オンラインイベントの開催方法をイチから解説!【オフラインとの違いは?】】」もご一読ください。


プラットフォームの種類とは?

オンラインイベントの配信プラットフォームには、大きく分けて3つの種類があります。
ここでは、それぞれの特徴について紹介します。

(1)Web会議システム系

「Web会議システム系」は、名前のとおりWeb会議用に使われる配信プラットフォームです。特徴としては、映像と音声でリアルタイムに双方向コミュニケーションを図ることができます。登壇者が一方的に情報を発信するのではなく、参加者とお互いに会話をしながらイベントを進めたい場合に使われることが多いです。

ただ、遅延のない「リアルタイム」な配信にこだわっているため、参加人数が多くなるとどうしても画質や音質が不安定になってしまうのがネックです。また、機能がやや少ないのも特徴で、「スライド資料の共有」や「チャット機能」など、Web会議で役立つもののみにとどまっています。そのため、参加率や視聴率などの「データ分析」や、その他の豊富なマーケティング機能を活用したい場合は、ほかのサービスを併用する必要があります。

(2)ウェビナーツール系(2種類)

「ウェビナーツール系」とは、ウェビナー(Web上で行うセミナー)向けの配信プラットフォームです。
ウェビナーツール系には、大きく分けて以下の2種類があります。

◆「Web会議システム」を発展させたタイプ

ひとつは、(1)で紹介した「Web会議システム系」のプラットフォームを、ウェビナー向けに改良したタイプです。基本的にベースとする技術は同じなので、映像・音声による双方向通信を強みとしています。また、「映像の自動録画」や「Q&A」など、ウェビナーに役立つ豊富な機能が追加されているのも特徴です。ただ映像・音声の面では、Web会議システム系と同じように、環境や使い方によっては不安定になってしまう懸念もあります。

◆「ウェビナー・オンラインイベント専用」に開発されたタイプ

もうひとつは、ウェビナーやオンラインイベント専用に開発されたプラットフォームです。ウェビナー・オンラインイベント専用プラットフォームの中には、ベースの技術が「ストリーミング」であるものがあります。ストリーミングは、データをバッファリング(一時保存)しながら配信するため、映像・音声が非常に安定しています。加えて、視聴率や参加率などのデータを分析できたり、高度なセキュリティ対策を施せたり、参加者とチャット・アンケートで交流できたりと機能も豊富です。そのため、音声・映像を安定させつつ、よりクオリティの高いオンラインイベントを開催したい場合に適しています。

(3)映像配信プラットフォーム系

「映像配信プラットフォーム系」は、YouTubeをはじめ、多くの人が普段視聴している無料の動画プラットフォームのことです。基本的に参加者とやりとりのない一方向通信なので、「一 対 多数」のイベントに適しています。また、配信後に動画をアーカイブとして公開できるのも便利です。ただ、基本的に動画配信に特化したサービスなので、「データ分析」や「アンケート」などの機能は備わっておらず、別途ほかのサービスを組み合わせる必要があります。そのため、ビジネスで利用する際には有料の専用サービスを使う方が安心と言えるでしょう。

プラットフォームの選び方とは?

それでは、オンラインイベントの配信プラットフォームを選ぶときは、どんな点に着目すればいいのでしょうか。
大きく「10個」のポイントに分けて、プラットフォームの選び方を紹介します。

(1)同時に接続できる人数

多くの参加者を見込んでいるオンラインイベントでは、同時に接続できる人数も重要です。特に大規模なイベントでは、参加人数が1,000人を超えるケースもあるかもしれません。ちなみに同時に接続できる最大人数はプラットフォームによって異なり、数十人~1万人とさまざまです。活用シーンを想定して選ぶようにしましょう。

(2)接続できる時間

無料のプラットフォームのなかには、接続時間に例えば「40分~1時間」などの時間制限を設けているものも多いです。ごく短時間のオンラインイベントであれば大丈夫ですが、できるだけ長い時間配信できた方がイベントの幅も広がります。そのため、特にビジネスシーンでは、時間制限のない有料ツールを使う方が安心でしょう。

(3)参加者の登録方法

参加者の登録方法は、プラットフォームによって異なります。ぜひ意識したいのは、参加者にとって申し込みや視聴に手間のかからないものを選ぶことです。というのも、プラットフォームのなかには、申し込み時にサービスへの会員登録やアカウント登録、アプリのダウンロードが必要なものもあるからです。そうなると、参加へのハードルが上がってしまい、参加者の離脱率を高めてしまいかねません。だからこそ、「参加者がブラウザ上だけで登録・視聴を完結できる」プラットフォームを使えば、より多くの参加者を集めることができるでしょう。

(4)対応端末・ブラウザ

プラットフォームによっては、対応端末・ブラウザが限られている場合もあります。未対応のブラウザが多いほど、その分参加者を逃してしまうことになるでしょう。そのため、PCだけでなくスマホやタブレットなどの端末でも視聴でき、幅広いブラウザに対応できるプラットフォームにした方が、参加者の増加も見込めます。

(5)セキュリティレベル

オンラインイベントでは特に、プラットフォームの「セキュリティレベル」にも注目すべきです。というのも、無料の配信ツールだと、自社に関係のない広告が表示されたり、許可していない参加者が乱入したりするケースもあるからです。そうなると、自社のブランドイメージを大きく損ねかねません。だからこそ、「特定IPアドレス・メールアドレスからの参加をブロックできる」「特定URLを経由した場合にのみ、視聴を許可できる」などの機能があるプラットフォームを選びましょう。セキュリティ対策が万全であれば、当日も安心して進行できます。

(6)映像・音声の安定感

オンラインイベントで最も多いトラブルが、参加者から「映像が途切れている」「音声が聞こえない」というクレームが寄せられることです。そうなると、主催者が対応に追われてイベントを進行できなくなってしまいます。そのため、できるだけ映像・音声の安定したプラットフォームを選ぶようにしましょう。その点、「ストリーミング」の技術がベースのツールは非常に音声・映像が安定しているため、トラブルを未然に防ぐことができます。

(7)参加者とのコミュニケーション方法

オンラインイベントにありがちなのが、主催者からの一方的な情報発信になってしまい、参加者を退屈させてしまうことです。できるだけ参加者を飽きさせないためにも、プラットフォーム上で参加者とコミュニケーションを図れる仕組みを取り入れましょう。例えば、「アンケート機能」では参加者にテキストで投票を促し、結果をリアルタイムに表示できます。また、「チャット機能」では参加者とテキストを通じて質疑応答を行うことができるため、重宝するでしょう。こうして参加者の集中力を維持させることで、離脱率も大きく軽減できます。

(8)アーカイブの可否

オンラインイベントでは、リアルタイムで配信した映像を後日オンデマンド配信することで、視聴者数を増やせます。だからこそ、映像を自動で録画して保存できる「アーカイブ機能」、録画した映像を一括で公開できる「ポータル機能」があるプラットフォームは非常に便利です。また、録画映像に字幕を挿入できたり、尺を短くできたりと簡単に編集できる機能があれば、よりクオリティの高いコンテンツを配信できるでしょう。

ちなみにリアルタイム配信と違って、オンデマンド配信は参加者とコミュニケーションを図れないのが難点です。ただ、ツールによっては、オンデマンド配信でも参加者から質問を受け付けられる機能も備えています。このように参加者からの問い合わせにすぐ対応できる機能があると、よりイベント後の成果にもつなげやすいでしょう。

(9)使いやすさ

たとえ機能が豊富でも、使い方の難しいプラットフォームでは意味がありません。逆に、分かりやすい操作画面・インターフェースであれば、オンラインイベントが初めての人でも安心です。例えば、「イベントスケジュールを管理しやすい」「案内メールを配信しやすい」など、必要な機能が使いやすいかどうかもチェックしましょう。また、参加者の「登録ページ」や「視聴画面」を簡単にカスタマイズできるプラットフォームも便利です。ブランドカラーや企業ロゴを印象的に配置することで、自社のブランディングにもつなげることができます。

(10)料金

プラットフォームには無料と有料があり、機能によって料金もさまざまです。導入時は無料でも、オプション機能を追加する場合は有料になるプラットフォームもあります。参加人数や使用回数、必要な機能、予算などをトータルに考慮したうえで、料金プランを決めることが大切でしょう。ちなみにプラットフォームによっては、スタジオ利用や当日の配信サポートなどとセットになっているプランもあり、初心者の方には非常に便利です。

配信プラットフォームを選ぶために外せない“5つ”のポイント

オンラインイベントの配信プラットフォームを選ぶ際、絶対に備えておきたい機能・性能があります。
ここでは、オンラインイベントの成功率を高めるために外せない「5つ」のポイントを紹介します。

(1)参加者へのストレスがないか

オンラインイベントの満足度を高めるためには、参加者にとってストレスのないプラットフォームを選ぶようにしましょう。例えば、申し込みに当たってアプリのダウンロードが不要なことも、条件のひとつです。また、「アンケートやチャットでのQ&A機能が使いやすいか」「スライド資料を見やすく配置できるか」なども大切です。“参加者目線”で使いやすいプラットフォームを選ぶことで、参加率の増加も期待できるでしょう。

(2)トラブルリスクを軽減できるか

オンラインイベントでは、プラットフォーム選びの時点でトラブルの芽を摘んでおくことが大切です。例えば、音声・映像が不安定にならないように、ストリーミングベースのプラットフォームを選ぶことも有効でしょう。また、予期せぬ参加者によってイベントが荒らされないように、セキュリティ機能の豊富なツールを選ぶことも重要です。あらかじめトラブルリスクを回避しておくことで、当日も安心してイベントを進められるでしょう。

(3)文面で相互コミュニケーションを図れるか

参加者とコミュニケーションをとる方法は、「音声・映像」と「テキスト」の2種類あります。「映像・音声」でコミュニケーションをとる場合、参加者のマイク・カメラがオンになるため、予期せぬ発言や接続トラブルによって場の雰囲気が壊れる可能性も高いです。そのため、テキストチャットによるやりとりの方が安心だと言えます。テキストで参加者に発言してもらえば、主催者の好きなタイミングで返答できるので、イベントの進行もスムーズです。

(4)マーケティングに活かせるか

オンラインイベントでは、開催後のアクションが大切です。例えば、企業向けのセミナーであれば、顧客に対して営業やマーケティングがアプローチをかけることになります。その際、MA(マーケティング自動化ツール)やCRM(顧客管理ツール)と連携できるプラットフォームであれば、参加者のデータをそのまま活用できて便利です。また、「視聴履歴」「参加率」「アンケート結果」などを詳細なレポートにできるプラットフォームもあります。こうした豊富なマーケティング機能を備えたツールなら、よりイベント後の成果につなげやすいです。

(5)サポートサービスがあるか

オンラインイベントが初めての場合、準備や当日の進行に不安を抱えてしまうことも多いです。その際は、専門スタッフに準備から進行まで一貫してサポートしてもらえる、サポート付きのプランを選ぶことをおすすめします。こうしたプランのあるプラットフォームなら、回線トラブル対応やスライド表示の切り替えなどもサポートスタッフに対応してもらえます。最初はプロの力を借りることで、よりイベントの成功率も高められるでしょう。

まとめ

オンラインイベントを成功させるためには、必要な機能のそろったプラットフォームを選ぶことが大切です。

当社でもさまざまなオンラインイベントの成功を支えたいという想いから、ウェビナーツール系のプラットフォーム『GlobalMeet® ウェブキャスト』を提供しています。当製品であれば、参加者はアプリのダウンロードが不要で利用しやすく、参加者の増加につなげることも可能です。さらにアンケートやレポート機能で、イベント後のマーケティングにも直結させられます。また、設定や運用サポート付きのプランもご用意しております。プラットフォーム選びに迷った際には、ぜひお気軽にご相談ください。

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