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Web会議コラム現場の声、最前線!Web会議サービスの選定ポイントとその活用法


現場の声、最前線!Web会議サービスの選定ポイントとその活用法

ビジネスを加速するためのツールとして、Web会議サービスの導入を検討する企業が増えています。特にこの時期は、来期のビジネスプランへの組込みができないかと、検討している方も多いのではないでしょうか。(導入を検討しているが、そもそもWeb会議がどのようなものかよく分からないという方は「Web会議サービスとは?」をご覧ください)

新しいサービスや製品を導入するには数多くの項目を検討し把握しておく必要がありますが、導入前ではどうしてもイメージがわかないことが多々あります。そこで今回は、現場の最前線で活躍するPGi のセールス担当に聞いた、Web会議サービス選定にまつわる“現場でしかわからない生の声”、“導入を検討されている企業が迷うポイントとそのアドバイス”をご紹介いたします。

Q1:Web会議サービスは種類がたくさんあるので、どれを導入しようか迷っている担当者も多いようです。どういったポイントで選べばいいのでしょうか?

A:大切なポイントは「どのようなシーンをメインにWeb会議を行いたいか」ということです。これを最初に決めておくと、どのWeb会議サービスを導入すればよいかが、スムーズに決められるようになります。

なぜかというと、どのようなシーンでWeb会議を行うかによって、資料の共有機能・映像の美しさ・音声のクリアレベル、マルチデバイス対応など、何を優先させるべきかがおのずと変わってくるからです。どのようなシーンで、どのようなコミュニケーションを行いたいのか、目的に合わせて最適なサービスを選択することができるのです。

例えば、映像を映し出すことが主な目的で、Web会議につないだ各拠点のメンバーの様子を見ながら会議を進めたい場合は、鮮明な映像を映し出し、画面上に複数の参加者の映像を分割して表示させる機能がついているかを最優先して選ぶといいでしょう。

またプロジェクト会議などで工程資料や各種アプリケーションと照らし合わせながら会議を進めることが主な目的の場合は、資料共有やそれに関連する機能が充実しているサービスを、海外拠点やネットワーク環境の良くない場所とのコミュニケーションツールとして活用したい場合は、高音質なサービスや、電話会議と併用して使えるサービスが良いでしょう。

◆ワンポイント・アドバイス!:
Web会議サービスには数多くの機能があり、どれを活用するか迷うケースがあるかもしれませんが、まずは第一優先事項を定めることが大切です。活用シーンを決定しておくことでWeb会議サービス導入後の活用頻度も高まり、サービス導入そのものの費用対効果も見込めます。(費用対効果については「コスト削減、生産性の向上に繋がるWeb会議の活用術とは?」もご覧ください)

Q2:導入を検討している企業から一番多い質問や、担当者がもっとも興味を持っているのはどんな点ですか?

Q2:導入を検討している企業から一番多い質問や、担当者がもっとも興味を持っているのはどんな点ですか?

A:導入する前にお客様から一番多く受ける質問は「導入実績」です。やはり決め手となるものは、「導入企業数」や「どのような企業が導入しているか」と言えるでしょう。数多くの企業に導入されていたり、よく知られた企業も導入しているサービスであれば、安心です。

また、それ以外にも多く質問をいただく内容として「暗号化セキュリティ」「必要帯域」「マルチデバイス対応」「外部接続機器」「テレビ会議と連携できるか」などもあります。

新規導入、既存サービスからの変更のいずれの場合においても、導入前に興味を持つ内容はお客様によってさまざまですが、想定した利用シーンでWeb会議を活用できるかということにポイントを置き、Web会議サービス全体のトレンドにお答えしています。

◆プラスα情報!:
よくご質問をいただく項目についての確認点は、以下のようなポイントです。
・必要帯域:1拠点あたりに必要となるデータ量がどのぐらいか
・マルチデバイス対応:スマートフォンやタブレットなどで接続できるかどうか
・外部接続機器:スピーカーマイク・ヘッドセット・Webカメラなどとの接続について

Q3:実際にWeb会議サービスを導入した企業は、どのようにサービスを活用していますか?会議以外の多くのシーンでも活用しているって本当でしょうか?

A:Web会議サービスは、単にWeb上で会議を行うためのツールという時代から変革を遂げ、会議以外の多くのシーンで活用されるようになっています。例えば、社内研修トレーニング、外部向けオンラインセミナー(ウェビナー)、顧客サポート、人事面談や面接、テレワーク、BCP対策などです。これらに共通している点は「コミュニケーション」。つまりWeb会議サービスは、会議から発展し、離れた顧客や社員との遠隔コミュニケーションツールとして、幅広く活用されています。

また、今のところは遠隔会議に利用シーンを絞っているお客様でも、今後は前述したシーンや、それ以外の新たなシーンでのWeb会議サービスの活用方法を創出していくことになるだろうと予測しています。PGi でもあらゆるシーンでのWeb会議の活用法を、お客様の要望を踏まえながら提案をしています。

現在、コミュニケーションにおいて何か課題を抱えている場合、それはWeb会議サービスで解決できる可能性があります。Web会議サービスを導入する際には「自社でXXという課題を抱えているが、Web会議サービスで解決できるだろうか」と、ぜひお問い合わせください。

◆ワンポイント・アドバイス!:
Web会議サービスの利用シーンは多岐にわたります。特に遠隔地とのコミュニケーションにおいては、出張費や移動時間の削減につながるためコストメリットも得られます。自社で抱えている課題と突き合わせて一度導入をご検討してみてはいかがでしょうか。

これからWeb会議を導入しようと考えている皆さまへ

インターネット市場の進歩は目覚ましく、遠隔コミュニケーションは業界・業種を問わず活用される可能性を秘めています。Web会議サービスの選定を行う際は、様々な導入実績を持つエキスパートの我々PGiへお任せください!


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