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ワークスタイル変革に役立つWeb会議

昨今、「ワークライフバランス」という言葉が取り沙汰されており、仕事とプライベートのバランスをきちんと取ることが望ましいという考えが広まっています。プライベートの時間をきちんと確保するために残業時間を減らすというのが1つの考えですが、それ以外にもフレックス制度や時短制度、在宅勤務制度などを導入し、働き方の自由度を高めている企業も多くなっています。このような制度により従業員は本人のライフスタイルに合わせて業務時間や働き方を決めることができ、効率的に仕事を行うことができるのです。
こういった働き方にシフトして行くうえで重要になってくるのは、コミュニケーションの方法です。在宅勤務を例にとって考えてみましょう。最近、積極的に在宅勤務を推奨している企業が多くあり、月に回数を設定、もしくは毎週一度は必ず行うなどのルールを設定している企業もあります。中には在宅勤務を基本とし、オフィスにはあまり出勤しないという人もいるでしょう。

こうした在宅勤務をする場合、社内サーバへリモートアクセスできるなど、社内にいるのと同じように仕事ができる環境は整えているでしょう。しかし在宅勤務にはもう一つ考えられる支障があります。それはコミュニケーションを必要とする際にその場にいない、ということです。簡単な確認などであれば電話で済みますが、会議や業務報告、トレーニングとなるとそうはいきません。在宅勤務を設定している日に急きょチーム会議などが入った場合、在宅勤務を中止したり日程を変更して出勤しなければならないようになります。こういったことが続けば、せっかくの在宅勤務制度も意味のないものになってしまいます。

この問題を解決できるのが、Web会議システムです。

Web会議は一対一のやりとりから、チームなど複数の人間がコミュニケーションをとるためのツールとして使用できます。比較的簡単に導入でき家庭でも利用しやすいため、誰でも利用できます。それではWeb会議について実際の利用形式や具体的なシステムなどについていくつか紹介して行きたいと思います。

Web会議システムを導入した場合、会議の参加者はインターネットにさえ繋がっていればどこからでも会議に出席できます。またオンラインで資料の共有もできますので、Web会議出席者全員で資料のアップデートや進捗具合などを確認しながら会議を進めて行くことができます。つまりわざわざ出勤しなくても、在宅勤務のままでもその場にいるのと同じように会議に参加することが可能になるのです。社内会議はもちろん、クライアント先との打ち合わせでも使用できます。

また、Web会議のメリットは在宅勤務以外の場合にもあります。例えば、会議が設定されている日に出張が既に入っていたとしても、その会議の時間さえ確保すれば出張先からでも会議に参加することができます。

このように会議に合わせて予定を立てるのではなく、在宅や出張などを優先した上で会議に出席することが出来るので会議を中心として仕事を考えずに済み、かなりフレキシブルな予定を立てることが可能になります。また、会議のために移動する必要もありませんので、通常の会議であれば移動に当てられていた時間も有効活用でき、効率的に業務を行うことができます。

最後に、Web会議システムの種類を紹介しておきましょう。実際のWeb会議システムは、大きく分けて二種類あります。外部サーバを利用するASP型(クラウド型)と、社内にサーバを設置して利用するSI型(オンプレミス型)です。それぞれに利点がありますが、Web会議にかかる費用を抑えて手軽に導入したい場合はASP型、より強固なセキュリティを重視する場合はSI型が良いでしょう。また、それぞれの特徴として、ASP型は機能などのカスタマイズは難しいですが、管理などは全て業者に任せることが出来るのでその点は楽になります。一方SI型はカスタマイズに対応できたり、プロキシ設定に影響を受けずに快適な通信ができるメリットがありますが、管理やセキュリティなど自社で行わなければならないので手間となります。

まずは自社でWeb会議システムを導入した場合にどのように使用するのか、管理はどうするのかなど具体的なプランなどを業者に相談することから始めてみてはいかがでしょう。


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