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Web会議コラム海外との電話会議をスムーズに進めるために絶対に押さえておきたい3つのポイント


グローバル化が進み、海外の現地法人事務所などとのやり取りにおいて電話会議を利用する企業が増えています。電話会議では、複数拠点間の打ち合わせなどで通話やコミュニケーションができます。

電話会議に使われるツールには、無料のものも多くありますが、無料ツールには、さまざまなデメリットやリスクがあります。

そこで今回は、海外との電話会議を円滑に進めるために押さえておきたいポイントをご紹介します。

ポイントその1:コスト面

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電話会議に使われるツールには、有料のもののほか、Skype など、無料でインターネット電話やオンラインコミュニケーションができるものも多く存在し、ビジネスシーンに利用する企業も増えています。

しかし、後で詳しくご説明しますが、無料ツールには、音声品質に関する問題があります。会議中に音声が途切れ、通話や会議の進行が妨げられることがあります。海外拠点とのやり取りでは、スムーズに意思疎通を図ることが難しくなります。このような問題を放置していると、関係悪化にまで発展しかねません。

また、無料ツールでは、使い方が分からないなどのトラブル発生時や不具合が起こった場合のサポート体制が万全でないため、必要な時に利用できないという事態も起こりかねません。無料ツールによるトラブルは、さまざまなケースで発生するため、ユーザだけでは解決が困難なことも少なくないのです。

そして、最近の無料ツールは、ファイル共有機能を持っているものが増えてきています。このため、会社の許可を得ずに社員が業務に無料ツールを利用していると、IT管理者の知らないうちに情報が漏えいする可能性があります。企業において、情報漏えいなどが起こると、金銭的に多大な影響を受けることがあります。これでは、無料ツールが金銭的損失を及ぼしていることになり、本末転倒です。

電話会議サービスは、有料であっても、自社の課題や目的に合わせて、適切なサービスを選ぶことが大事です。

ポイントその2:音声品質の保証

海外拠点との会議では、インターネット環境などの違いから通信が安定しないケースが多々あります。円滑なコミュニケーションを行うにはサービスの品質は重要であり、特に音声の品質が安定していないと、会議の進行に支障をきたすことは言うまでもありません。

Skype などの無料ツールを電話会議のメインツールとして利用する場合、音声品質が低下するなどのトラブルが起こることがあります。

実際に無料ツールを利用しているユーザからは、「相手の声が聞こえづらい」、「音声が途切れてしまう」といった声が聞かれることがあります。このような事態は3人以上での利用時だけでなく、1対1の通話時にも突発的に発生する場合があります。

この原因の一つは、無料ツールがインターネットなどのネットワークを通じて音声通話を行う技術をベースとしていることにあり、接続環境などにより、音質が左右されてしまうのです。このようなことから、無料ツールでは、会議の途中に音声がつながらなくなったりして、通話や会議の進行を妨げる可能性が高くなります。

現在利用している無料ツールの音声品質に不満はありませんか?また会議システムを検討しているが、品質に不安があり導入を躊躇していないでしょうか?安定した音声品質でコミュニケーションを行うには、電話会議サービスの利用が安心です。既に会議システムを導入している場合でも、音声がつながりにくい時は、音声のみ電話会議サービスに切り替えるなど、併用も可能です。

PGi の「GlobalMeet 電話会議サービス」は、高品質な音声接続はもちろん、リーズナブルな料金設定が特徴です。電話音声とインターネット音声のハイブリッド接続も可能で、参加者の接続環境に合わせて利用することができます。また、便利な無料ツールで会議の開催・設定を簡単に行うことができます。

⇒「GlobalMeet 電話会議サービス」の詳細はこちら

ポイントその3:双方向でのコミュニケーション

ポイントその3:双方向でのコミュニケーション

ビジネスの業務は、多くの人とのコミュニケーションで成り立っています。会議ツールでは、対面による会議と同じようにコミュニケーションをとるのは難しいと考えられます。

また、会議では、通常、ディスカッション、質疑応答などの双方向の会話が多くなります。グローバルコミュニケーションでは、双方向のやり取りは特に重要です。オンライン会議の場合、すべての参加者が同じ品質、同じスピードのネットワーク環境にいるとは限りません。

海外拠点の関係者と話をするのに、最適な方法でコミュニケーションをとることは、思った以上に大切なことです。サービスには、双方向のやり取りをスムーズにできることが求められます。

PGi の提供するWeb会議サービス「Cisco WebEx」は、世界で最も利用されているWeb会議サービスで、14言語に対応しており、海外メンバーも安心して利用することができます。また、PGi の電話会議サービスと連携させ、PC音声(VoIP)と電話回線の音声を統合させることによって、海外拠点との会議をより便利に、スムーズに行うことができます。

⇒「Cisco WebEx」の詳細はこちら

さらに、海外拠点との会議では、双方向コミュニケーションでの不都合を補うために、電子データにより資料を視覚的に確認できるようにすることで、情報を共有しながら、スムーズなコミュニケーションを行うことが重要になります。

PGi の提供するWeb会議サービス「V-CUBE」は、海外拠点との会議において、資料を、PC やモバイル端末の画面上で共有しながら使えます。また、HD対応のクリアな映像と、つながりやすく途切れにくい接続安定性により、高画質で高音質の会議が実現できます。

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まとめ

海外との電話会議では、スムーズなコミュニケーションを行えることが重要です。無料で利用できるツールもありますが、さまざまなデメリットやリスクがあり、海外拠点とのやり取りには不安があります。

しかし、有料の会議サービスであれば何でもよいというわけではありません。自社の課題や目的に応じて、最も適したサービスを選択することが大切です。

海外とのやり取りに無料ツールを使っていて、品質や使い勝手に不満があれば、ぜひPGi の電話会議サービス、Web会議サービスをご検討ください。無料トライアルでは、高品質な音声と使いやすさも実感いただけます。また、自社にとってどのサービスが良いか分からないという場合は、経験豊富なPGi スタッフが最適なサービス・プランをご提案します。お気軽にご相談ください。

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