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電話会議の費用を抑えるコツとポイント
業種・職種を問わず、ビジネスの利益を最大化するためには、コストカットが必須です。一方で、目先の数字にとらわれると、必要なはずの費用まで削ってしまい、かえって業務の効率性を損なう結果にもなりかねません。削ってもよい部分と削ってはいけない部分とを、冷静に切り分けることが必要です。
電話会議の費用を抑えたい場合には、まず電話会議システムの料金体系と、現状の電話会議の運用実態をしっかりと理解・把握しましょう。このコラムでは、電話会議の費用を安く抑えるためのコツと、その実現に役立つリーズナブルな電話会議システム「 GlobalMeetミーティング」の料金体系をご紹介します。
●定額制・従量課金制
一般的に電話会議システムの課金体系は、「定額制」「従量課金制」に分類することができます。
定額制は、毎月決まった金額を支払う料金体系のこと。どれだけ利用しても支払額が一律だというメリットをもつ一方、ほとんど利用しなかった月があった場合でも、同じ金額を支払わなければなりません。
従量課金制は、利用時間に応じて課金される料金体系のことです。利用回数が少なければ少ないだけ、費用を安く抑えられるのがメリットですが、逆にたくさん利用した月には高額の支払いになってしまう可能性もあります。
●オプションによる課金
実際に電話会議を活用するにあたっては、料金体系はもう少し複雑なものになります。その原因は、オプション機能の存在です。
たとえば、高品質音声の利用や同時接続数の追加といった便利な機能は、提供する会社によっては、基本プランに含まれていないことがあります。この場合、もしそれらの機能を利用したければ、別途オプション料金を支払わなければなりません。
基本プランにどこまでの機能が含まれるかは、各サービスによって異なりますので、オプション料金まで考慮すると、料金比較は複雑になることもあります。一見すると安そうに見えるサービスでも、必要なオプションを次々に追加していくと、結果的に割高になってしまうこともあるでしょう。
●会議の頻度・長さは？
どのような課金体系が適しているかは、現状での電話会議の使用頻度や、接続時間の長さを参考にしましょう。
電話会議を活用する機会が多い職場であれば、使い放題の定額制を選ぶことで、費用を抑えることができます。反対に、固定メンバーでの定例会議以外にはほとんど利用しないという場合には、従量課金制でも料金はさほど嵩まないはずです。
●必要な音声品質は？
電話会議は音声だけに頼ったコミュニケーションですから、音声品質にもこだわる必要があります。言葉を正確に聞き取りづらいようでは、ビジネス用途では役立ちません。
たとえば、社内の小規模な会議に使うのであれば、音声の質が多少低くても意思疎通は不可能ではないでしょう。前提知識を共有できていますから、聞き取りづらくても言葉を類推できますし、不明点はメールなどで確認することもできます。
しかし外部との商談やミーティングでは、会ったことがない相手と話す場合もあります。コミュニケーションの齟齬は、信用問題にも繋がりかねませんので、外部とのやりとりに利用することが多いようであれば、オプション課金をしてでも、よりクリアな音声を用意したほうがよいでしょう。
もちろん、社内の会議であっても、生産性をより高めるためには、高音質であることに越したことはありません。
●会議の参加人数
電話会議の料金は、会議の規模によっても変動します。大規模な会議やセミナー、勉強会などに使うとなると、同時接続数を意識する必要が出てきます。
電話会議の同時接続数は、提供する会社によって10名程度の規模から100名以上の規模までさまざまです。大人数の参加を前提として電話会議を導入する際には、なるべく基本プラン内での同時接続数が多いサービスを選びましょう。
PGiが提供するオンライン会議サービス「 GlobalMeetミーティング」は、業界最安値の電話会議システムです。しかし決して安さだけを売りにしているわけではありません。ここまでご紹介してきたポイントをクリアした上で、なおかつ安価に利用できるという点が強みです。
1. 安心の定額制で高品質な音声
GlobalMeetミーティングでは、業界最安値の定額制料金プランを採用しています。スタンダードプランとプレミアムプランの2種類から選んでいただくことで、利用形態に応じたリーズナブルな運用が可能です。
音質に関しても、ローカルアクセスポイントが充実している GlobalMeetミーティングなら、高音質な会議を実現することが可能です。もちろん、追加料金はかかりません。
2. VoIP（PC音声）、コールイン・コールアウトへ簡単切り替えも可能
費用を重視するあまり利便性を損なうようでは本末転倒ですが、 GlobalMeetミーティングはリーズナブルであるにもかかわらず機能面も充実しています。VoIP音声への切り替えや、ダイヤルイン・ダイヤルアウトも簡単に行うことができますので、実用面で困る心配もありません。
3. 最高125名までの同時接続
GlobalMeetミーティングは、国内最大規模となる125名までの同時接続が可能です。この規模であればセミナーや勉強会にも充分に対応できますので、用途に縛られず幅広く活用することができるでしょう。
電話会議システムは、交通費や移動時間の節約に繋がり、業務の生産性向上に役立ってくれるツールです。さらなるコスト削減を図るのであれば、いかに必要な機能を削らずに、費用を抑えられるかを重視するといいでしょう。
GlobalMeetミーティングは、安価でありながら機能が充実しており、料金体系もわかりやすい電話会議システムです。遠隔会議のコストカットをお考えの際には、ぜひ GlobalMeetミーティングの導入をご検討ください。
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