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Web会議コラム意外と知らない!?電話会議サービスのメリット・活用方法


意外と知らない!?電話会議サービスのメリット・活用方法

離れた場所にいる社内スタッフや社外のパートナー、顧客などと会議をするため、会議ツールを導入する企業が増えています。しかし、会議ツールにはWeb会議、テレビ会議、電話会議など異なる種類があり、新たに会議ツールの導入を検討している企業では、どのサービスが一番いいのか、迷うこともあるでしょう。今回は、これらの会議ツールの中でももっとも気軽に導入でき、汎用性や連携性の高い電話会議サービスについてご紹介します。

電話回線さえあれば、すぐにクリアな音声で会議を始めることができる

電話会議とは、その名前の通り電話を使って遠隔会議ができるサービスです。1対1の会議やコミュニケーションであれば通常の電話の通話で事足りますが、複数メンバーによる会議や複数の拠点、モバイルからの接続をしたい場合など、電話会議サービスを導入することでスムーズな会議を実現できます。

最大のメリットは、電話回線を利用するため音声品質が高く保たれるという点です。遠隔会議を行う上では音声がよく聞こえるか否かが重要な要素となりますが、電話会議であればその点の不安を払拭できます。また、使い慣れた電話機を利用するというシンプルさは、ITリテラシーの問題を気にせず、どんな人でも日常業務で活用しやすいというメリットもあります。

長距離でも気にならない料金体系&どこからでも参加で利便性アップ

長距離でも気にならない料金体系&どこからでも参加で利便性アップ

会議ツールの導入を検討する際、どれぐらいコストメリットがあるかという点が気になるでしょう。「電話回線を使うとなると、電話代が高くついてしまうのでは?」という懸念を持っている方もいるかもしれませんが、PGi のGlobalMeet 電話会議サービスであれば、そんな懸念を解消できます。

まず、GlobalMeet 電話会議サービスは初期費用が一切かからず、現在ご利用中の電話機を使って会議に参加できるので、新たな設備投資が必要ありません。そして、東京・大阪のほかに全国ワンナンバーで利用できるアクセス番号が設定されており、大都市以外からでも長距離通話料金がかからないという特徴があります。これは特に全国に拠点を置く企業にとってコスト面で大きなメリットになります。また、世界45カ国以上の都市でローカルアクセスポイント、あるいはフリーダイヤルの利用が可能です。そのため、遠隔会議の実施で出張旅費や時間を削減したものの電話会議自体に多くの利用料がかかる、というような事態を避けることができます。

さらにGlobalMeet 電話会議サービスは、電話会議でありながらPC音声(VoIP)での接続も可能です。電話音声と同等の品質を保ちつつ、PC音声(VoIP)と電話音声の両方から同じ会議に参加できるハイブリッド接続が可能なので、パソコンやiPadなどのタブレット端末からも利用できてとても便利です。

いかに簡単に利用できるか、便利な機能があるかが重要

電話会議はシンプルなサービスのため、比較的に誰でも簡単に利用できます。とは言え、それでもサービス自体が難しく感じられる場合や、電話会議をするために時間を要するようでは、自然と利用頻度が下がってしまいます。その点で、「簡単に利用できるか」「便利な機能があるか」といった点は、導入前に必ず確認しておきましょう。

PGi のGlobalMeet 電話会議サービスの場合は、下記のような導入メリットがあります。

利用が簡単

電話会議を開始、コントロールする無料ツールとして、Outlookツールバー、デスクトップアプリ、電話会議コントローラがあります。いずれも直感的に操作できる画面構成になっていて、例えばOutlookツールバーでは、Outlook のスケジューリング機能を使って、 簡単にGlobalMeet 電話会議の招待状を送ることができます。招待メールには、あらかじめ設定されたアクセスポイントの電話番号、会議に必要な参加パスコードなどの情報が含まれています。また、参加者は、招待メール中のリンクをクリックすると、デスクトップ ツールから、パスコードの入力をせずにダイヤルアウトやPC音声接続をすることができて便利です。電話会議コントローラでは誰が会議に参加しているか一目瞭然に表示したり、主催者は会議のロックや参加者をミュート(聞き取り専用)にする等の操作を画面上で行えます。

様々な便利機能

会議中に音量を変更したり聞き取り専用に設定する音声メニュー、現在の出席者全員の名前と人数を確認する機能や、他の参加者が会議に入れないようにするロック機能、セキュリティコードを入力した参加者のみ会議システムに入室できるセキュリティコード設定など、これらすべてを無料で利用できます。また、会議中に万が一トラブルがあった場合、即座にオペレータを呼び出す機能も付随しているため安心してご利用いただけます。

必要に応じてWeb会議と連携すれば、さらに便利に

電話会議は、電話回線を使い音声のみを共有するサービスです。しかし、電話会議を活用するうちに、「資料やデータを共有したい」「顔を見ながら会議をしたい」といったシーンが出てくることも考えられます。Web会議を利用すれば、音声以外に資料や画面、映像などを共有できますが、その一方で、「Web会議システムを導入しているけれど、音声が途切れることが多くて安定していない」というお悩みもよく聞きます。

Web会議の音声は「VoIP」と呼ばれる、ネットワークを通じて音声通話を行う技術がベースで、利用者のネットワーク環境が十分でない場合、音質や接続の問題が起こる場合があります。その点、電話回線を利用する電話会議は安定した音質でコミュニケーションが可能です。

このように電話会議とWeb会議はそれぞれメリットとデメリットがあるため、相互に活用できる連携性のあるサービスを選べば、それぞれの良い所が活用でき、より快適に遠隔会議を行うことができるようになります。PGi のGlobalMeet 電話会議サービスは、Skype for BusinessやCisco WebEx Meeting Center などといったWeb会議に連携させることが可能で、電話会議の音質の良さとWeb会議のメリットの両方を手に入れることができるのです。


使いやすい電話会議をお探しの方、現在Web会議を使用していて音声品質を改善したいと思っている方は、ぜひ一度PGi のGlobalMeet 電話会議サービスの無料トライアルで、使いやすさと高品質な音声を実感ください。


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