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情報システム部の視点で考える、Web会議サービス導入のポイント
全社でWeb会議サービスを導入することになった場合、情報システム部の担当者は導入時だけでなく、その後の運用がスムーズにいくよう、環境を整えることが大切です。そのためにはシステム要件や動作環境、Web会議サービスが他のシステムへ与える影響の範囲などを確認したり、運用のサポート体制を整えたりすることが必要となります。
今回は、Web会議サービス導入の決め手として情報システム部担当者が考慮するポイントと、情報システム部でのWeb会議活用シーンを紹介します。
Web会議サービスの導入を検討している場合、まずはどのような形で導入するのかを検討し、他のシステムへの影響範囲を把握しておく必要があります。例えばパッケージソフトのライセンスを購入して導入する場合は、必要なサーバー容量やOS、プログラムインストールに必要なシステム要件など厳密な調査が必要です。
動作確認など大掛かりな作業も必要となります。
一方で、パッケージソフトの購入が不要、OSやWebブラウザに依存せずに使え、マルチデバイスに対応しているWeb会議サービスも存在します。この種類のWeb会議サービスを選べば、情報システム部での作業や負担を大きく軽減することができます。また、専用のネットワーク回線や設備なども不要のため、初期導入コストも削減できます。
サービスの導入には、ベンダー側のカスタマーサポート体制を確認することが重要です。導入前後や運用開始後に生じる問題や疑問について、質問を投げかけた時に的確な回答を得るためです。
その際に確認しておきたいことは、受付方法の種類です。メールだけ、電話だけといったように手段が固定されていないかどうかは、意外と重要な点です。問い合わせの内容や緊急度によって連絡手段は異なるため、電話でもメールでも問い合わせできる環境が良いでしょう。また、海外にも利用ユーザがいる場合、現地でもサポートが受けられると安心です。
せっかく導入したサービスも、疑問や支障に対して適切な回答が得られなければそのサービスは使いづらいものになってしまいます。Web会議サービス導入の際は、サービスの機能や価格だけでなく、カスタマーサポート体制が整っているかどうかを必ず確認しましょう。
Web会議サービスの利用用途は会議だけでなく、日常的なコミュニケーションにも多く使われることが一般的です。その便利さから、電話やメールよりも密なコミュニケーションが取れるためです。
そのため、社員が容易に使いこなせるサービスかどうかが非常に大切です。使いこなすのが難しい場合は、使用頻度が上がらず本末転倒となってしまったり、社員から情報システム部への問い合わせも増え、担当者の負担が増大してしまう可能性があります。
まずは、直感的に操作できるインターフェイスかどうかを確認しましょう。そして、社員がよく使う機能が、画面上でわかりやすく表示されているかの確認も必要です。導入前にインターフェイスをチェックすることは、その後情報システム部へ寄せられる問い合わせ対応業務に大きく影響します。
さらに、ユーザ向けの説明会や操作マニュアル作成もサポートしてくれるベンダーなら安心して任せられ、より大きな効果を期待できるでしょう。
ここまではサービス導入にあたって情報システム部として考慮すべき点についてご紹介してきましたが、もちろん、情報システム部担当者もユーザとしてWeb会議を活用することがあります。
情報システム部は、外部協力会社やパートナー企業との接点が多い部署です。また、開発工程において、チームや複数メンバーでの打ち合わせが頻繁に発生します。Web会議サービスを利用すると、メンバーが一堂に会することが難しい場合でも、例えば開発スケジュールを画面に表示しながら、複数メンバーで活発な会議を進めることができます。また、開発途中の画面を共有することも可能ですので、ちょっとした修正などにも迅速に対応でき、効率的に業務を行えます。
また、社員と情報システム部担当者間でのサポート対応としても、Web会議を活用できます。ITスキルが個人によって大きく異なるサポートデスク業務で、画面を見ながらのサポート対応は驚くほどスムーズに進行します。
このように、情報システム担当者は、運用のしやすさ、社員の使いやすさなどを踏まえて、適切なWeb会議サービスを選ぶことが大切です。PGi では利用シーンや要件などご希望に合わせて最適なWeb会議サービスを提供いたします。また、PGi のカスタマーサポートは導入前、導入後、そして運用中の疑問や問題にも速やかに対応し、しっかりとサポートするので安心です。製品の品質はもちろん、Web会議活用についてのアドバイスや、ユーザートレーニング等のきめ細やかなサポートがお客様に評価され、PGi のWeb会議サービスが選ばれています。まずは、お気軽にお問い合わせいただき、どのような形での導入が一番いいのかご検討ください。
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