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Web会議コラムオンラインイベントの開催方法をイチから解説!【オフラインとの違いは?】

新型コロナウイルスの影響から、オフライン開催のイベントを「オンラインイベント」へ切り替える企業も増えています。ただ、「どんなイベントがオンラインに適しているのか」「どうやって配信すればいいのか」など、疑問を抱える方も多いかもしれません。そこで今回は、オンラインイベントの企画方法から配信ツールの選び方、当日の準備方法まで分かりやすく紹介します。成功のポイントも解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

オンラインイベントが注目されている背景とは?

 

2020年に新型コロナウイルスが流行したことにより、人が密集するようなイベントの開催が難しくなりました。そこで、インターネット上で映像・音声を配信する「オンラインイベント」が導入され始め、今では音楽、スポーツ、採用、マーケティングなどさまざまな分野のイベントがオンラインで開催されるようになっています。オンラインイベントでは参加者が会場に集まらなくてよいため、感染リスクを最小限に抑えることが可能です。

そこで気になるのは、「コロナ後」もオンラインイベントが続くかどうかだと思います。

Peatix Japan社のアンケート調査(※)によれば、コロナ後のイベント開催について「リアルイベントもオンラインイベントもそれぞれ開催する」と答えた企業が71.0%にのぼりました。実際、オンラインイベントは会場準備にかける手間やコストを削減できたり、参加者の情報を有効に活用できたりと独自のメリットも多いです。だからこそ、オンラインイベントは一過性のものではなく、新しい文化として根付く可能性も大いにあります。

※参考:2020年 オンラインイベントに関する調査|Peatix Japan

オンラインイベントの活用方法とは?

それでは、どのようなイベントがオンライン化できるのでしょうか。
具体的なオンラインイベントの種類について、代表的な6つを紹介します。

※オンラインイベントの活用方法についてさらに詳しく知りたい方は、「オンラインイベントとは? オンラインイベント開催未経験者向けに、背景と活用シーンをご紹介」もぜひご一読ください。

(1)セミナー(ウェビナー)

最も主流となっている活用方法として、ウェビナーがあります。ウェビナーとは、オンライン上で行われるセミナーのことで、企業のマーケティング活動の一環として行われることが多いです。「製品に関する情報」や「業務に役立つ知識やノウハウ」などを発信することで、潜在的な顧客と接点を持ったり、見込み顧客を商談化したりできます。

(2)展示会

展示会とは、BtoB企業が展示場にブースを設営し、見込み顧客の獲得につなげられるイベントです。最近では対面での商談が難しくなったため、多くの展示会がオンライン化しています。バーチャル空間でブースを作り、オンラインで商談・名刺交換できる仕組みを導入することで、新しい潜在顧客と接点を持つことが可能です。

※オンライン展示会について詳しく知りたい方は、ぜひ「オンライン展示会とは|一般的な展示会とどう違う?効果的な活用法を紹介!」も合わせてご一読ください。

(3)新製品発表会

新製品を発売したときの「新製品発表会」も、オンライン上で行うことが可能です。例えば、広報や開発担当による新製品のプレゼンテーションを撮影し、動画プラットフォームでリアルタイムに配信します。会場に集まれないメディア関係者や取引先にも気軽に視聴してもらえるため、製品の効果的な認知度アップが期待できます。

(4)IRイベント

最近では「決算発表会」や「経営方針発表」といった投資家向けのイベントも、オンライン上で開催されるケースが多いです。オンラインであれば投資家に会場へ足を運んでもらわなくてよいため、参加率の向上が期待できます。また、最近では「株主総会」をライブ配信し、株主にオンラインで出席してもらう企業も増えています。

(5)採用説明会

学生向けの採用説明会も、オンライン上で開催することが可能です。オンラインであれば遠方で参加が難しい人にも参加してもらいやすく、より多くの求職者に対して企業の魅力付けを行うことができます。また、スマホやPCでの動画視聴は若年層との親和性が高いため、あえてオンライン化することで参加率の向上も期待できます。

(6)社内イベント

キックオフや役員あいさつなどの社内イベントも、オンライン上で開催できます。集合型で開催する場合、会社の規模が大きいとそれだけ従業員も増えるため、会場の手配・準備だけでひと苦労です。それをオンライン化することで会場が不要になるため、手間も費用も削減でき、各拠点の従業員に無理なく参加してもらえるようになります。

オンラインイベントの配信方法とは?

オンラインイベントには、大きく分けて3つの配信方法があります。
ここでは、それぞれの特徴について紹介します。

(1)ライブ配信

ライブ配信とは、撮影している映像をリアルタイムに配信する方法です。いわゆる「生放送」なので、視聴者に臨場感を味わってもらえます。またチャットツールやアンケート機能を使えば、その場でコメントや質問を受け付けることもでき、視聴者を巻き込みながらイベントを進めることが可能です。できるだけ情報をスピーディーに伝えたい場合に適しているので、新製品発表会や代表あいさつ、業績発表会をはじめIRイベントに向いています。

(2)オンデマンド配信

オンデマンド配信とは、あらかじめ録画した映像を編集し、プラットフォーム上で公開する方法です。編集によってテロップや音楽を挿入できたり、不必要な「間」をカットできたりするため、よりクオリティーの高い映像を配信したい場合に向いています。また、時間に関係なく視聴してもらえるため、より多くの人に情報を届けやすくなるでしょう。具体的には、マーケティング用のセミナーや講演会、社員向けの研修などに適しています。

(3)バーチャルイベント

バーチャルイベントとは、インターネット上に仮想空間を構築して、その中でコンテンツを配信する方法です。展示会用の企業ブースを設置したり、スケジュールを決めてセミナーを配信したりと仮想空間内でさまざまなコンテンツを発信できます。仮想空間を構築するのに技術や時間が必要ではありますが、参加者にオリジナリティーの高い体験を提供できる方式です。具体的には、オンライン展示会や見本市、就活フェアなどに向いています。

オンラインイベントの開催に必要なツールとは?

オンラインイベントを開催するためには、どのようなツールが必要なのでしょうか。
ここでは、オンラインイベントで準備すべき4つの必須ツールを紹介します。

(1)インターネット環境

オンラインで映像・音声を配信するためには、まず安定したインターネット環境が必要になります。回線速度によっては映像が途切れ途切れになってしまうため、動画の配信に耐えられるだけの速度があるか調べておくことが大切です。また、無線では回線が安定しないこともあるので、有線LANケーブルも用意すると安心でしょう。

(2)PC

インターネットと並んで必要なのが、配信用のPCです。プレゼンター用に1台あれば配信は可能ですが、もう1台用意することで、サポート役の人がプラットフォームを操作したり、視聴者からのアンケートに対応したりできます。できるだけファイルの読み込みが早く、セキュリティ対策の施されたPCであれば、より安心です。

(3)配信ツール(プラットフォーム)

インターネット上で映像・音声を配信するには、「ウェビナーツール」や「動画配信プラットフォーム」と呼ばれる配信ツールも必要です。各社からさまざまな無料・有料のツールがリリースされているので、自社に合うものを選びましょう。できるだけ映像・音声が安定しやすく、参加者にストレスのないツールがおすすめです。

(4)その他機材(カメラ・マイク・照明)

PCの内蔵カメラ・マイクでも配信はできますが、やや映像・音声に不安が残ります。より鮮明で良質な映像・音声を届けるためには、できるだけ感度の良いマイク、解像度の高いWebカメラも欠かせません。また、配信する部屋によっては登壇者が見えにくいことがあるので、明るさを足すために照明を用意しておくと便利です。

オンラインイベントのメリットとは?

ここからは、オンラインイベントを開催することによるメリットを3つ紹介します。

(1)今までよりも広い層から集客できる

まずオンラインイベントでは、会場のキャパシティを考える必要がありません。そのため、オフラインのイベントよりも多くの人に参加してもらうことが可能です。また、会場開催のイベントではどうしても地理的な理由から、遠方の人に参加してもらえないケースがありました。しかし、オンラインイベントではインターネット環境さえあれば、どこからでも参加してもらえます。その結果、今までより広い層からの集客が期待できるでしょう。

(2)運営の手間とコストを削減できる

会場開催のイベントには、手間が非常に多いです。会場を手配したり、ブースを設営したり、スタッフに指示を出したり、参加者ごとに紙の資料を配付したりと、準備は多岐にわたります。その点、オンラインイベントならPCとインターネット環境さえ準備できれば、自宅やオフィスからでも気軽に開催可能です。そのため、煩雑な手間もかかりません。

また、会場開催のイベントでは会場費、スタッフの人件費や移動・宿泊費、資料の印刷代、ブース設営費などの費用もかかりますが、オンラインイベントなら最低限の機材費だけで配信でき、コスト削減にもつながるでしょう。

(3)参加者のデータを分析・活用できる

オンラインイベントでは、参加者のデータを得やすいという特徴もあります。例えば、参加申し込み時のフォームで個人情報の入力を必須にすれば、参加者の社名や役職、メールアドレスなどを得ることも可能です。また、アンケート・チャット機能のついた配信ツールを選ぶことで、参加者に「興味のあるテーマ」や「イベントへの感想・意見」などの質問もリアルタイムに投げかけられます。それに加えて、参加率や視聴時間などを把握できる配信ツールも多いです。このように豊富なデータを得られるので、営業やマーケティングへもつなげやすいでしょう。

オンラインイベントのデメリットとは?

逆にオンラインイベントのデメリットとは何でしょうか。
ここでは、3つのデメリットとそれぞれの解決策も合わせて紹介します。

(1)ネットワーク環境や配信ツールに左右される

オンラインイベントでは、配信者側のネットワーク環境が悪いと、「映像が途切れる」「音が聞こえにくい」などのトラブルが発生しかねません。結果、参加者の不満が高まり、期待した成果を挙げられなくなってしまいます。

そのため、できるだけ映像・音声が安定するような環境を整えることが大切です。例えば、無線ではなく有線を使ったり、回線速度をできるだけ上げたりという工夫が必要でしょう。また、実は配信ツールによっても、映像・音声の安定度は大きく変わります。次の章で詳しく解説しますが、データを一時保存しながら配信できる「ストリーミング系」の技術をベースにした配信ツールを使用するといったように、ツール選びでも十分な検討が必要です。

(2)参加者の離脱が起こりやすい

「参加してもらいやすい半面、退席もされやすい」のが、オンラインイベントの特徴です。というのも、会場開催のイベントでは、参加者が退場するにはわざわざ席を立って会場から出ていく必要があり、どうしても目立ってしまいます。その点、オンラインイベントでは、参加者はPCのクリックひとつで気兼ねなく退出できます。そのため、主催者側からすれば、せっかく集めた参加者に簡単に離脱されてしまいやすいのがネックと言えるのです。

解決策のひとつは、参加者を飽きさせない工夫をいくつも取り入れることです。例えば、アンケート機能を使って参加者にクイズを出したり、アンケート結果に対して登壇者がコメントしたりするのも有効です。また、イベントの場面に応じて画面のレイアウトを柔軟にアレンジすることで、参加者の集中力をより高められるでしょう。

(3)参加者の反応がつかみづらい

会場開催のイベントと違って、オンラインイベントでは参加者の表情や熱気が、主催者側にまで伝わりません。参加者の反応が分かりにくいため、登壇者としては「本当にこの進め方でいいのかな」「きちんと参加者に内容を理解してもらえているだろうか」と不安になり、イベントの進行がぎこちなくなってしまうこともあります。

解決策としては、チャットやQ&A機能などを使って参加者へ随時質問を投げかけ、反応を確かめることです。イベント内容についての不明点や疑問点などを参加者に教えてもらうことで、登壇者も柔軟に進行することができるでしょう。

オンラインイベントを成功させるポイント【その1:プラットフォーム選び編】

ここからは、オンラインイベントを成功させるためのポイントを【その1~3】に分けて紹介します。

まずは【その1:配信ツール・プラットフォームの選ぶときのポイント】を解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

※配信ツール・プラットフォーム選びについてより詳しく知りたい方は、ぜひ「オンラインイベントのプラットフォーム選びはここに注目!“5つ”の必須ポイントとは?」もご一読ください。

(1)映像・音声が安定している

オンラインイベントにありがちな失敗が、映像・音声の不安定さに対して参加者から不満の声が寄せられることです。そのため、できるだけ映像・音声の安定する配信プラットフォームを選んでおくことが重要でしょう。

一般的に「Web会議系」の技術をベースとした配信ツールは、音声で参加者と双方向のコミュニケーションが図れる一方で、環境によっては音声・映像が途切れやすいという特徴があります。その点、「ストリーミング系」の技術を使った配信ツールであれば、データをバッファリング(一時保存)しながら配信できるので、映像・音声のトラブルも生じにくいです。ぜひベースとなる技術もチェックして、ツールを選ぶことをおすすめします。

(2)セキュリティレベルが高い

オンラインイベントでは特に、悪意のある参加者によってイベントを荒らされることは避けなければいけません。その点、セキュリティレベルの高い配信ツールを選んでおくと、非常に安心です。例えば、特定IPアドレスからの参加をブロックできたり、参加に当たってパスワードを設定できたり、転送されたメールからは参加できなくしたりといったセキュリティ機能があると、不要な心配もなくイベントを進行することができるでしょう。

(3)参加者の利便性が高い

参加者にとって使いやすいツール・プラットフォームかどうかも、参加率を高めるためには非常に重要です。例えば、参加に当たってアプリやシステムのダウンロードが必要なツールは、申し込み自体をためらわれる恐れがあります。また、対応していないブラウザや端末が多いと、参加者を逃してしまいかねません。そのため、「参加時のダウンロードが不要」「幅広いブラウザ・マルチデバイス対応」のツールを選ぶと、非常に安心でしょう。

(4)柔軟にカスタマイズできる

オンラインイベントは、参加者に対して主催企業のことを印象づける、「ブランディング」の場でもあります。だからこそ、参加者に対して自社を魅力的にPRできるよう、デザインを柔軟にアレンジできるツールを選ぶことが大切です。例えば、視聴画面や配信メールに「企業ロゴ」を印象的に挿入できたり、ダウンロード可能なスライド資料を配置できたりと、カスタマイズしやすいツールを選ぶとイベントの効果を高められるでしょう。

(5)チャット機能がついている

参加者を飽きさせないためには、相互コミュニケーションを図ることが大切です。ただ、参加者に音声で発言を許してしまうと、その内容によっては場の雰囲気が悪くなり、イベントの進行が妨げられることもあります。そのため、参加者と“文面”によるやりとりが可能な「チャット機能」のついた配信ツールが非常に便利です。文面であれば主催者側が自由なタイミングで確認でき、返答もしやすいため、イベントをスムーズに進められます。

(6)優れたレポート機能を備えている

オンラインイベントは、開催「後」にどうマーケティング活動につなげるかが大切です。その点、配信ツール自体に優れたレポート機能があると便利でしょう。例えば、視聴時間や参加率などをリアルタイムに記録できれば、それを踏まえて次のイベントの改善につなげられます。また、参加者へのアンケート結果も管理・分析できるツールなら、開催後の工数削減を図ることも可能です。ぜひレポート機能の豊富さにも注目してみてください。

オンラインイベントを成功させるポイント【その2:コンテンツ企画編】

続いては【その2:コンテンツ企画編】と題して、オンラインイベントを企画する際のコツを紹介します。
※オンラインイベントの企画方法について詳しく知りたい方は、ぜひ「これで分かる!オンラインイベントの企画方法」も合わせてご一読ください。

(1)目的と目標を明らかにする

オンラインイベントの成果を高めるためには、まず企画でイベントの目的を明らかにしておく必要があります。例えば、セミナーであれば、「見込み顧客を新たに獲得する」「すでに顧客化している企業の満足度を向上させる」などが挙げられるでしょう。目的が明確であれば、企画内容もより考えやすくなります。またこの際、「参加者数○○人」「○○人からの反響獲得」などの具体的な達成指標も決めておくと、開催後に振り返りやすいです。

(2)ターゲットを明確に決める

コンテンツを企画する際、大切なのが「誰に向けたイベントなのか」、つまりターゲットを考えておくことです。狙った層からの集客を図るためにも、より具体的にターゲットの人物像を想定しておきましょう。イベントの分野によっても異なりますが、セミナーを例にすれば、「年齢」「性別」「在籍している会社の規模・業界」「役職」などが挙げられます。参加者層が明確に決まれば、イベントで発信する情報の内容も決めやすくなるでしょう。

(3)参加者のニーズをとらえる

オンラインイベントは参加者に「有用でない」と判断されると、簡単に離脱されてしまいます。そのため、ターゲットとなる参加者の「ニーズ(欲しがっているもの)」を満たせるような内容にしましょう。「(ターゲットとなる人物が)知りたい情報は何なのか」「逆に不要と感じさせてしまう情報は何なのか」「どんな演出・世界観ならターゲット層と親和性が高いのか」などを具体的に想定しておくと、コンテンツの内容も見えてくるはずです。

(4)時間帯やスケジュールを工夫する

オンラインイベントでは、できるだけターゲットとなる層が参加しやすい時間帯を選びましょう。例えば、ビジネス系のセミナーであれば、仕事中に見てもらえる可能性も高いので、平日の日中でもいいかもしれません。逆に趣味系のイベントであれば、多くの人にとって土日・夜間の方が都合も合うと考えられます。このようにターゲット層のライフスタイルや生活動線を意識してスケジュールを組むことで、より参加率を高められるでしょう。

オンラインイベントを成功させるポイント【その3:準備・当日の運営編】

最後は【その3:準備・当日の運営編】をテーマに、オンラインイベントを成功させるポイントを紹介します。
※オンラインイベント成功のコツについてさらに詳しく知りたい方は、ぜひ「需要が高まっている「ウェビナー」を成功に導く鍵とは?ウェビナーの成功事例と共にご紹介」もご一読ください。

(1)集客に注力する

せっかく魅力的なオンラインイベントを企画しても、開催自体が知られていなければ意味がありません。そのため、少なくとも開催1ヶ月前には集客をスタートさせましょう。例えば、告知用のランディングページを作ってホームページにリンクを貼ったり、SNSでURLを投稿したり、バナー広告を出稿したりという方法があります。ちなみにSNSを活用する際は、オリジナルの「ハッシュタグ」を作ると、開催前から盛り上がりを醸成できます。

(2)マネタイズ方法を考える

オンラインイベント自体で収益化を図りたい場合は、マネタイズ方法も考えましょう。例えば、専用のサービスを活用して「有料チケット」を発行し、販売する方法です。また、イベントそのものは無料で開催して、参加者に任意の金額・タイミングで課金してもらう「投げ銭」のシステムを活用するケースもあります。イベント内容との親和性や各方法の集客率の違いなども考慮しながら、最適なマネタイズ方法を選ぶことが大切です。

(3)リハーサルは入念にする

オンラインイベントでは、予期せぬトラブルが起こると参加者に離脱される可能性が高まります。だからこそ、事前に複数回リハーサルを行い、トラブルの芽はあらかじめ摘んでおくようにしましょう。特にネットワーク環境は、映像・音声のトラブルを起こす原因になるため、入念にチェックが必要です。また、「参加者から質問を受け付ける時間」「アンケートを実施するタイミング」なども確認しておくと、当日スムーズに進行できます。

(4)参加者を飽きさせないよう工夫する

オンラインイベントは「視聴しているだけ」になってしまうと、参加者の集中力が続きません。そのため、主催者としてできるだけ参加者を巻き込むような仕組みを取り入れましょう。例えば、チャット機能で質問を受け付けたり、アンケートで4択クイズをしたり、参加者からのコメントを受け付けたりという工夫が挙げられます。その際「コメントをピックアップする役」「チャットを確認する役」など、役割も決めておくとスムーズです。

(5)アンケート・データを活用する

参加者へのアンケートを実施することで、イベント内容への貴重な意見・感想をもらえるため、次回に向けた改善に役立ちます。アンケートの機能は、配信ツールによってさまざまです。例えば、イベント中・前後にいつでもアンケートを実施できたり、リアルタイムに結果を表示させたりと機能が充実したものを選ぶようにしましょう。

また、企業向けのセミナーは特に、開催後のマーケティングが重要です。だからこそ、「CRM(顧客管理ツール)」や「MA(マーケティング自動化ツール)」と連携できるような配信ツール・プラットフォームを選ぶようにしましょう。参加者のデータをそのまま営業・マーケティングに活かせるため、後工程も非常にスムーズです。

(6)アーカイブを活用する

オンラインイベントの配信ツール・プラットフォームによっては、イベント時の映像を記録し、そのまま「アーカイブ」として配信することも可能です。たとえリアルタイムに視聴できなかった参加者にも、あとから何度でも見直してもらえるため、よりイベントの成果を高めやすいでしょう。また、配信ツールによっては字幕を入れたり、尺を短くしたりと簡単に映像を編集できるものもあるので、ツール選びの際に注目してみてください。

(7)不安な場合はプロを活用する

オンラインイベントの開催が初めての場合、「何から準備したらいいのだろう」「当日トラブルが起こらないだろうか」と不安になってしまうかもしれません。だからこそ、最初の開催時には外部の専門企業にサポートしてもらうことも大切です。配信ツールの提供会社によっては、当日のセッティングや進行をすべてサポートしてくれる会社もあります。まずはプロから手ほどき・支援を受けることで、イベントの成功にもつなげられるでしょう。

ちなみに当社のオンラインイベント配信ツール『GlobalMeet® ウェブキャスト』でも、「マネージドプラン(フルサポート)」というプランを用意しています。専門のサポートスタッフがイベント準備からイベント後の対応までトータルでサポートしますので、当日も安心してイベントを開催できます。初めてのオンラインイベントで不安な際には、ぜひお気軽にお声がけいただけると幸いです。

※『GlobalMeet ウェブキャスト』について気になった方は、ぜひ「プロ品質のウェビナーオンラインイベントを手軽に実現」も合わせてご一読ください。

まとめ

オンラインイベントの成功は、ツール選びにかかっていると言っても過言ではありません。失敗リスクを軽減させるためにも、ぜひ映像・音声が途切れにくく、参加者にストレスの少ないツールを選ぶことをおすすめします。

当社のオンラインイベント配信ツール『GlobalMeet ウェブキャスト』なら、ストリーミング形式のため映像・音声が安定しており、配信トラブルのリスクを軽減可能です。かつ、参加者にツールやアプリをダウンロードしてもらう必要がないので、参加者のストレスも軽減でき、集客にも非常に効果的です。オンラインイベントのプラットフォーム選びに迷った際には、ぜひ一度お気軽にご相談ください。

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