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Web会議コラムiPad対応とOutlookカレンダー連携でさらに使いやすくなったGlobalMeet コラボレーション

 

働き方の多様化が進む昨今、Web会議にはモバイル端末からの操作性がより求められるようになっています。Web会議の魅力は場所を選ばず参加できるという点ですが、利用端末によって表示や機能が異なるケースも多く、タブレットでの使用感には不満のある人も多かったのではないでしょうか。

GlobalMeet コラボレーションでは、iPadでもPCと同様のインターフェースを導入し、上記の不満を解消しています。また、Microsoft Outlookカレンダーとの連携もさらに強化されたため、これまで以上の使いやすさを実現しています。

今回は、それぞれの新機能の特徴および活用例をご紹介していきましょう。


iPad対応の強化

新バージョンのモバイルアプリの大きな特徴の一つは、iPad用のインターフェースがPC用のインターフェースと統一された点にあります。オフィスにいても外出先でも同様の操作感でGlobalMeet コラボレーションを利用できるようになりましたから、はじめてiPadから会議に参加する際にも戸惑うことはありません。「操作に気を取られて大事な部分を聞き逃す」というリスクを軽減することにも繋がるでしょう。

例えばiPadからGlobalMeetコラボレーションの会議に参加した場合、プレゼン資料を表示したまま誰が参加しているか確認できたり、チャットを同時進行で進められたりと、一画面内に表示される情報量も増えました。iPadからでも、今まで以上に会議に集中して臨むことができるはずです。

GlobalMeet コラボレーションをiPadで利用するメリット

 

●リモートワークとの相性がより良好に

iPadとPCのインターフェースが同様ということは、会議中の思考の動きや操作に費やす時間にも差がなくなるということです。新しいインターフェースによって、GlobalMeet コラボレーションは「どこにいても同じように使えるWeb会議」になったとえいます。リモートワークをより推進しやすい環境が実現できます。

●外出時の急な会議にも対応

すべてのビジネスパーソンが常にPCを持ち歩いているわけではありません。たとえPCが手元にあるとしても、移動中の車内などPC操作が難しい状況は多々考えられるでしょう。外出中に緊急の会議が入った場合には、モバイル端末で対応しなければならないケースがあるはずです。GlobalMeet コラボレーションの新バージョンモバイルアプリであれば、iPadしか手元にない場合でもいつもと同じ使用感でWeb会議に参加することが可能です。


●顧客対応にも柔軟に利用可能

Web会議システムは、カスタマーサポートや営業といったシーンでも活躍するツールです。その場にいる担当者が即答できないような質問が寄せられた際には、Web会議を通じて責任者と直接会話してもらうことで、問題の先送りを防ぐことができます。iPadであれば手軽に持ち運ぶことができますから、顧客対応の際にはこれまで以上にスムーズな対応をすることも可能でしょう。

進化したOutlookカレンダー連携

Outlookカレンダーとの連携は、以前からGlobalMeet コラボレーションの強みのひとつでした。会議のスケジューリングや招待状の作成などはすでに実装されていましたが、今回の新機能では、その連携がさらに強化されています。

新たな機能のひとつは、GlobalMeet コラボレーションの会議画面から参加者の出欠確認が行えるようになった点です。ウィンドウを行ったり来たりすることなく、GlobalMeetの会議画面だけでメンバーを管理できますので、作業が効率的になるだけでなくケアレスミスを防ぐことにも繋がるでしょう。

また、欠席者がいる場合には録画を促してくれる機能もつきました。録画データのタイトルにはOutlookカレンダーで設定した会議名が自動的に入力されるため、管理者・参加者の双方にとって親切な設計となっています。さらに、録画リンクの送り先の指定もより便利になっていますので、煩雑な事務作業に時間をとられずに済むようになりました。

Outlookカレンダー連携の活用例

●招待から出欠管理までを一元化

利用するアプリケーションや作業工程は、増えれば増えるほどミスのリスクも高まります。Outlookカレンダーとの連携が強化されたGlobalMeet コラボレーションであれば、Outlookアドインのインストールによって会議の招待から出欠確認まで手軽に行うことが可能です。

●録画を忘れる心配がない

録画機能はいまやWeb会議に不可欠の機能ですが、つい録画するのを忘れてしまうこともあります。その点、出欠状況に応じて自動的に録画を促してくれるGlobalMeet コラボレーションであれば、大事な会議の録画を忘れる心配はありません。録画を共有することで情報共有を徹底させ、のちのちのトラブルを未然に防ぐことにも繋がります。

●社内報告会議など、参加者が多い場合も録画の送付などをより簡単に

大規模な会議の場合には、録画後の事務作業も一苦労です。招待者の中から欠席者だけを選んで動画を送付するためには、多くの時間と労力を費やさなければならないからです。しかし、Outlookカレンダーとの連携が強化されたGlobalMeet コラボレーションであれば、わずか数クリックのみで欠席者だけに動画リンクを送ることが可能となりました。事後処理に何時間も奪われる必要はもうありません。

 

まとめ

Web会議の活用によって得られるメリットとしては、「場所を選ばず会議ができる」ことと、「業務効率化に繋がる」ことの2点がしばしば挙げられます。今回の2つの新機能は、それぞれのメリットをより補強するものだといえます。

iPad対応によって、GlobalMeet コラボレーションではどこにいてもPCと同様の環境でWeb会議に参加できるようになりました。今後は多様化する働き方にもより柔軟に対応することが可能になるでしょう。また、Outlookカレンダーとの連携強化により、主催者の作業負担はこれまで以上に軽減されることとなります。その分、生産性もさらに向上することが期待できるはずです。

発売当初からシンプルで使いやすいことが魅力のGlobalMeet コラボレーションは、今回の機能追加によってさらに使いやすくなりました。新たにWeb会議の導入を検討する際には、ぜひ候補に入れてみてはいかがでしょうか。


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