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Web会議コラム Web会議を円滑に進めるために!気を付けるべき4つのポイント


Web会議を円滑に進めるために!気を付けるべき4つのポイント

「Web会議サービスを導入して、出張費などのコスト削減や時間短縮には成功したが、いまいちスムーズに進まないというケースがあります。しかし、せっかくWeb会議サービスを導入しても、円滑に話し合いを進められなかったら元も子もありません。ではどういったポイントを抑えておくと、うまくWeb会議を進めることができるのでしょうか?4つのポイントをご紹介します。

1.Web会議で一番重要なものは音声品質

Web会議をするにあたって最大のポイントは、音声です。「エコーがかかって聞き取りづらい」、「音声が途切れてしまうことがある」、「声が届くまでタイムラグを感じる」、「接続がうまくいかない」など、音声に関しての問題が生じるケースはよくあり、スムーズな進行を妨げてしまったり、音声トラブルにより会議を断念しなければならないこともあるかもしれません。

これからWeb会議サービスの導入や入れ替えを検討している場合は、音質にこだわってリリースされているサービスかどうかを確認し、導入前に無料お試しなどで音声接続の検証をしてみるのもいいでしょう。また、クリアな音声品質で電話接続とVoIP(PC音声接続)のハイブリッド接続が可能なGlobalMeet 電話会議サービスをCisco WebExやSkype for Businessとシームレスに音声統合して利用することも可能です。

Web会議の音声品質についての詳細は「音声トラブルを解決!ストレスフリーなWeb会議を実現するための方策とは?」をご覧ください

2.相手の顔が見えることはもちろん、映像に関する便利機能があるかどうか

メモ機能とチャット機能

Web会議と電話会議の大きな違いが、相手の顔が見えるかどうかです。顔が見えなくても会議を進めることはできますが、表情が見えることで相手の理解度や感情を読み取りやすくなり、より円滑にコミュニケーションを行うことができます。大規模な会議でWeb会議サービスを使用する場合は、参加者それぞれを映すことができるサービスの方が実際の会議のように進行できてスムーズです。
そして、その際には以下のような機能があるとさらに便利です。

・今誰が発言しているか一目でわかる (アクティブトーカー機能)
・開始時にメンバーがそろっているかわかる
・用途に合わせて表示モードが選択できる

これらは実際にWeb会議を使用してみないと分かりづらい点ですが、あるととても便利な機能です。特に大人数でWeb会議を利用するときは、出席者全員が揃っているのか、今発言しているのが誰なのかが分からないと不便です。また、用途に合わせて映像表示モードを変更できるWeb会議サービスなら、参加者の表情を見ながら資料共有をしたり、より対面に近い感覚でコミュニケーションを行うことも可能です。

3.資料配布をスムーズにするための各種ファイル共有

顔を合わせての会議であれば、「お手元の資料の次のページをご覧ください」といった資料に沿って説明をする機会が多いと思います。Web会議でも、参加者へ説明資料を配布して、それに沿って会議を進めることをサポートするツールがあります。例えば、パワーポイントやエクセルなど各種ファイルの共有や、デスクトップに開いている画面を見せたい場合のスクリーン共有などです。これらの機能があると、プレゼンターと参加者が同じ資料や画面を同時に見て話せるので、円滑な議事進行を強力にサポートしてくれます。

また、Web会議サービスによっては動画の共有も可能なものがあります。例えば以前行った会議の様子を動画として保存しておき、次の会議で、前回の話し合いの内容を動画で振り返ることが可能となります。

4.メモ機能とチャット機能

会議中思い浮かんだことをメモに取るため、ノートなどの紙類やテキストファイルなどを活用している人も多いでしょう。Web会議を行う時は、Web会議サービスにメモ機能がついていると便利です。紙やペンを用意したり、テキストファイルを開いたりすることを必要としないため、会議をさらにスムーズに進めることが期待できます。さらに、会議後に参加者全員でメモファイルを共有することもできるので、議事録のように使うこともできます。

また、チャット機能があると、参加者それぞれ個人宛にメッセージを送ることや、参加者全員へ伝えたいことを文面で伝えることも可能になります。会議中に個人宛へ伝えたいシーンは意外とあるものです。メールや別のメッセージシステムを起動させることなく、Web会議サービスの画面1つで完結できると便利です。


まとめ:

Web会議サービスの導入や入れ替えにあたっては、これらの4つのポイントを抑えているシステムを選定することが重要です。PGi が提供しているWeb会議サービス「Cisco WebEx」では、クリアな音質を誇るだけでなく、VoIPと電話回線の両方で簡単に音声接続が可能なため、万が一の音声トラブルを回避することができます。また、映像や会議進行に関する便利な機能や、各種ファイル共有、スクリーン(デスクトップ)共有、メモ機能、チャット機能も付属されています。今回挙げた4つのポイントを全ておさえているオススメのサービスとなりますので、導入や入れ替えの際にはぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。


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