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Web会議コラム電話会議のやり方 ~必要な準備・導入から進行方法まで徹底解説~


電話会議では、3者(3拠点)以上のメンバーが、電話を使って音声により遠隔で会議をすることができます。特に、国内、海外に支店がある企業や、リモートワークを導入している企業において、手軽に導入・利用できて、会議の生産性を向上できるため注目されています。

さまざまな電話会議サービスが各社から提供されています。まず、電話会議そのものの特徴や利用方法をしっかりと理解し、事前に万全の準備をしたうえで導入することが重要です。

そこで今回は、電話会議の特徴・メリット、参加方法、効率的な会議の運営方法、そして導入事例についてご紹介します。

電話会議の特徴・メリット

電話会議の特徴・メリット

電話会議の主な特徴・メリットとしては、次のようなものがあります。

1. 複数拠点との通話
まず、電話回線やインターネット接続を利用して、国内、海外を問わず、支店、取引先など複数拠点との通話が可能なことが挙げられます。これによって、場所を問わずスムーズな情報共有が可能になります。

2. 手軽に始められる
電話会議では、高額で大がかりな専用設備は不要で、電話回線と電話機さえあれば、簡単に利用することができます。使い慣れた電話機を利用するというシンプルさは、ITリテラシーの問題を気にせず、どんな人でも日常業務で活用しやすいというメリットがあります。

3. コスト・時間の削減
ご説明したように、電話会議は、現在利用している電話機を使って参加できますので、初期費用がかかりません。さらに、わざわざ現地に出張することなく会議ができるため、交通費、宿泊費などの経費を大幅に削減することができます。加えて、出張などに要する時間や手間も大幅に削減されますので、会議の生産性をより高めることができます。

電話会議の参加方法

電話会議に参加するには、さまざまな方法があります。ローカルアクセスポイント(東京 03、大阪 06など)や、0120などのトールフリー番号に電話するという方法のほか、仮想電話会議室から参加者に電話をかけるという方法(「ダイヤルアウト」)もあります。さらに、ダイヤルアウトでは、会議サービスの招待状メールに掲載されているリンクをクリック(タップ)し、自分の元へ電話させて音声を接続する「コールミーバック」という方法も可能です。電話回線を利用する以外に、PC音声(VoIP)接続も可能です。

また、電話会議を参加するには、コミュニケーションをより円滑にするために、会議の規模、場所などに合ったマイクやスピーカーを用意する必要があります。

電話会議を効率的に進行させるには?

電話会議を効率的に進行させるには?

電話会議では、音声のみによるコミュニケーションとなります。通常の会議とは異なり、同じ空間で相手の顔を見ながら話すわけではありません。ここでは、電話会議を効率的に進行する方法について、会議の主催者と参加者のそれぞれについてご説明します。

《主催者がすること》

主催者は、参加者の話に耳を傾け、誰が発言しているのかしっかり把握することが必要です。また、参加者が発言しやすいように、うまく誘導していくと良いでしょう。

会議の内容にもよりますが、できれば主催者が一方的に話し、参加者は沈黙している、というような状況は避けたいところです。そこで、1つの議題が終わるなどして切りがいいタイミングで、主催者は会議の進行をいったん止め、参加者からアウトプットを求めるようにすると活発なコミュニケーションを行えるでしょう。さらに、会議の冒頭に仕事以外の話をするなど、あらかじめ場の雰囲気をなごませるようにしておくと、参加者は発言をしやすくなるでしょう。

また、音声だけのコミュニケーションでは、参加者が多い場合や初めてミーティングするメンバーがいる場合など、誰が発言しているか把握しにくいケースがあります。そのような場合は、参加者の名前や話している人がひと目で分かる電話会議用ツールを利用すると便利です。さらに、発言者の意見に集中させたい時は、必要に応じて発言者以外を聞き取り専用(ミュート)にするのも良いでしょう。PGiの電話会議サービスなら、ツールから参加者を電話やメールで簡単に呼び出すことができるので、よりコミュニケーションを活性化することができます。

《参加者がすること》

参加者は、ヘッドセットを利用すると良いでしょう。最近では、高品質の機種も登場しています。周囲の雑音をシャットアウトし、音声が聞き取りやすくなりますので、参加者は、会議により集中することができます。また、電話会議用のツールを利用すれば、自分の音声を聞き取り専用(ミュート)にするのも簡単です。

会議中は、タイミングを見計らって、積極的に質問をしたりコメントを挟んだりすることで、生産性の高いコミュニケーションが行えます。せっかく発言しても音声接続の品質が悪ければ、きちんと伝わらない、会話できないことがありますので、外出先やネットワーク環境の悪い場所から参加する際は、インターネット接続(VoIP)ではなく、あらかじめ電話回線で接続するか、途中で簡単に電話回線接続に切り替えられる電話会議サービスだと安心です。

電話会議の導入事例のご紹介

ここまで、電話会議のメリットや、参加・進行方法についてご説明してきましたが、実際に電話会議サービスを利用しているユーザーは、どのような感触を持っているのでしょうか。その事例をご紹介したいと思います。

千代田化工建設株式会社様では、以前から海外拠点とのやり取りに「Skype for Business」を利用していましたが、音声品質の面を考慮し、PGi の「GlobalMeet電話会議サービス」と連携させることにより、高品質で安定した音声でコミュニケーションを実現されています。

また、日本写真印刷株式会社様は、「GlobalMeet電話会議サービス」の導入により、会議にかかる経費を40%以上も削減できたとのことです。

⇒電話会議サービスの導入事例の詳細はこちら

まとめ

電話会議には、さまざまなメリットがあります。この点については、サービスを利用しているユーザーも実感しています。そして、手軽に導入することができ、会議への参加もそれほど難しくはありません。一方、電話会議を効率的に進めていくうえでは、会議の主催者も参加者も、スムーズで効率的な進行のために、ある程度の工夫が必要になります。

PGi では、皆さまの目的や課題、用途に合わせて、適切な電話会議をご提案することが可能です。例えば、「GlobalMeet 電話会議サービス」は、電話回線さえあれば、どこからでも手軽に利用できます。さらに、VoIPでの接続も可能です。電話音声と同等の品質を保ちつつ、PC音声と電話音声の両方から同じ会議に参加できるハイブリッド接続が可能ですので、PC、タブレット、スマートフォンからも簡単に利用できて、とても便利です。そして、世界45か国以上にローカルなアクセス番号を用意しており、ニーズに合わせたアクセスポイントを利用できます。このため、通信コストを抑えることができます。

⇒「GlobalMeet 電話会議サービス」の詳細はこちら

加えて、電話会議に使用するマイク、スピーカーといった周辺機器についても、PGi にお任せください。皆さまがご利用の電話会議の用途や目的に合わせて、適切な機器をご提案いたします。

⇒周辺機器の詳細はこちら

PGi では、電話会議サービスの無料トライアルも受け付けています。使いやすさと高品質な音声をぜひ実感してください。

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