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Web会議コラムテレワークで円滑なコミュニケーションを実現するには?


近年、「ワークライフバランス」という言葉が社会に浸透しつつあり、企業においては、いかに柔軟な働き方を提供できるかが使命の一つになっていると言っても過言ではありません。各企業が続々と導入している「テレワーク」は、働き手と企業の双方がメリットを享受できる勤務形態として、政府からもその導入を推奨しています。この「テレワーク」とは、一体どのようなものなのでしょうか。そこで「テレワーク」の概要とその導入における課題、そして、課題を解決する鍵を握る「Web会議サービス」についてご紹介します。

新しい働き方 “テレワーク”とは

新しい働き方 “テレワーク”とは

「テレワーク」とは、情報通信技術(ICT)を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を指し、Tel(離れて)とWork(仕事)とを組み合わせた造語です。企業のグローバル化や多拠点化、生産性の向上による競争力の強化、女性の活躍をはじめとした多様な人材の活用、ワークライフバランス(仕事と生活の調和)といった背景から、誰もが場所や時間を問わず働ける環境づくりが注目されています。つまり「ワークスタイル変革」が企業の経営戦略上、極めて重要だと認識されつつあるのです。

この「ワークスタイル変革」のための施策・ツールとして、在宅勤務やモバイルワークを含む「テレワーク」への関心が高まっています。日本政府もテレワークに注目し、2020年までに、テレワーク導入企業数を2012年の3倍に、週1日以上終日在宅で就業する雇用型在宅型テレワーカー数を全労働者数の10%以上にするという宣言をしており、テレワークを推進しています。

企業でのテレワーク導入も大企業を中心に着実に進みつつあります。従来から積極的に活用をしている情報通信系や外資系、ベンチャー企業に加え、製造業や保険業、サービス業など幅広い業界と業種に普及しています。総務省の「平成27年通信利用動向調査」によれば、企業全体でのテレワーク導入率は16.2%でした。大企業では約半数が導入しているのに対して、中小企業では導入率が低く、テレワークの導入がまだ進んでいない状況にあります。

円滑なコミュニケーションが課題

テレワーク導入の課題の一つとして、「コミュニケーションがうまくとれない」ことが挙げられます。現在、職場でのコミュニケーション手段はメールや電話、対面によるものが大半を占めています。テレワークを導入すると、対面によるコミュニケーションの機会が少なくなるため、別の手段が必要になります。しかし、対面以外の手段であるメールや電話だけでは、対面と同じようにコミュニケーションをとるのは難しいと考えられます。

このようなことから、テレワークでは相手の顔を実際に見ることができず、相手の心情や感情を把握しにくくなります。また、遠隔で業務を進めるうえで、タイムリーに情報共有をしたり意思疎通を図ったりすることも難しくなります。

ビジネスの業務は多くの人とのコミュニケーションで成り立っているため、テレワークを実施するには円滑なコミュニケーションがとれる環境を整えておく必要があります。社内の同僚、上司、部下のほか、社外のパートナー企業や顧客とのコミュニケーションに支障が出てしまっては、テレワークをうまく進めることはできなくなってしまいます。目的に応じたコミュニケーション方法のプランを綿密に練り、その手段を準備しておくことが不可欠です。

テレワーク成功のカギを握るWeb会議サービス

テレワーク成功のカギを握るWeb会議サービス

テレワークを実施するうえで大きな課題の一つである“円滑なコミュニケーションの実現”を解決するのが、「Web会議サービス」です。「Web会議サービス」とは、インターネット回線を通じて会議を行うことができるコミュニケーションツールです。このWeb会議サービスでは複数拠点を同時に接続し、音声の他に映像や資料などのデータ、デスクトップ画面などを共有することができます。現在では、テレワークや遠隔地との会議の実現を念頭に置いた多くの企業が、このWeb会議サービスを導入しています。

Web会議サービスを導入すると、相手の顔を見ながら、まるで会って話しているかのようなコミュニケーションが可能となり、離れた場所にいながらも密なコミュニケーションをとることができます。また、資料やファイルを共有しながら、その内容について細やかな打ち合わせも可能です。つまり、会議の参加者がそれぞれ別の場所にいながら、まるで同じ空間にいるかのような身近さ、分かりやすさで会議を開催できるようになるのです。

一方で、「Web会議サービスを導入しているけれど、音声が途切れることが多くて安定していない」という悩みの声も聞かれます。Web会議の音声は、「VoIP」と呼ばれる、ネットワークを通じて音声通話を行う技術がベースであることが多いため、利用者のネットワーク環境が十分でない場合に音質や接続の問題が起こる場合があります。

その場合は「電話会議サービス」との連携が有効的です。「電話会議サービス」は、電話回線を使い、音声のみを共有するサービスです。電話会議サービス単体では、Web会議サービスとは違い、資料やデータを共有したり顔を見ながら会議をしたりすることはできませんが、安定した音質でコミュニケーションが可能です。さらに、Web会議に電話会議をシームレスに連携することで、それぞれの良い所を同時に活用でき、より快適に遠隔会議を行うことができるようになります。PGi のWeb会議サービス「Cisco WebEx Meeting Center」はそれが可能であり、Web会議のメリットと電話会議の音質の良さの両方を手に入れることができます。

また、PGi では、Web会議サービスや電話会議サービスを活用したテレワークの事例や活用方法をご紹介しています。Web会議サービスや電話会議サービスの概要から具体的な活用方法まで、専門スタッフが丁寧にご説明します。お気軽にお問い合わせください。


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