TOP > Web会議コラム一覧 > Cisco Webex Meetings:参加者の管理と

Web会議コラム

Web会議コラムCisco Webex Meetings :参加者の管理と参加方法


Web会議システムのメリットというと、「時間・場所を気にせず会議を開催できる」という点ばかりがピックアップされがちです。たしかにこの点も大きいのですが、「参加者の管理が簡単である」という面も見落としてはいけません。

Web会議には多くの人が参加するケースが多くあります。社内会議でも数十人、セミナー等に利用する場合には数百人単位のプレゼンターや受講者が関わってくることもあるでしょう。これだけの人数の参加者を管理するのは大仕事です。会議が近づくたびにほかの業務が滞ってしまいがちだという担当者は多いのではないでしょうか。

しかしそんな大変な作業も、Webex Meetingsであれば数クリックで簡単に行うことができます。参加者側から見ても出欠確認などの煩わさしさから解放されるということですから、双方にとって会議の生産性アップに繋がるでしょう。

そもそもWebex Meetings にはどれくらい参加者を追加できるのか?

Webex Meetingsは、少人数のミーティングから大規模なセミナーまで、プランによって幅広い用途に対応しています。

従来のような会場型の会議では、参加人数にはどうしても物理的な制約がありました。直前になって急遽参加者を増やしたいと思っても、会議室のキャパシティを超える人数を収容することは不可能ですし、何らかの事情で当日来られなくなってしまった人が続出しても、一度予約した会場をキャンセルするわけにはいきません。

それに対してWeb会議は、あくまでもバーチャルな会場で開催される会議です。必要に応じて柔軟に参加人数を増減させることができますので、気軽に会議を開催することが可能です。

最大200名まで参加できる Webex Meetingsであれば、社内会議はもちろんセミナーなどにも活用することが可能です。さらに大人数の参加者を集めたいのであれば、プランやオプション次第で最大3,000名まで参加することもできます。

 

 

開催側: 参加者の招集・管理に手間がかからず生産性アップ

とはいえ、実際に数千名もの参加者が集まるとなると、開催者側が頭を悩ませるのは「いかにして参加者を管理するか」という点です。

身内だけが参加する10人程度のミーティングであれば、個別にメールを送ってやりとりすることも可能でしょう。しかし数百人以上の規模ともなると、手動で連絡するのは到底現実的ではありません。まして大規模な会議の場合には、居住地も所属先もばらばらの参加者が集まることも多いでしょう。個人情報に配慮しながら参加者の管理をするというのは、なかなか難題です。

その点Webex Meetingsは、参加者の管理はブラウザ上で簡単に行うことができます。会議開催の告知はURLリンクを張った招待メールを一括送信するだけで済みますし、出欠確認やリマインドにも対応しています。また、定例ミーティングの場合には予定のくりかえし設定もできますので、参加者の管理に費やす時間や手間を大きく削減することができるでしょう。

 

 

参加側: コストをかけず簡単に参加できるので生産性アップ

それでは、参加者側から見たWebex Meetings のメリットはどういった部分なのでしょうか。

まず大きいのは、会議に参加するために特別なプロセスを踏まなくてもよいという点です。Webex Meetingsはブラウザ上で作動するWeb会議システムですので、専用ソフトをわざわざインストールする必要がありません。開催者から送られてくるリンクをクリックすれば、それだけですぐに会議に参加することができます。最低限のネットリテラシーさえあれば、専門知識は不要です。

参加にあたっての費用がかからないというのもWebex Meetingsの強みでしょう。システムの利用料は開催者が支払いますので、参加者は無料で会議に出席することが可能です。対応デバイスもPC、タブレット、スマートフォンと幅広く、OSを選ぶこともないため、日頃使っている機器をそのまま利用できます。使い慣れているデバイスであれば操作に悩むこともないので、余計な労力を使う心配もありません。

もちろん会場に行くための交通費や移動時間もかかりませんので、会議に参加するためのコストは時間的にも経済的にも最小限に抑えられるといえるでしょう。

 

 

まとめ

Web会議の生産性向上の鍵は、いかに参加者の管理を効率化できるかにかかっています。Webex Meetingsであればわずか数クリックで会議への招待・参加が可能ですから、開催者・参加者のお互いにとって時間・手間の節約となるでしょう。

PGiが提供するWebex Meetingsであれば従量制と定額制の2パターンを用意しています。用途や利用頻度、予算に合わせて柔軟な設定ができますので、生産的かつ効率的な会議の実現に大きく役立てるはずです。

そうして浮いた時間や予算をほかの業務にまわせば、会社全体の生産性向上にも繋がるでしょう。現状の会議・ミーティングのありかたの見直しを検討しているのであれば、ぜひPGiのWebex Meetingsも候補に入れてみてはいかがでしょうか。

⇒Cisco Webex Meetingsの詳細はこちら

⇒お問合せはこちら


用途に応じた製品が
見つかります

課題・目的別の
製品一覧ページはこちら

製品のカタログは
こちらからダウンロードいただけます

製品・カタログの
ダウンロードはこちら

まずはお気軽にご相談ください
 

お問い合わせはこちら

その他のWeb会議・電話会議お役立ちコラムその他のWeb会議・電話会議お役立ちコラム