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Web会議サービスとは?

他に類を見ない豊富なWeb会議サービスラインナップより、最適なソリューションを提案します。

Web会議サービスとは Web会議サービスとは

Web会議サービス画面キャプチャ

インターネット上のWebを使って、発表者の資料、PC画面(デスクトップ)などを見ながら、リモートから参加する会議をWeb会議と呼びます。音声や映像などのコミュニケーション機能と、資料や画面を共有する機能が統合されているため、1か所に集まらなくても遠隔地間で効果的なコミュニケーションが行えます。
電話接続とPC音声(VoIP)のハイブリッド接続が可能な電話会議サービスがバックボーンとなっているものもありますし、音声のみ電話会議サービスを別途利用することも可能です。
また、音声は、電話会議サービスだけでなく、PCのマイク、イヤホン、ヘッドセットを利用できる場合もあります。
例えば、東京、大阪、シンガポールの社員とお客様も含めてプロジェクト進捗のミーティングを毎週行うとしましょう。東京にいるプロジェクトマネージャはWeb会議の資料共有機能でプロジェクトの進捗表を表示させ、強調したい部分に印をつけたりしながら説明ができます。参加者はリアルタイムで共有される進捗表を見ながら電話やスピーカーフォン等でプロジェクトマネージャの話を聞けるので、電話会議で話を聞くだけの場合よりも理解度が数段高まります。
Web会議には、発表者や参加者のビデオを表示することもできますし、チャット機能を利用して、一部の参加者どうしで文字によるコミュニケーションもできます。ホワイトボード機能によって、簡単な図を描くこともできます。まさに、普通の会議室のオーバーヘッド、配布資料、ホワイトボードをWeb上に実現したものと考えることができます。



 

利用ケース

離れた場所の相手と資料を共有したり、参加者の顔を見ながら遠隔会議を行いたい場合。

  • 複数拠点での社内/社外会議
  • 海外支店との打ち合わせ
  • お客様へのプレゼンテーション
  • オンライントレーニング・セミナー

活用メリット

PGi のWeb会議には様々なメリットがあります。

  • 移動・出張・会議費用の削減
  • 時間の有効活用
  • 在宅勤務への対応
  • コミュニケーションの活性化
  • 参加者の増加、商圏の拡大
  • CO2、消費エネルギーの削減

  よくある質問

Q1. Web会議サービスに必要なソフトウェア、ハードウェアは何ですか?

Q2. Web会議とビデオ会議はどう違いますか?

Q3. Web会議で共有できる資料、ファイルにはどのようなものがありますか?

Q4. Web会議には、どのように参加するのですか?

Q5. Web会議はPC上なので、PCの音声を使って会話もしたいのですが。

Q6. Web会議をインターネット上で行うことはセキュリティ上問題はありませんか?

Q7. Web会議サービスの料金体系がよく分からないのですが。

Web会議サービスに必要なソフトウェア、ハードウェア

Q1. Web会議サービスに必要なソフトウェア、ハードウェアは何ですか?

A1. サービスを提供するベンダーによりますが、通常のブラウザと Adobe Flash がインストールされていれば、ほとんどの場合、特殊なソフトウェアは不要です。SaaS形態でサービスの提供を受ける場合は、サーバやサーバ上にハードウェア、ソフトウェアを追加する必要はありません。Web会議に参加される方が、ご自分のビデオ画像も表示させたい場合、PCの周辺機器としてウェブカメラが必要です。


Web会議とビデオ会議の違い

Q2. Web会議とビデオ会議はどう違いますか?

A2. Web会議では、資料の共有が主目的で、会話を補助する目的でビデオ機能が付属してきました。しかし、最近のWeb会議のビデオ機能は、ビデオ会議と遜色のない HD(High Definition)画像を表示できるものが増えてきて、その区別はあまり意味がないものになってきています。ただ、高画質のビデオ機能を非常に重視される場合は、社内外のインターネットのスピード(帯域)を考慮する必要があります。


Web会議で共有できる資料、ファイル

Q3. Web会議で共有できる資料、ファイルにはどのようなものがありますか?

A3. Web会議の「共有機能」は、サービスによって異なりますが、ファイル、プレゼンテーション、デスクトップ共有などがあります。サポートされているファイル形式は、サービスによって異なりますが、通常、マイクロソフト社のPowerPoint、Word、Excel、アドビ社のPDFファイル、各種画像ファイルを表示して、参加者全員が見ることができます。プレゼンテーションは、通常、PowerPointのプレゼンテーションを全員でみる形式です。デスクトップ共有は、発表者のPC画面全体を参加者全員が見るという画面共有です。したがって、ファイルでは共有できない場合も、PC画面上でアプリケーションを動作させてデスクトップ共有すれば、特殊なアプリケーションの表示も可能です。


Web会議参加方法

Q4. Web会議には、どのように参加するのですか?

A4. Web会議への参加方法は、各サービスプロバイダによって異なりますが、Outlook の招待などにリンクが埋められていて、それをクリックする方法、あらかじめURLを知っていればそこにWebから直接アクセスする方法などがあります。サービスによっては、そのリンクをクリックして参加しようとする場合に、主催者の許可が必要なものもあります。


Web会議でのPC音声(VoIP)

Q5. Web会議でPC音声(VoIP)を使って会話をしたいのですが。

A5. Web会議サービスのプロバイダによっては、PC音声を使用できるものもあります。ただ、参加者の人数、双方向の会話がどれくらいあるか、インターネットの安定度の高いところの参加者ばかりか、など、さまざまな要素によって、音声の品質が大幅に左右されます。したがって、PC音声では会話がうまくいかないケースでは、Web会議サービスとインテグレーションされた電話会議サービスを平行して用意されておくことを推奨しています。


Web会議のセキュリティ

Q6. Web会議をインターネット上で行うことはセキュリティ上問題はありませんか?

A6. 各社のWeb会議サービスでは、SSLによる暗号化、HTTPSの使用、Web会議のパスワード設定などによって、通常十分なセキュリティを備えています。それでも、会社のセキュリティ方針上、許されない場合は、社内サーバにWeb会議のソフトウェアをインストールし、自社内で運用されるケースもあります。Web会議をSaaS形態でのみ提供しているプロバイダもあるので、ご確認いただくか、PGi にお問い合わせ下さい。


Web会議サービスの料金体系

Q7. Web会議サービスの料金体系がよく分からないのですが。

A7. Web会議サービス(SaaS形態)は、各プロバイダによって、料金形態が大きく異なります。主催者を固定して、主催者あたり月額課金をするもの、Web会議を仮想会議室として、会議室あたり月額課金をし、主催者の多い・少ないを伴わないもの、月の上限利用分数を決めて、のべ利用分数が月にそのレベルに達するまでは料金固定(主催者の数、同時開催の会議数=会議室数を問わない)のもの、など様々です。PGi では、自社提供のサービスだけでなく、業界で主に使われているWeb会議サービスを複数扱っていますので、お客様の会議利用形態をヒアリングさせていただき、最適なソリューションをご提案いたします。

 

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