テレビ会議で海外とのコミュニケーションを円滑化|メリット・選び方など | WEB会議・電話会議ならPGi

TOP > Web会議コラム一覧 > テレビ会議で海外とのコミュニケーションを円滑化|メリット

Web会議コラム

Web会議コラムテレビ会議で海外とのコミュニケーションを円滑化|メリット・選び方など


海外と日常的に交流のある企業にとって、コミュニケーションの密度を高めることは重要な課題です。気軽に海外拠点や海外の取引先と連絡を取ることのできる時代にはなりましたが、それゆえに電話やメールだけの淡泊なコミュニケーションになってはいないでしょうか。

顔の見えないコミュニケーションでは、どうしても細かい部分で認識やニュアンスの齟齬が生じてしまいがちです。とはいえ、連絡を取るたびに海外出張をするというのも現実的ではありません。そこで検討していただきたいのが、テレビ会議を活用するというアイディアです。

テレビ会議を導入するメリット

テレビ会議を導入するメリット

海外とのコミュニケーションにテレビ会議を導入するメリットは、主に2つ考えられます。

メリット1: 会議にかかるコストの削減

1つ目は、「コスト削減に繋がる」という点です。海外とのやりとりが多い企業の場合、そのたびに出張していたのでは時間的コストも金銭的コストも大きく膨れ上がってしまいます。特に少数精鋭の企業であれば、出張期間中の国内での機会損失も考えられるでしょう。たとえその出張によって大きな売上が生まれたとしても、これではロスが大きすぎます。

ビジネスを進める上では、取引先や海外拠点と直接顔を合わせなければならない場面もたしかにあります。しかし、毎回その必要があるかというとそれは疑問です。議題の中には、面談の機会を逐一設けなくても解決できるものがあるはずです。

テレビ会議であれば、海外出張の往復にかかる時間的コストも削減できますから、その時間を有効活用して新たな商機を得ることもできるでしょう。

メリット2: 円滑なコミュニケーションの実現

もっとも、コストを削減することだけが目的であれば電話やメールで事足ります。テレビ会議のもう1つのメリットとしては、「コミュニケーションがより円滑になる」という点が挙げられます。

顔の見えない電話やメールと違い、テレビ会議では双方の表情をしっかりと確認しながら会話することが可能です。実際に1つの場所に集まる会議のように、リアルタイムでコミュニケーションをとっている臨場感がありますので、お互い言葉に含まれた微妙なニュアンスを汲み取りやすくなります。資料の共有もできますから、疑問点・不明点についても放置することなくその場で解決しやすくなるでしょう。

さらに、手軽に定期的な会議が開催可能という強みもあります。海外出張を毎週行うのは難しくても、テレビ会議であれば不可能ではありません。テレビ会議は、より円滑で濃密なコミュニケーションを実現することが可能なツールだといえます。

海外とのテレビ会議システムを選ぶポイント

海外とのテレビ会議システムを選ぶポイント

ここまで一口に「テレビ会議」と説明してきましたが、テレビ会議システムにも無料のものから高機能な有料なものまで、数多くのサービスが存在します。海外とのコミュニケーションに適したシステムを選ぶ際には、以下の3つのポイントを意識するとよいでしょう。

ポイント1: 回線の安定度

円滑なコミュニケーションを実現するためには、回線の安定度が重要です。過去に無料のテレビ会議やWeb会議サービスを利用したことのある人であれば、映像や音声が途切れ途切れでストレスを感じたという経験も多いのではないでしょうか。不安定な回線では大事な情報を聞き逃してしまうおそれがありますから、ビジネス向きとはいえません。

海外とやりとりするのであれば、なおさらです。語順の違いや翻訳のタイムラグなどを考慮すると、国内向け以上に遅延や切断の問題は深刻となります。せっかくテレビ会議を利用するからには、いかに安定した回線でコミュニケーションが図れるかを重視して選ぶようにしましょう。

ポイント2: サポート体制・言語対応

ビジネス用途でテレビ会議を導入するにあたっては、サポート体制にも注目したいところです。トラブルが起きた際に速やかに解決できないようでは、ビジネスツールとしては役に立ちません。特に海外とのコミュニケーションの場合には時差もありますから、対応してくれる曜日や時刻が限定されていては困ります。24時間・365日対応のサポート体制が整っているサービスを選ぶとよいでしょう。

また、多言語対応の有無も見逃せません。海外の参加者も利用するわけですから、日本語でのサポートのみでは困ります。今後やりとりをする国が増える可能性もあるでしょう。できるだけ多くの言語に対応しているサービスを選ぶと、長期的に活用することができます。

ポイント3: 導入負担の小ささ

テレビ会議を導入する上で注意したいのは、導入にあたってのコストです。テレビ会議のメリットの1つは出張コストなどの削減ですが、サービスやプランによっては多額の設備投資や運用費が必要になる可能性もあります。テレビ会議を導入した結果かえってコストがかかるようでは、本末転倒です。

一方で、無料の会議ツールでは回線が不安定だったりサポートが不十分だったりと、利用上の問題が生じるおそれもあります。安ければよいというものではありませんので、サービスのクオリティと導入コストをじっくり比較し吟味することが必要です。

まとめ:海外とのコミュニケーションが前提ならV-CUBEがおすすめ

これまでテレビ会議で海外とコミュニケーションをとることのメリットや、選び方のポイントについて解説してきました。海外と頻繁にやりとりのある企業であれば、選び方さえ間違えなければテレビ会議は強い味方となってくれることでしょう。

しかし、導入するシステムの選び方が難しいというのも事実です。近年は働き方の多様化に伴い、テレビ会議システムのニーズは増える一方です。数多くのベンダーがテレビ会議システムを提供していますから、すべてを比較検討した上で導入するというのは現実的ではありません。中には、国内向けの会議には適していても海外とのやりとりには不向きだというサービスもあります。

海外とのテレビ会議を前提に考えるのであれば、おすすめしたいのはPGiの提供するV-CUBE Boxです。V-CUBE Boxは海外とのコミュニケーションに適したテレビ会議システムで、高画質・高音質で安定した回線を特徴としています。主要な地域に接続サーバーを設置し、独自のネットワーク網で接続しているので、国際間での安定した通信を実現し、海外からの会議参加においても快適に利用できます。また、インターネット回線につなぐだけで手軽に導入でき、シンプルなリモコンで簡単に操作できる点も便利です。さらに拡張性に優れており、V-CUBE Boxに加えて、PC、スマートフォン、タブレット、他社のテレビ会議等から会議参加が可能です。24時間・365日対応の電話サポートもありますから、テレビ会議の初心者でも安心して導入できるでしょう。テレビ会議選びに迷った場合は、従来のテレビ会議システムにくらべ、低コストで導入できるV-CUBE Boxをぜひ検討してみてはいかがでしょうか。お客様の利用用途やシーンに合わせて、オンラインコミュニケーションのエキスパートであるPGiが最適なプランや活用方法をご紹介します。


用途に応じた製品が
見つかります

課題・目的別の
製品一覧ページはこちら

製品のカタログは
こちらからダウンロードいただけます

製品・カタログの
ダウンロードはこちら

まずはお気軽にご相談ください
 

お問い合わせはこちら

その他のWeb会議・電話会議お役立ちコラムその他のWeb会議・電話会議お役立ちコラム