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Web会議コラム人事業務をスムーズにし、会社を活性化するためのWeb会議活用術

 

人事業務をスムーズにし、会社を活性化するためのWeb会議活用術

人事担当者の仕事は主に社内で行われますが、その内容は多岐に渡り、本社・支社・営業所に勤務する社員から在宅勤務の社員、また採用活動においては志願者といった、多くの社員・関係者とのコミュニケーションが必要となります。会社の事業を担う人々を支える人事担当の業務は、会社全体を活性化させ、成功へと導きます。

今回はそのような人事担当の各業務を、より効率的・効果的に行うためのWeb会議サービス活用術を5つご紹介します。

Web会議活用術① 人事面談で社員のモチベーション維持

人事担当者の重要な仕事の1つに、社員との面談があります。定期的、あるいは不定期に面談を開催し、社員の目標やビジョンを確認することでキャリア形成の道筋を検討したり、働き方の課題を発見、アドバイスしたりすることでその社員のモチベーション維持、ワークライフバランスの向上などに繋がります。会社側としても、会社への評価などをヒアリングし、会社全体の課題を見つけ出すことができます。

ところが、人事面談は業績に直接的に結びつくものではないため、面談を行う社員が多忙を理由にキャンセルするケースが出てきます。また、遠隔地で勤務する社員とは、メールや電話の面談になりがちで、なかなか本心を聞き出せないといった課題もあります。

Web会議サービスを活用すると、多忙な社員にも面談会場までの移動時間を要することなく面談ができ、通常業務への影響を最低限に抑えることができます。また遠方の拠点の社員とも顔を見ながらコミュニケーションできるので相手の表情を伺うことができ、メールや電話に比べコミュニケーションしやすくなります。

Web会議活用術② 社内研修・トレーニングの負担軽減&参加率アップ

Web会議活用術② 社内研修・トレーニングの負担軽減&参加率アップ

社員のスキルアップをはかるため、社員のレベルごとに研修やトレーニングを行うことも人事担当者の重要な仕事のひとつです。例えば、新入社員向けの新人研修や、管理職向けのマネージメント研修などです。また、新商品発売時期に合わせた問い合わせ対応トレーニングなど、業務内容によって行うトレーニングもあるでしょう。

この様な研修やトレーニングは、参加者が一か所に集まって行うのが通常です。しかし特に遠距離の場合は移動に時間が割かれるため通常業務に支障が出たり、通常業務を優先させて参加率が低くなるといった懸念があります。日程や開催場所にいくつかの選択肢を用意する場合もありますが、開催回数が増えれば今度は人事担当者の負担が大きくなってしまいます。

Web会議サービスを導入すると、各社員が本社などに集まることなく各拠点にいながら、また出張先の空き時間などでも、研修に参加できます。移動時間を考慮する必要がなくどこからでも参加できるため参加率の向上が期待でき、会社としては交通費や宿泊費などのコストカットを実現することができます。1回の参加率が上がれば、同じ内容の研修を何度も行う必要もなくなり、人事担当者の負担も削減できます。また、コストを抑えられれば、その分の別の研修やトレーニングを増やし、社員のさらなるレベルアップを促すこともできるでしょう。

 

Web会議活用術③ 新卒・中途採用活動にWeb会議を活用する

人事担当者にとって大きな業務の一つに採用活動があります。新卒、中途ともに会社の将来を担う人材採用ですが、最近では人材不足が問題となる業界も多く、優秀な人材を獲得したり、つなぎとめるために多くの企業が努力を重ねています。

そのような中、優秀な人材を見つけるためには採用の門戸を狭めないことが大切です。例えば、住まいが遠方であったり海外にいる志願者は、面接のために何度も社に足を運ぶことは難しいと考え、志願をあきらめてしまうかもしれません。また現在の仕事を続けながら転職活動をしている中途採用の場合は、思うように面接の時間が取れない場合もあります。しかし、Web会議サービスを利用すれば志願者に移動の負担をかけることなく、面接ができます。さらに、Webカメラを使えば同じ部屋にいるかのような感覚で面接を行うことが可能です。

また内定者とのやりとりに関しても、Web会議でお互いの顔を見ながらコミュニケーションをとれば、内定者に与える親近感は大きく異なります。複数の会社から内定を獲得している候補者の場合は、この親近感が自社を選んでくれるきっかけになるかもしれません。

Web会議活用術④ テレワークなど、社員の多様な働き方をサポート

近年政府は、テレワークをはじめ、ワークライフバランスを考慮し社員の希望する就業形態を認めるよう、国を挙げて推進しています。多様な働き方を採用することで、社員のワークライフバランスが向上し、企業の成功につながります。このような多様な働き方の基盤を整えるのも、人事担当者の役割として重要です。

在宅勤務など柔軟な就業形態を実践するには、当該社員とどのようにコミュニケーションを取るかが重要な鍵となります。それを解決する方法として、Web会議サービスの活用があげられます。例えば、在宅勤務者を含むチームミーティングなど普段の業務での活用や、上司との人事考課面談、社員と人事担当で行う定期的な面談まで、Web会議を導入することで出社せずとも密なコミュニケーションを実現することができます。その結果、離職率の低下や従業員満足度の向上といった効果も期待できるでしょう。

Web会議活用術⑤ メンタルヘルス管理、ストレスチェック対策にWeb会議

人事部は、社員のメンタルヘルス管理業務も行います。メンタル面での不調がないかどうかの予防をはじめ、精神性疾患で休職中の社員に対しての業務です。特に、2015年12月からは従業員50人以上の企業において全従業員へのストレスチェックが義務化されるため、社員に対してどのようにメンタルケアを行うか、方法や手段を決めておくことが急務です。

Web会議サービスは、お互いの顔を見ながら会話ができることで、電話やメールでは気づかない社員の様子をはかり知ることができます。全国の支社や営業所、休職者の自宅近辺に出向くことなくコミュニケーションできるので、必要な時にコストや移動時間を気にすることなく面談を行うことが可能です。

 

このようにWeb会議サービスを導入すると、人事部の仕事を効率的に進めることができます。会社を支える人事部の業務がスムーズに進行することは、会社で働く社員1人1人が働きやすい環境の実現に繋がります。Web会議サービスを活用して社員の満足度をアップし、事業への貢献を実現しましょう。


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