Web会議で設計レビュー工程を効率化

コスト削減よりも情報共有にメリット

－ Web会議は主にどのような用途で使われているのでしょうか？

現在主に使われているのは、本社・支社間などで行われる設計情報会議が中心ですが、それ以外にもデザインレビューや現場との打合せ等で年間200件もの実績があります。建築は規模が大きくなるほど、構造解析などの専門家を含めた検討やレビューが数多く発生しますが、そのたびに皆が集まっていては、移動時間だけで多大なコストがかかってしまいます。また、Web会議を導入する前は、情報共有のための会議に全国の支店から部長級社員が本社大会議室に集まって周知され、それを各支店に持ち帰って周知徹底を図っていました。しかしそれでは活きた情報は伝わりません。今ではこれもオンラインで行っており、各支店で担当者レベルも出席しています。

－コスト削減効果はかなり大きいようですが、どれくらいの規模になるでしょうか？

2006年のKAJIMA DESIGN賞の資料には、年間100回ぐらいの会議をWebで行って約1,400万円削減と試算していました。現在では年間200回のWeb会議を行っているので、同様の会議を出張で行うのに比べて数千万円の削減効果に
ただ、Web会議を導入して感じるメリットは、移動時間や移動コストだけではありません。むしろ情報をより多くのメンバーが、リアルタイムに共有できることが大きなメリットだと考えています。たとえば、地方に建設する建築のデザインレビューを行うのに、全員が本社の会議室に集まることは現実的に難しいものですが、Web会議では、設計コーディネーターや責任者だけでなく、極端な例では新人でさえもその図面を見ながら、より専門的なコミュニケーションの中に身を置くことができます。社員教育の観点からも、リアルタイムな情報共有することのメリットは大きいと思います。

－それで御社では新入社員の方にもIDを発行されているわけですね。

現在、建築設計部門で約600人に、電話会議もWeb会議も IDを付与しています。Web会議は主に中堅社員が開催してリードしていますが、どの社員も同じように会議を開催できるようにしておくことが大事だと思います。より多くの社員が参加して情報共有が活発になればと思っています。

Web会議選択のポイント

－ 数多くあるWeb会議の中で Cisco Webexを選択された理由をお聞かせいただけますか？

はい、まずデザインレビューという用途から、技術的にCAD画面が鮮明に見えること、会議を行っている両者からそのデータに手を加えて編集できることが必要でした。また、鹿島の海外現地法人事務所との会議でも使用しますから、日本以外の国でも広く展開している製品であることが必要であったため、Cisco Webexを選びました。社内の関係者どうしのミーティングがほとんどなので、相手の顔を見るためのWebカメラの動画はあまり大きな焦点ではありませんでした。むしろ資料がしっかり見える方が打合せはスムーズです。

電話会議とWeb会議は別々に

－ PGi の電話会議と一緒にご利用いただいていますが、これが PGi から Cisco Webexを導入いただいたきっかけでしょうか？

現Cisco WebexとPGi の電話会議がインテグレーションされているのは以前から知っていましたが、実は鹿島では同じ会議でも、Cisco Webexと電話会議を同時に、しかし別々に接続しています。つまりCisco Webexの画面から出てくるPGi の電話会議開始画面は使っていないのです。電話は世界中ほぼどこでもかなりの品質で接続できますが、インターネットは特に海外の少し都会から離れたところでは不安定なところが多いものです。インターネットが時々途切れても電話が個別につながっていれば会議を続けられるので、今はまだ別々に使っています。 PGi は多くの種類のWeb会議を取り扱っていて知識レベルが高く、Web会議室の設定の仕方・会議の進め方などの社内マニュアル作成や、新規登録者のトレーニングにお手伝いいただいて助かっています。

－ PGi では、弊社の電話会議とCisco Webexがインテグレーションされていることをメリットにしていますが、確かに世界中インターネットが日本と同じレベルで敷設されているわけではありませんから、お話しを聞いて大変役に立ちました。本日はどうもありがとうございました。