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Web会議コラム

遠方拠点との共同業務の効率アップを目指す！解決すべき3大課題とは？

例えば東京拠点と大阪拠点、名古屋拠点のメンバーが集まる営業戦略会議。どこに集まりますか？　それとも電話会議で行いますか？

関係者が膝を突き合わせて議論ができる対面会議なら、その場での意思疎通と決定がスムーズに運びます。でも、会議のたびに遠方に出張していては、業務効率がよくありません。旅費や宿泊費など会議招集のためのコストもさることながら、移動中の時間のロスと、ホーム拠点にキーマンが不在になることも問題です。「電話会議」はこの課題を解決し、情報共有や事実確認に有効ですが、対面会議とは役割が違います。会議開催場所との「距離」と、移動に必要な「時間」と「コスト」の問題さえなければ、対話や議論を深めて目的達成への効率アップと意思決定のスピード化ができるはずなのですが……。

皆さんの会社には　「会議が必要な時にすぐ開催できない」「移動時間とコストのロス」「多拠点・多部門のメンバーだと気軽に招集できない」といったお悩みはありませんか？

課題1 時間と距離という制約をはずして、必要な時にすぐ議論ができる環境が欲しい。

時間と距離という制約をはずして、必要な時にすぐ議論ができる環境

・複数拠点に分散するメンバー招集に手間とコストがかかる。
・必要なときに議論できる場が欲しい。

1つの事業のキーマンが国内外の拠点に分散していることはしばしばあります。その環境下で対面会議を招集するには、スケジュール調整や交通手段の手配、宿泊施設の確保など、さまざまな手間がかかります。定例会議ならいざ知らず、必要に応じて会議をタイムリーに開催するには思いのほかコストも労力もかかるのが実情です。

参加者にとってもそれは同じで、会議そのものは大事でも、そのための移動時間は「ロス」でしかありません。また拠点の管理者不在状況が生まれることも大きな問題です。
迅速な意思決定が必要なのに、「時間と距離」にブレーキをかけられたり、業務効率を落としてしまったりする状況にお悩みではないでしょうか。そうした問題を解決できるよう、会議への参加負担を軽くし、対面会議と同等の議論の場を設ける必要があります。

課題2 管理責任のある仕事が山積みなのに遠方の会議に出席……大丈夫だろうか？

・会議出席のための移動時間が惜しい。
・管轄業務の繁忙期に停滞が心配。
・出張中の現場の指揮は誰がとる？

会議の必要性は重々認識していても、現場で采配を振るう立場では、一時も現場を離れたくはないものです。担当部署での仕事がただでさえ多忙なのに、会議のために遠方に出張しなければならないと、その移動時間はほぼロス時間。携帯電話やメールで現場からの報告を聞いたり指示することはできても、確実な意思決定ができるだけの情報が足りず、あとでトラブルのもとになることも。

スケジュール管理を周到にしておけばよいとはいうものの、会議は定例会議ばかりではありません。突然、別プロジェクトから出席を求められたり、部下の会議に同行を求められたり。時には自分のプロジェクトのために急遽、他拠点の人を会議に呼び出すこともあります。会議のための移動時間が、業務を圧迫してはいないでしょうか？　自分にも関係者にも、移動の負担がかからない会議にしたいものです。

課題3 議題に本当にふさわしいメンバーが、参加してくれているだろうか？

・業務効率向上にも会議を役立てたい。
・多部署、多拠点のメンバーを集めたい。
・必要な都度、参加を呼びかけたい。

会議が必要なのは、経営や営業戦略などに関わるものばかりではありません。日々の業務の進捗確認や課題・問題の報告、問題解決のための議論などは日常的に必要です。特にプロジェクト方式での仕事では、そのときどきの必要に応じて別々の関係者を集めた報告や議論が必要になります。チームメンバーが多拠点、多部署に分散しているときは、メーリングリストや電話会議などが利用されていますが、より素早い意思決定のためには対面会議に勝るものはありません。

でも、必要な時に適切なメンバーがすぐに会議を行う拠点に集まってもらえるとは限りません。また、いつものメンバー以外の専門スタッフに急遽参加して欲しい時もありますが、「忙しい」「時間がない」という理由で断られてしまい、議論が深まらずに終わることも少なくありません。適切なメンバーに声をかけ、また気軽に集まってもらえる、移動時間などを気にする必要がない「効率的な会議開催環境」があると便利です。

まとめ Web上で多拠点・他部署を結び、誰でも簡単に参加できるWeb会議で解決。

・対面会議と同等以上の効果を発揮。
・多拠点・多部署間・社外ともいつでも会議。
・メンバーの参加負担は最小限。

以上のような課題にすべて答えられるソリューションが「Web会議」です。Web会議は、会議のメンバー1人ひとりが自分のPCの前に座り、ネットワークで結ばれた各メンバーの顔を画面で見ながら話ができる仕組みです。会議の参加者は、どこにも移動することなく、複数の遠隔拠点や別フロアの社員などを自由に招集して、各自/各拠点のPCから参加してもらえます。お互いのPC画面の共有や、関連資料の同時閲覧なども行え、合わせて相手の表情や身振り手振りを見ながら会話することで、本当に相手と対面しているような感覚で対話ができます。そのため、複数の参加者の意思疎通が進み、議事進行はスムーズになります。

もちろん会議は参加者と進め方次第ですが、Web会議の上手な活用で「意思決定の迅速化」と「業務効率アップ」が図れます。次回からは、Web会議導入成功事例を順次紹介していきます。

PGi では、Web会議サービスや電話会議サービスを活用したテレワークの事例や活用方法をご紹介しています。Web会議サービスや電話会議サービスの概要から具体的な活用方法まで、専門スタッフが丁寧にご説明します。お気軽にお問い合わせください。

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