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Web会議コラムあなたの会社に最適なWeb会議システムの選び方


近年、Web会議などの様々な会議システムが普及してきており、導入を検討している方も多いのではないでしょうか?
今回の記事では、これから導入したいと考えている方向けに、どのように会議システムを選ぶべきかをお伝えいたします。

会議システムにはどのような種類があるか

あなたの会社に最適なWeb会議システムの選び方

会議システムを導入するにあたり、どのような会議システムがあり、それぞれがどのような特徴があるのかを把握する必要があります。ここでは利用率が高い「Web会議システム」と「テレビ会議システム」をご紹介します。

① Web会議システム

インターネット技術の進歩により、企業への導入が進んでいるのがWeb会議システムです。インターネット回線を使って、パソコンやタブレット端末などのデバイスで複数人と同時に資料や映像を共有し、コミュニケーションできるのが特徴です。音声はPC音声(VoIP)だけのタイプや、電話音声とPC音声(VoIP)のハイブリッド接続が可能な電話会議サービスが連携されているタイプもあります。インターネットを利用しているため、PC音声(VoIP)の場合は通信環境によって音質に影響が出る場合もありますが、電話会議サービスと連携されたWeb会議システムなら、安定した音声品質でコミュニケーションが可能です。提供タイプには、自社内に専用サーバを構築するオンプレミス(SI)タイプと、月額制で利用できるクラウド(ASP)タイプがあり、導入コストを抑えられ、手軽に導入しやすいクラウド(ASP)タイプが多く導入されています。

② テレビ会議

テレビ会議システムを利用する場合は、テレビ会議システムが設置された会議室に出席者が集まり、テレビ(モニター)の前で遠隔地にいる相手側の会議室と専用回線を使用して会議を実施します。テレビ会議システム専用の回線を利用することで、音声・映像の品質が高いのが特徴ですが、ハードウェアなど高額な初期費用が必要であること、また運用コストとして回線コストが別途必要となることから一般的にWeb会議システムよりもかなり高額になります。

目的別会議システムの選び方

ここでは「コスト」の観点から、どのような会議システムを選ぶべきかをお伝えします。

・利用が不定期なので、初期コストや運用コストを抑えたい。

コストを抑えて遠隔で会議を行いたいという場合には、クラウド(ASP)タイプの従量課金制Web会議システムがおすすめです。初期費用も月額基本料もかからず、使った分数に応じて料金が発生するので、会議の頻度が少ない場合や利用時間が短い場合に適しています。

・低コストでテレビ会議システムを導入したい。

音質・画質を重視する場合にはテレビ会議システムがおすすめですが、どうしてもコストが気になる方も多いかと思います。そのような方にはV‒CUBE Boxというテレビ会議システムをおすすめします。一般的なテレビ会議と同等以上の高画質・高音質でありながら、従来のテレビ会議システムより圧倒的な低コストでテレビ会議を導入・運用する事が可能となったシステムです。

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コスト以外のポイントを重視する際の会議システムの選び方

Web会議システムやテレビ会議システムの選定には、多くの場合「コスト」が重視されますが、それ以外にも音質・画質やセキュリティなどの観点で選定を行う場合などもあると思います。ほかにも、スマートフォンやタブレット端末からアクセスができるか、既存のテレビ会議システムとの連携・拡張性が可能かなど会議システムの選び方は今後ますます多様化していくことが考えられます。そのような場合には是非Web会議システムのエキスパートであるPGi にご相談ください。世界で50,000社を超える企業を支援してきた実績を元に、最適な会議システムの選定・導入をサポートいたします。


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