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Web会議コラム 音声トラブルを解決!ストレスフリーなWeb会議を実現するための方策とは?


音声トラブルを解決!ストレスフリーなWeb会議を実現するための方策とは?

従業員の移動にかかわるコスト削減だけでなく、オフィスの省スペース化による固定費削減もできるため、特に遠隔地に複数の拠点を有する企業を中心にWeb会議導入の波が広がっています。しかし、Web会議利用中に音声が途絶えたり、遅延が発生したりと何かと不都合な問題が生じることがあります。そこで今回は、Web会議利用時に発生する音声トラブルについて、その原因と解決策をご紹介します。

Web会議利用時によくある音声の途切れや遅延

Web会議利用時に音声が不鮮明になる、途切れる、映像と音声に時間差が生じる、といったことで不便な経験をされたことはないでしょうか。Web会議の利用者にとっては、音声障害ほど、使っていてストレスを感じることはありません。では、こうした音声に関わる問題は、どういった原因により発生するのでしょうか?

なぜ音飛びや音声の遅れが発生するのか?

Web会議で発生する音声トラブルの原因として、まず「ネットワーク環境が十分でない」ということが考えられます。音声や映像といったデータを送受信する以上、ネットワークもそれに耐えうるだけの通信速度と安定性を備えている必要があります。社内で利用しているネットワークデバイスやファイアウォールがネットワーク品質に影響を及ぼす可能性もあります。また、ご利用中のパソコンが推奨環境を満たしているかどうか、他のアプリケーションが起動している場合にも影響がでる可能性があります。

無料Web会議ソフトは音声に関する問題が発生しやすい

無料、あるいは安価で利用できるような音声通信ソフトは、1対1での音声通信を原則とした技術に立脚したシステムを基本としています。したがって、特に3名以上でWeb会議をする場合には、こうした音声通信ソフトでは、通信切断や音声の遅れなどが、頻繁に発生するケースも少なくありません。また、他の参加者が利用するパソコンのスペックやネットワーク環境によって安定性が左右されたり、セキュリティやサポート体制が懸念され、ビジネスシーンでの利用に適さないケースが多いのも事実です。

では、ストレスなく快適にWeb会議を利用するには、どうすれば良いのでしょうか?

必要な通信回線の品質を保ち、信頼のおけるWeb会議システムを導入する

トレーニングへの活用

懸念材料を排し、Web会議の効用を最大化するには、まずネットワーク回線の品質を、Web会議を利用するのに必要なレベルに維持する必要があります。前述の通り、ネットワークデバイスやファイアウォール、利用中のパソコンが問題となるケースがあるため、まずはこれらのスペックや更新状況を確認し、通信速度や安定性を確認しましょう。

また、複数の拠点を結んで会議を実施することが多い企業内のWeb会議では、安定した音声通信、映像通信を実現できるWeb会議システムを導入することも検討するべきです。そこで最後に、Web会議製品を選定する際のポイントをご説明します。



音声トラブルの不安を解消するWeb会議システム選定のポイント

Web会議システムを導入する際には、資料共有やホワイトボードなどの機能面が重視されがちですが、ストレスの少ないWeb会議の鍵を握るのは「音声」だということを忘れてはいけません。

その1.音声接続が簡単
まず、音声を接続する段階で誰でも簡単に接続できることが大切です。音声接続方法が複雑だったり手間がかかったりしていては、品質以前の問題になってしまいます。接続のステップが少ないものや、画面に示される手順やガイダンスに沿って簡単に音声接続できるWeb会議システムがおすすめです。

その2. 音声品質を保つ設計
通信の状況を監視し、ピーク時でも常に余裕があるように調整するなど、音声品質にしっかりこだわっているWeb会議サービスなら安心です。例えば、長年電話会議システムを手掛けてきたPGi のGlobalMeet 電話会議サービスとシームレスに連携できるCisco WebExなら、安定したビジネスクオリティの音声でご利用いただけます。

その3.電話音声とVoIP(PC音声)のハイブリッド音声接続
ネットワーク環境が不安定な場合、VoIP接続では音声が途切れたり、遅延が多く発生することがあります。そのような場合は、参加者それぞれの環境に応じて音声接続を選択し、VoIPと電話音声の両方から同じ会議に参加できるハイブリッド接続が可能なWeb会議システムが安心です。

その4. 誰が話しているか一目で分かる
利用し始めて不便に感じることの一つに、会議中に誰が発言しているか分からないという点があります。Web会議システムによっては、発言者が一目瞭然で分かる設計のものもありますので、音声品質に加えて利便性でも、様々なWeb会議システムを比べてみると良いでしょう。


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