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Web会議コラムこれで分かる!オンラインイベントの企画方法

 

「オンラインイベントの企画を担当することになったものの、やり方が分からない」とお悩みの方も多いかもしれません。そこで今回は「オンラインイベントの企画方法」を紹介します。「オンラインイベントの企画を成功させるコツ」も解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

※まずオンラインイベントの全体像について知りたい方は、ぜひ「オンラインイベントの開催方法をイチから解説!【オフラインとの違いは?】」もご一読ください。


オンラインイベントの企画は「7つのSTEP」で進めよう!

まずはオンラインイベントの企画方法を、7つのステップに分けて紹介します。

STEP1:目的を決める

最初に、オンラインイベントの「狙い・目的」を明らかにしておくことが大切です。例えば、マーケティング施策のセミナーであれば、「新規見込み顧客の獲得」「見込み顧客の商談化」「既存顧客の深耕による客単価アップ」などが挙げられます。目的が定まっていれば、イベント内容の方向性もスムーズに考えやすくなるでしょう。

また同時に考えておきたいのが、目的に対する達成指標(KPI)です。例えば、以下のようなものがあります。

「参加者数100名」「イベント後の問い合わせ数20件」など具体的に設定しておくと、成果の振り返り・改善も行いやすくなります。過去の自社イベントや競合のイベントの結果も参考にしつつ、目標を立てておきましょう。

STEP2:ターゲットを決める

オンラインイベントの企画では、参加してほしい人(ターゲット)を明確にすることも大切です。例えば、「新規見込み顧客の獲得」を目的としたセミナーであれば、参加者の「年齢」「性別」「業界」「部署」「役職」「決裁者かどうか」まで考えておきましょう。より具体的な人物像を想定しておくことで、イベントで発信すべき情報や内容も考えやすくなります。また、イベント内容のミスマッチによる参加者の離脱も防ぎやすくなるでしょう。

STEP3:コンテンツを決める

【1】内容

オンラインイベントの内容を決める際には、参加者にとってどんな「メリット」があるかを意識しましょう。例えば、「業務に役立つようなノウハウを知ることができる」「検討している製品の具体的な活用シーンが分かる」などです。ターゲットが課題に感じているであろう内容から逆算して、コンテンツを考えると成果も高まります。

また、競合企業が似たようなオンラインイベントを開催している場合、内容がほとんど同じでは参加者に興味を持ってもらいにくいです。そのため、「自社にしか発信できない情報」「今までどこでも公開されていないノウハウ」などを取り入れることも重要です。企画を考える際は、ぜひ他イベントとの差別化も意識してみてください。

【2】イベント形式

オンラインイベントをどのような形式で行うかも、大切です。例えば、ひとりの登壇者がプレゼンを行う「講義形式」、専門家やインタビュアーの2人で行う「対談形式」、複数のパネリストがトークを繰り広げる「トークセッション形式」などがあります。できるだけイベントの企画内容と親和性のある形式を選ぶようにしましょう。

【3】配信方法

オンラインイベントでは、配信の種類が大きく2つあります。
撮影している映像を同時に配信する「リアルタイム配信」、撮影した映像に編集を加えて後日配信する「オンデマンド配信」です。「リアルタイム配信」は、その場で参加者とチャットやアンケートなどでコミュニケーションを図ることができるため、より臨場感を味わってもらいたい場合に適しています。一方の「オンデマンド配信」は、日程の合わない参加者にも好きなタイミングで視聴してもらえるため、より多くの視聴数が見込めます。

ちなみにオンラインイベントの映像を自動で録画・保存できる「アーカイブ機能」のある配信プラットフォームであれば、開催後のオンデマンド配信も非常にスムーズです。「リアルタイム配信後に映像を編集して、オンデマンドで再配信」といった活用法を選べば、さらに多くの人に視聴してもらい、効果を最大化できるでしょう。

【4】予算と収益方法

オンラインイベントは、会場開催のイベントと比べて予算を抑えられるのが特徴です。ただ、どこまでコンテンツの質にこだわるかで、予算は変わってきます。例えば、オンラインイベントでは以下の予算が想定されます。

「できるだけ予算を抑えたいのか」「質を高めたいのか」などを考え、予算を検討するようにしましょう。

ちなみにオンラインイベントで収益を図りたい場合には、以下のような収益化の方法も考える必要があります。

それぞれに活用メリットがあるので、予算やイベント内容と照らし合わせて選ぶようにしましょう。

【5】タイトル

オンラインイベントを企画する際、意外と重要なのが「タイトル」です。タイトルでは、一読して「ターゲットが自分事化できること」「参加するメリットが分かること」を意識しましょう。例えば、ターゲットが普段悩みに感じていることをキーワードとして盛り込むと、ターゲットからの参加率も高められるかもしれません。タイトルもコンテンツの企画と同様、ほかのオンラインイベントと差別化できるよう、言葉選びをすることが大切です。

STEP4:開催時期・スケジュールを決める

開催スケジュールについては、ターゲットとなる人物像の生活リズムをイメージするとよいです。例えば、ターゲットが社会人であれば、月曜日と金曜日は業務が立て込むことが多いので、週の中日の方が都合も合うでしょう。また、時間帯は午前9時・10時台だと朝礼やミーティングとかぶってしまい、逆に定時後はわざわざ参加しようと思わないかもしれません。そのため、昼前や午後一、夕方を狙うのも有効です。また、特定時期に売り上げが見込める製品であれば、その時期から逆算して1~2ヶ月前にはイベントを開催しておくことも大切でしょう。

STEP5:配信プラットフォームを選ぶ

オンラインイベントを成功させるためには、必要な機能が備わっている「配信ツール・プラットフォーム」を選ぶことが大切です。セミナー向けに特化した「ウェビナーツール」や、参加者と音声で会話できる「Web会議ツール」、YouTubeをはじめ無料の「動画プラットフォーム」など、さまざまな種類があります。できるだけ映像・音声のトラブルが発生しにくく、主催者・参加者の両方にとって使いやすいツールを選ぶようにしましょう。

※配信プラットフォームの選び方について詳しく知りたい方は、ぜひ「オンラインイベントのプラットフォーム選びはここに注目!“5つ”の必須ポイントとは?」もご一読ください。

STEP6:撮影・配信場所を決める

オンラインイベントでは、PCとインターネット環境、最低限の機材があれば配信できます。そのため、自社のオフィスや自宅からでも無理なく配信することが可能です。ただ、出演者が多い場合やよりクオリティの高い映像にしたい場合には、レンタルスタジオを利用することも検討しましょう。レンタルスタジオは機材が豊富にある分、うまく使いこなせないケースもあるので、必要なときは外部のプロスタッフを頼ることも大切です。

STEP7:集客方法を決める

オンラインイベントの成果を高めるためには、より多くの人にイベントを告知・宣伝することが大切です。例えば、特設のランディングページを作成して公開したり、SNSでハッシュタグをつけて告知したり、見込み顧客のリストを使ってメールマガジンを送ったりという手法があります。また、当日の参加率を高めるためには、参加予定者に対して、「1週間前」「前日」「当日1時間前」など複数に分けてリマインドメールを送ることも重要です。

オンラインイベントの企画を成功させるコツとは?

ここでは、オンラインイベントを企画する際、ぜひ意識しておきたいポイントについて5つ紹介します。

(1)参加者を飽きさせない工夫を取り入れる

オンラインイベントの特徴として、「参加者の集中が途切れやすい」というものがあります。というのも、オンラインでは会場の熱気や一体感を醸成しにくく、単なる「視聴」になってしまいやすいからです。だからこそ、オンラインイベントでは参加者を巻き込むような工夫を取り入れましょう。例えば、チャット機能を使って参加者から質問を受け付けたり、アンケート機能を使って2択のクイズを出したりすると、より参加意識を持ってもらいやすくなります。このように飽きさせない工夫を取り入れることで、離脱率も低く抑えられるでしょう。

(2)視聴画面にも工夫をする

オンラインイベントでは、参加者の視聴画面をアレンジすることも大切です。例えば、配信ツールによっては、背景に企業ロゴを挿入して自社を強く印象づけたり、画面全体を企業のイメージカラーにしてブランディングにつなげたりもできます。また、イベントの場面に応じたレイアウト変更を施すことで、視聴者の興味をひきつけることも可能です。配信ツール・プラットフォームを選ぶ際には、カスタマイズの柔軟さにも注目しましょう。

(3)役割分担を明確に決める

オンラインイベントでは、参加者が多い場合、登壇者がひとりでコメントやアンケートに対応するのは難しいです。そのため、できれば登壇者とは別に「サポート役」を配置して、事前に役割分担を決めておくようにしましょう。例えば、サポート役が参加者からの質問を登壇者に振り分けたり、進行に合わせてアンケート機能の操作を行ったりするとスムーズです。こうした動きも含めて入念にリハーサルを行っておくと、当日安心して進行できます。

ちなみに配信ツールによっては、当日の準備や運営をすべて専門スタッフにサポートしてもらえるプランもあります。回線トラブルへの対応やスライド表示の切り替えなども任せられるので、非常に心強いでしょう。もしも「初めてのオンラインイベントで不安」という場合には、外部のプロスタッフに依頼することをおすすめします。

(4)セキュリティ対策を入念にする

オンラインイベントでは、予期せぬ参加者によってイベントの雰囲気を壊されることは、避けなければいけません。そのため、セキュリティレベルの高い配信ツールを選ぶようにしましょう。例えば、会員限定向けのコンテンツなら、「会員サイトにログインしてからでないと閲覧できない」といった機能があると安心です。また、特定IPアドレスのみ参加を許可したり、同一メールアドレスからの同時ログイン数を制限できたりするツールもあります。セキュリティ機能の充実したツールを使うことで、イベント当日も自信を持って進行できるでしょう。

(5)アンケートで次回の改善につなげる

オンラインイベントの成果を高めるために、アンケートの活用も検討しましょう。例えば、参加者に対して「イベントの感想」「イベントに関する疑問点や質問」「もっと盛り込んでほしい内容」などを聞くことで、次回の改善につなげられます。また、アンケートを実施する際には、回答率を高める工夫も必要です。例えば、「回答者のみにオリジナル資料をプレゼント」といった特典をつけることで、より多くの回答を集められるでしょう。

まとめ

オンラインイベントの開催自体が初めての方は、良い企画が浮かんだとしても、「当日うまく進行できるのだろうか?」と不安になってしまうケースも多いです。その点、配信プラットフォームを提供する会社にお願いすれば、会社によっては、ツールの設定や当日の進行まですべてサポートしてくれる場合もあります。不安な場合は、ぜひこうした企業のサービスを活用してみてはいかがでしょうか。

当社が提供している配信プラットフォーム『GlobalMeet® ウェブキャスト』なら、設定・当日の準備・進行までフルサポートするプランをご用意しています。初めてのオンラインイベントも安心して開催できますので、プラットフォーム選びで迷っている際には、ぜひお気軽にご相談ください。


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