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Web会議コラム Web会議を始める前に!確認しておくべき準備のポイント


Web会議を始める前に!確認しておくべき準備のポイント

「Web会議を導入したい」「もっと良いWeb会議サービスはないか」と思っている方へ、Web会議利用前の準備についてご紹介します。スムーズに準備が進む5つのポイントをおさえて、経費や工数削減など希望に合致したWeb会議サービスを導入しましょう。

1.Web会議の用途、拠点、最大参加人数を考える

まずは、どういった会議で使用するのか、国内の拠点のみか海外の拠点も含むのか、1つの会議で最大何名まで接続したいのか、などWeb会議を行いたい用途や目的、拠点や最大参加人数を考える必要があります。

同時に、必須となる利用用途、可能であれば利用したい用途など、優先順位も整理しておくことで、最適なサービスや料金プランを選択しやすくなります。ミニマムスタートからWeb会議の利用シーンを増やしていき、利用人数や用途に合わせてプランを変更する方法もあります。いずれにせよ、Web会議の利用が増えるにつれて、会議に伴い発生していた出張費や経費が削減され、大幅な利益改善が可能となるでしょう。

2.改善したいポイントを整理する

現在Web会議を導入していて、もっと良いサービスはないかお探しの場合は、改善したいポイントをまとめておきましょう。希望点がまとまっていると、入れ替えサービスの選択や料金プラン変更などがスムーズに進みます。

大人数で会議をしたい、コストを抑えたい、聞きやすい音質に変えたい、海外の拠点も接続したい、会議をしながらファイルを共有したいなどです。

Web会議サービスは日進月歩でどんどん進化を続けています。さらなる経費削減や業務改善のために現在使用しているWeb会議サービスを見直すことはとても大切です。

3.必要な物を準備する ~カメラ・マイクスピーカー~

Web会議を行うためには、マイクスピーカーが必要です。また顔が見えた方がより実際の会議に近い形で円滑に進めることができるため、自分の顔を映し出すWebカメラもあるといいでしょう。個人同士での場合はパソコンに内蔵されているものでも可能ですが、大人数での会議などで全体を映したい場合は外付けのカメラやマイクスピーカーが必要です。

カメラは、使う場所が複数の会議室になる場合は持ち運べる手軽なものが便利です。また、利用するWeb会議サービスの推奨機器がある場合は、そちらを利用すると安心です。

マイクスピーカーは、会議が円滑に進むためにとても重要です。ノイズをなくすノイズリダクションや、壁に反響してエコーを生じないようエコーキャンセラー機能が付いているものなら、会議室で利用する場合も話しやすく、聞き取りやすいでしょう。また、会議室全体の音を拾ってくれるかどうか、対応する広さの確認も必要です。

4.必要な物を準備する ~ヘッドセット~

必要な物を準備する ~ヘッドセット~

少人数での会議や、社員同士の打ち合わせ、カスタマーサポートなどに使用する場合は、ヘッドホンとマイクが一体型になっているヘッドセットを準備しましょう。
マイクスピーカーと同様、ノイズリダクションやエコーキャンセラー機能が付いていると安心です。また、カスタマーサポートなど長時間装着することが前提の場合は、装着性の良いタイプを選びましょう。

ヘッドホンのように頭に固定できるヘッドセットは、マイクと口元までの距離が一定に保たれているため、マイクスピーカーと比較すると音質が安定します。また、ワイヤレスタイプのヘッドセットなら、ケーブルが邪魔にならないので快適に利用でき、会議に集中できます。


5.Web会議サービスの無料トライアルを行う

最近では、リーズナブルな価格でWeb会議を利用できるサービスが出ています。 試しに低価格のプランを導入してみるのも手ですが、まずは無料トライアルで実際に体験することがおすすめです。

PGi では、多言語対応・高画質・多機能ソリューションの『WebEx』、8年連続国内シェアNo.1の『V-CUBE』の主要Web会議サービスを2週間無料でお試しいただけます。無料トライアルの申し込みはわずか1分で完了し、14日間無料で試すことできます。

どれぐらい便利かを実体験してから目的や用途などを決めていくと、さらに準備がスムーズに進みます。

Web会議についての詳細は「Web会議(ウェブ会議)とは?」をご覧ください


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