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成長企業は続々と導入！今、Web会議の導入が再び増加している理由とは！？
Web会議を導入する企業が増えています。Web会議の市場規模推移を見ると、数年間、伸び率がやや鈍化していたのが、2015年から、また伸び率がぐっと上がっていることがわかります。
また、テレビ会議なども含めたビデオコミュニケーションの導入は、比較的小規模な企業でも増えています。会社規模別の導入率をみると、1,000人以上の企業で72.1％と多いことはもちろん、300名以上の企業で55.1％と過半数を超え、100名以上の企業でも39.9％と4割近くが導入済みです。50名以上でみても22.6％と5社に1社以上が導入しています。
なぜ、これだけWeb会議が広がり、導入企業が増えているのでしょうか？ その理由を解説します。
※右図「2016ビデオ会議・Web会議・音声会議・UC関連製品の最新市場動向」（シードプランニング）より
いまや個人が友達や家族とのやりとりにWeb会議システムを利用したり、塾や家庭教師からの遠隔教育をWeb会議システムで受けたりしている時代です。クラウド型が主流となり、インターネットにつながるパソコンにWebカメラとマイクやヘッドセットを接続し、Web会議室にログインするだけで使えるシステムもあります。
スマートフォンやタブレット端末なら、専用アプリをダウンロードした後は、IDとパスワードでログインするだけ。たった数クリックでWeb会議をスタートできるものもあります。
遠隔地との打ち合わせは、必要に応じて、メール、電話、Web会議を使い分けることで、コミュニケーションも深まり、打ち合わせの密度、アウトプットの質も高まるでしょう。
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※株式会社シード・プランニング 「2015 ビデオ会議／Web会議／音声会議／UC関連製品の最新市場動向」
多くの企業にとって、Web会議導入の障壁になっているのがコストです。システム導入によって出張費などのコスト削減になるはずと思っていても、万が一、選定を失敗した際には、初期費用が無駄になります。そのため、初期費用の高さが大きな障壁でしたが、クラウド型が一般的になった現在では、初期費用が抑えられて、導入しやすくなりました。
さらに導入の障壁を下げるのが、従量課金制のWeb会議システムです。導入してもどれだけ使うか、導入前には予測がつきにくい場合でも、初期費用不要、固定費不要、使用した分だけ支払えばいい従量課金制なら導入が容易です。使用頻度が上がってきてから、定額制に切替えれば済むということで、気軽に導入できます。
Web会議の導入が増えた現在、システムの選択肢は広がり、機能も価格もさまざまなものがあります。
たとえば、最近、注目されているのが海外とのコミュニケーションでも安定した品質のWeb会議システムです。海外工場とのやりとりをはじめ、近年、電話やメールだけでは済ませられない、海外との密接なコミュニケーションの必要性が高まっています。海外とのコミュニケーションに適したWeb会議システムに人気が集まるゆえんです。
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Web会議は、従来の拠点間のミーティング用途はもちろん、企画会議や現場との打合せなどにも使われるようになってきています。それに加えて、いま増えてきているのが、ミーティング以外の用途です。
たとえばオンラインセミナー（ウェビナー）は社内セミナーばかりでなく、顧客向けのセミナー、販社教育セミナーなどにも活用されるようになりました。セミナー会場や参加者の交通費といったコストを削減できるばかりでなく、時間と場所が限定されたセミナーでは出席が難しかった人の参加も期待できます。
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政府は2020年までに、テレワーク導入企業数を2012年の3倍に、雇用型在宅型テレワーカー数を全労働者数の10％以上にするという宣言をしており、テレワーク、在宅勤務を推進しています。
まだ実際に導入しているのは大企業中心ですが、一人のベテラン社員の離職で大きなダメージを受ける中小企業こそが導入すべき制度と言えます。子育てに加えて、介護のための離職も増えている現在、通勤できなくても仕事ができる制度を整える必要性が高まっています。Web会議は、テレワーク導入のネックとなっているコミュニケーションの問題を払しょくする手段となります。
また、外出先にいる社員との打合せを可能にすることで、会議のためだけの余計な帰社が不要になり、業務効率の改善にも貢献します。
さらに、Web会議は営業活動にも用いられるようになり、インサイドセールス用途での利用も増えています。
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「うちの会社では、Web会議の導入は時期尚早」と考えていらっしゃいませんか？ しかし同業他社ではすでに導入、コストの削減や無駄な移動時間の節約を実現しているかもしれません。
直接会うことにこだわって、Web会議を避けると、逆に参加すべき人員が時間的な都合などで不参加を余儀なくされ、不十分な打合せになることもあります。
システムも、コストも、導入や活用方法も数年でどんどん変わっています。しばらく前に検討して見送った判断が、いまや最適な判断ではなくなっているかもしれません。
Web会議システムの導入を再度検討してみてはいかがでしょうか。
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