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Web会議コラムオンラインイベントとは? オンラインイベント開催未経験者向けに、背景と活用シーンをご紹介

新型コロナウイルスの影響下では、様々なことがオンラインで行われるようになってきています。

中でも三蜜の状況になり、特に感染リスクが高くなる「イベント」は、相次いで中止されています。
このような状況において、展示会や説明会など様々なイベントがオンラインで実施できる「オンラインイベント」に注目が集まっています。

今回はオンラインイベントについて、種類や背景、活用シーンなどについてご紹介します。

オンラインイベントとは?

 

オンラインイベントとは、会場に集まらずにオンライン上で開催するイベントです。

今までのイベントをオンラインで行うことで、新型コロナウイルスの感染防止対策になります。
従来の会場開催型のイベントでは立地や収容人数の問題で参加できる人が制限されるなどの問題がありますが、オンラインイベントではそれらが解決できます。

まずはオンラインイベントの配信形態について、特徴と導入例をご紹介します。

1.オンデマンド配信

オンデマンド配信では、オンライン上で様々な映像コンテンツを配信し、視聴者がいつでも見たい時にコンテンツを見ることができます。説明や講義などと相性がよく、下記のような場面で多く利用されています。

導入シーン例
• セミナー
• 講演会

2. ライブ配信

ライブ配信では、リアルタイムで撮影している映像をオンライン上で配信します。
視聴者はリアルタイムでイベントの様子を見ることが可能です。リアルタイム性が求められる、下記のような場面で多く利用されています。

導入シーン例
• 全社集会/社長挨拶
• 入社式
• 決算発表会/IRイベント
• 新商品発表会/PRイベント

3. 収録配信

収録配信では、事前に録画しておいたコンテンツを定めた日時に配信できます。
事前に録画するのでしっかり準備してから配信することが可能です。
配信する日時を指定することで、リアルタイムではありませんがライブ配信のように配信でき、下記のような場面で活用できます。

導入イベント例
• 講演会
• セミナー

4. バーチャルイベント

バーチャルイベントは、インターネット上で展示会や見本市などをバーチャルに再現し、単一、または複数の内容を扱うイベントで提供する仕組みの事を指しているケースが多いです。

会場入り口や展示会場、複数のブースやセミナー用の部屋など、実際のイベントさながらの体験をオンライン上に設置することが可能です。下記のような場面で多く利用されています。

導入イベント例
• 展示会
• 見本市
• 自社顧客向けイベント
• 大規模カンファレンス

オンラインイベントが増えている背景

 

新型コロナウイルスによる影響で、行政からイベント自粛の指示が出ていることもあり、人との接触を防ぐことを目的にイベントの実施はオンラインへ移行しています。

Peatix Japan 株式会社の調べ(※1)では、2020年6月の約8割のイベントがオンラインイベントとなり、オンラインイベントへ参加したことがある人は8割強となっています。
同時に集客数も増えており、今まで参加率の低かった役職者の参加も増えています。

政府からの3月10日の発表では「急速な拡大に進むか、収束できるかの瀬戸際」との発表と合わせて「今後概ね10日間程度はこれまでの取組を継続」という要請があり、この頃からオンラインイベントが増え始めました。

オンラインイベントの開催にかかる期間について、一般的にイベントを企画してからイベントページを公開するまでには1~2週間かかります。
初めてオンラインイベントを開催する場合は、リハーサルなどの準備をする必要があるのでより時間がかかります。

そのため「今後概ね10日間程度はこれまでの取組を継続」という要請があった3月10日頃には、多くのイベント主催者はオンラインイベントの開催へ移行し始めていたと考えられます。

4月6日の「緊急事態宣言(7都府県)」発表後にはさらに大きく伸びました。
オンラインイベントは増え続け、6月17日にはイベントのうち約80%がオンラインイベントとなりました。(Peatix Japan 株式会社の調べ(※1))

オンラインイベントが活用できるシーン

オンラインイベントを活用できるシーンについて、以下に活用事例をご紹介します。

大規模カンファレンス・展示会

カンファレンスをオンラインで実施すれば、仕事をしているデスクから離れずに気軽に参加できます。
オンラインでの展示会も多く行われていて、複数のブースを設けることも可能です。

ワークショップ・勉強会

グループ学習もオンラインで実施できます。
映像や音声が安定すれば、対面して話している時に近い状態で実施することが可能です。

新商品説明会・採用説明会

新商品についての説明会や採用説明会もオンラインで実施できます。
ライブ配信であれば視聴者からリアルタイムで質問を受け付けたり、即座に反応を得ることができます。

決算説明会

オンラインの決算説明会では、投資家などの参加者はもちろん、発表側の役員等も遠隔で参加することができます。
決算発表をライブ配信すれば、リアルタイムでより多くの人が会場に集まらずに視聴できるようにすることが可能です。

入社式・社員総会

入社式や社員総会など大人数が集まるイベントもオンラインで実施するのに最適です。
これらの行事は、リアルタイムで情報や雰囲気を共有することが重視されるため、ライブ配信するのがおすすめです。

歓送迎会・パーティー

最近ではオンライン飲み会が頻繫に開催されていますが、会社での歓送迎会やパーティーも同様にオンラインで開催できます。

オンラインイベントに必要なツールや環境

オンラインイベントに必要なツールや環境について、配信者側と視聴者側に分けてそれぞれご紹介します。

配信者側

配信者がオンラインイベントを配信する際に必要な主なツールや環境についてご説明します。

安定したインターネット環境

オンラインイベントを開催するには安定したインターネット環境が必要です。
インターネット環境が安定していないと、視聴者に映像や音声が十分に届かないことがあるので、安定したインターネット環境を用意しましょう。

PCやモバイルデバイス

インターネットにつないで、映像・音声を配信するために必要です。

配信ソフト・ツール

オンラインイベント用に作成したコンテンツを管理し、配信するソフトやツールです。
安定して配信でき、セキュリティもしっかりしたツールを選ぶことが大切です。
また、Q&Aやアンケート機能が備わっていると便利です。

カメラ・マイク

PCやモバイルについているカメラの他、マイクも用意する必要があります。
視聴者に届ける映像や音声をより良くするために、解像度や感度の高いものを用意すると良いでしょう。

集客・フォローアップ/参加者マネージメントツール

オンラインイベントへ視聴者を集客する他、フォローアップ、マネージメントをするためのツールで、オンラインイベントの効果をアップさせるために必要です。
配信ツールの中には、これらの機能が備わっているものもあります。

視聴者側

視聴者がオンラインイベントに参加する際に必要なツールや環境についてご説明します。

安定したインターネット環境

視聴者がオンラインイベントに参加する際にも安定したインターネット環境が必要です。
映像や音声が十分に届くよう、安定したインターネット環境を用意しましょう。

視聴デバイス

インターネットにつないでオンラインイベントに参加するためにPCやモバイルなどのデバイスを用意する必要があります。配信側が利用している配信ツールによって参加者が利用できるデバイスや環境が異なるので、要件にあったデバイスを利用しましょう。

まとめ

新型コロナウイルスによる影響でイベントはオンライン開催へ移行しています。

オンラインイベントを活用できるシーンは幅広く、今後ますますオンラインイベントの開催は増えていくでしょう。

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※1:https://blog.peatix.com/featured/2020_onine_event_survey.html


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