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Web会議コラムWeb会議システムを無料で使用する上で、チェックすべきポイントとは?

 

最近ではコロナウイルス感染症の影響によって、在宅勤務やテレワークに対応するためにWeb会議ツールを導入する企業が急増しています。

しかしこれまでWeb会議を実施したことがない企業が初めて導入する場合は、ハードルが高い場合もあります。
Web会議ツールの導入を慎重に進めるために「いきなり有料版を導入するのは心配」「時間がないのでとりあえず無料版を利用したい」と考える企業は多いのです。

この記事ではWeb会議をビジネスで利用する場合について、無料版でよくある課題や、気をつけたいポイントについて紹介していきます。

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ポイント1.音質・安定性

Web会議のツールを選ぶ際、映像の品質に注目しがちですが、実は映像よりも音声の品質の方が大事なのです。
音声品質が悪いと会話がなりたたなくなり、コミュニケーションがうまくできません。
こうなっては会議が進行できなくなり、最悪の場合、会議を中止せざるを得なくなってしまいます。

無料版のWeb会議ツールには、音声接続の安定性が悪いものがあり、会話の途中で音声が途切れたり、周りのノイズを多く拾ってしまうことが多々あります。
このような音質の悪さが問題となり、無料版を使っていたけれど有料版に切り替えるというケースは少なくありません。

このようにWeb会議において接続の安定性はとても重要ですが、ネットワーク環境が悪い参加者とのコミュニケーションでは、音声が途切れて会話が十分にできないどころか、音声接続自体がうまくいかないことがあります。
このような場合、電話音声でも接続できるWeb会議ツールであれば、安定した通話が可能です。
Web会議ツールの中にはPC音声(VoIP)でしか接続できないものもありますが、電話音声でも接続できるツールであれば、参加者の環境に合わせて音声接続方法を選択し、スムーズに会議を進行できるのでおすすめです。

JDパワーの調査データによると、日本においてWeb会議ツールの利用中に起きた問題で最も多かったは「音声が聞き取りにくい」(29%)というトラブルで、次に多いものでは「途中で接続が切れる」(19%)となっています。

この調査データから、Web会議で最も問題となることが多いのは「音声」に関する問題であることがわかります。
Web会議においては音質や接続の安定性がとても重要なのです。

引用:https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000049.000042677.html

ポイント2.使いやすさ

 

導入するWeb会議ツールは、初心者でも簡単に使えるツールであることが大切です。

Web会議ツールを導入した企業では「導入したのに、使い方が難しいせいで実際にはほとんど使われていない」というケースもあります。

導入したWeb会議ツールの使い方が難しいと、企業のIT部門への問い合わせが増えて、IT部門の負担が増えてしまいます。

生産性を高めるためにWeb会議を導入したのに、こうなっては逆効果になってしまうので、操作方法が簡単で使いやすいツールを選ぶことが大切です。

使いやすさにおいては、操作方法が簡単かどうかに加えて、接続方法が選べるかどうかも要チェックです。
ブラウザでの接続、電話音声での接続、マルチデバイスで接続可能など接続方法が選べるかも確認しましょう。

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ポイント3.機能

ほとんどの無料版Web会議ツールは、利用できる時間、人数、機能に制限があります。
そのため実際にビジネスで利用する場合を考えて、ニーズを満たせるかどうか確認しておく必要があります。

専用のアプリをダウンロードすることなくブラウザで使えるツールだと、社員が自宅のパソコンからWeb会議へスムーズに参加できるのでおすすめです。
また顧客や取引先との会議の場合、参加者にアプリをダウンロードしてもらう手間がかからずスムーズです。
ただし、ツールによっては、ブラウザで接続した際に使える機能が限られてしまうものがあるので要注意です。ブラウザでも必要な機能が使えるか確認しましょう。
さらに、外出先からWeb会議へ参加することが予想される場合は、モバイル端末でも手軽に接続できるツールを選ぶと便利です。

また、無料のツールにはセキュリティ面が十分でないものもあります。
きちんと暗号化されているか、会議をロックできるか、許可した参加者のみ接続させることができるかなど、必要なセキュリティ機能があるかも確認しておきたいポイントの一つです。

ポイント4.サポート

サポートが受けられるかどうかもWeb会議ツールを選ぶうえで重要です。
無料のツールは管理部門・エンドユーザーともにサポートが受けられない場合があります。
サポートが受けられないと、IT部門などの管理部門に問い合わせが集中して負担が増えてしまいますので、サポートが受けられるかどうかも必ずチェックしましょう。

まとめ

Web会議ツールは自社に合ったツールを導入することが大切です。
今回ご紹介した内容を参考に、自社でWeb会議ツールを利用する目的などを考慮しながら最適なツールを選びましょう。

また、無料のWeb会議ツールに不安がある場合は、有料ツールの導入を検討してみてください。

有料ツールの導入を検討する場合は、今回ご紹介した内容を考慮して選び、導入する前に無料トライアルなどで実際に利用して使用感を試してみることをおすすめします。

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 Web会議選定・導入で外してはいけない5つのポイントとは

1. 音声品質

2. 操作性

3. 機能性・利便性

4. コスト

5. サポート


無料版Web会議ツールはコストの面ではお得ですが、音質・接続・セキュリティ面等に不安が残ります。
有料版Web会議ツールであれば、音質が良く接続が安定していてセキュリティ面も安心ですので、ビジネスで継続的に利用する場合は、有料版Web会議ツールの導入をおすすめします。

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