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Web会議コラム

会議やプレゼンテーションを円滑に進めるためには、資料による補足が不可欠です。耳だけで聞いた情報はどうしても記憶に残りづらいですし、いらぬ誤解を招くおそれもあるでしょう。目に見える形で要点をまとめておくことで、議題についてより深く考えを巡らすことが可能になります。

Web会議においても、資料共有は欠かすことのできない機能です。従来の対面式の会議のように事前にプリントアウトしておく必要がありませんから、会議の質だけでなく労力やコストの削減にも期待できます。

そこで今回は、GlobalMeet コラボレーションの便利な機能「ファイルプレゼンテーション」機能についてご紹介します。

Web会議において資料を共有する方法としては、おもに以下の2つの方法があげられます。

1. 資料を事前に送付しておく

この方法のメリットは、事前に参加者全員が内容を予習できるという点です。意見やアイディアを出し合うことが主目的の場であれば、議題について考える時間をより長くとることができますから、プラスにはたらくシーンも多いでしょう。

しかし、ファイルの種類によっては閲覧できないデバイスが出てくる可能性もありますし、会議中に参照してもらう際のナビゲーションも困難です。また、プリントアウトの手間こそないものの、事前の準備にはある程度の時間がかかってしまいますから、Web会議ならではの強みを生かした方法とはいえません。

2. スクリーンシェアで画面まるごと共有

Web会議において主流といえるのが、この方法です。画面をそのままシェアするため事前の準備は不用ですし、注目してほしい箇所をマウスポインタ等で示すことも簡単ですので、生産性の高い会議を実現できるでしょう。

しかしながら、発言者以外は一方向的に資料を見るだけなので、資料を読み返しながら理解を深めるという紙の資料のような使い方も難しいでしょう。

上記2つの方法はそれぞれメリットもありますが、Web会議の生産性や資料の使い勝手を考慮すると、必ずしもベストな方法とは言えないのが実情です。そこで、GlobalMeet コラボレーションのファイルプレゼンテーション機能を活用してみましょう。

GlobalMeet コラボレーションのファイルプレゼンテーション機能は、単なる一方通行のスクリーンシェア機能ではありません。ファイルそのものを共有し、別の参加者が簡単な操作をすることもできますので、会議の目的や参加者の顔ぶれに合わせて、より効果的に資料を活用することができるでしょう。

たとえば、主催者から権限を付与された参加者が、他ユーザが共有しているファイルを操作することが可能です。紙の資料と同じように、気になる箇所を読み返しながら会議を進められますから、より奥行きのある議論を実現できるようになるでしょう。

また、ウェブカメラ画像と資料を同時に表示することができますので、資料だけでなくお互いの表情も見ながら、よりスムーズに会議を進めることができるはずです。

PowerPointやPDFといった、ビジネスシーンで利用される機会の多いファイルに広く対応しており、共有されたファイルはスマートフォンからも閲覧できますので、「時間や場所を選ばず使える」というWeb会議ならではの強みを損なうこともありません。

ファイルプレゼンテーション機能によって、GlobalMeet コラボレーションの活躍の場はさらに広がります。

Web会議の活用事例としてよく挙げられるのは研修への応用ですが、GlobalMeet コラボレーションであれば、Excelなどの操作を実際に見せながら研修を実施することも可能です。多人数を相手にした遠隔研修を、より実践的な内容へと発展させられるでしょう。

また、PowerPointのファイルを共有できることから、遠隔でのプレゼンテーションにも適しています。個人的なメモは自分しか閲覧できませんので、外部向けのプレゼンテーションであってもセキュリティ面の心配をすることなく活用していただけます。

画面共有機能による資料共有は手間がかからず便利ですが、一方的に見せられるだけではせっかくの資料も充分に活用することはできません。かといって、事前に資料をダウンロードしてもらうとなると参加者への負担が増しますし、Web会議ならではの効率性が損なわれてしまいます。

GlobalMeet コラボレーションのファイルプレゼンテーション機能は、その双方のメリットを併せ持った資料共有機能です。より利便性・操作性の高いWeb会議システムをお探しの際には、GlobalMeet コラボレーションをぜひご検討ください。

電話会議・ウェブ会議・ビデオ会議を1つのプラットフォームで行えるGlobalMeet コラボレーションを無料でお試し使用出来ます。

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