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Web会議コラム コスト削減、生産性の向上に繋がるWeb会議の活用術とは?


コスト削減、生産性の向上に繋がるWeb会議の活用術とは?

昨今、Web会議を導入する企業が増えていますが、Web会議はどのようなシーンで活用され、具体的にはどのようなメリットをもたらすのでしょうか。今回は活用シーンの多い「会議」、「トレーニング」、「顧客サポート」という3つの利用ケースを取り上げ、それぞれの状況におけるメリットを紹介します。

会議での活用

Web会議の導入目的として最も多いのは離れた場所にいる相手と会議をする場合です。特に全国各地に支店を持つ企業など、遠隔地とのコミュニケーションが頻繁に必要な企業においては、Web会議のメリットを最大限に活かせると言えます。
例えば、月に一度の頻度で全国にある各支店の責任者が本社に集まって行われる定例会議を、Web会議で行うとどうなるでしょうか。この場合、費用の削減と業務の効率化という大きく2つのメリットが得られます。

まず費用削減という視点から考えると、Web会議ではどこからでも会議に参加ができて本社に集まる必要がありませんので、それまでかかっていた各支店から本社への交通費が不要となります。またこれまで遠方からの参加者は前泊や後泊が必要となっていたかもしれませんが、Web会議であれば前泊も後泊も発生しないため宿泊費も不要です。さらに画面共有や資料共有の機能を利用すれば、わざわざ資料をコピーして準備する必要がなくなりますので、資料コピー費も削減できます。大人数が集まる会議ですとペーパーレス化による資料コピー費の削減効果は大きいでしょう。

<前提条件>
・10拠点の責任者が毎月1回、東京本社に集まって定例会議を実施(日帰り出張)
・会議主催者は各支店が交代制で実施
・移動時間:各拠点から本社まで往復6時間で計算
・交通費:各拠点から本社まで往復30,000円で計算
・人件費:一人あたり10,000円/時間で計算

・ Web会議サービスは「V-CUBE ミーティング」スタンダードプランで計算。
※ 契約するWeb会議サービス/プラン/オプションによりコストは変わります。詳しくはお問い合わせください。
※ 音声接続はPC音声(VoIP)利用の場合で想定。電話回線による音声接続をする場合は別途料金がかかります。詳しくはお問い合わせください。


年間コスト比較 詳細

年間コスト比較

このように、遠隔地から定例会議に出席するためのコストと、Web会議導入コストを比較してみると一目瞭然です。
次に業務の効率化という面では、これまで移動にかけていた時間を別の業務に当てられますので、時間を無駄にすることがなくなります。またWeb会議であれば簡単に会議を開催することができますので、例えば急に話し合いをしなければならない議題ができた場合でも、スピーディーに対応することができます。
さらにWeb会議は国内だけでなく、もちろん海外でも利用できるため、グローバルに展開する企業はこれらのメリットをより一層実感できるでしょう。


トレーニングへの活用

トレーニングへの活用

Web会議の活用ケースとして続いて多いのが、自社社員やパートナーへのトレーニングでの利用です。例えば、定期的に本社の担当者が講師として、各支店の営業担当に向けて製品のトレーニングを行なう場合を考えてみましょう。通常は本社担当者が各支店へと出張しなければいけませんので、その都度出張コストが発生し、移動時間も負担になります。それをWeb会議によるトレーニングに置き換えた場合、負担となっていた出張コストや移動時間が無くなります。また支店ごとにトレーニングを行うのではなく、全地域の営業担当向けに同時にトレーニングを開催することができますので、担当者の負担も大幅に軽減されます。


また受講者側にも多くのメリットがあります。例えば営業などで外出が多い場合、自社内でトレーニングが行われる場合はその時間までに戻らなければいけなかったり、場合によってはトレーニングに参加できないといった可能性もあります。しかしWeb会議であれば外出先でもインターネットに接続できる環境であれば参加できますので、柔軟な対応がとれ、時間を有効的に使うことが可能となります。また予め複数日、Web研修トレーニングの日を設定しておけば個人単位で参加出来る日時に参加するといったことも可能となりますし、録画機能のあるWeb会議なら欠席者フォローや復習も容易に行えます。 結果として、Web研修を導入することで講師、受講者の両サイドの負担を軽減することが出来ます。

顧客サポートでの活用

顧客サポートサービスにWeb会議システムを利用するケースも多く見られます。顧客からコールセンターに電話で製品の使用方法についての問い合わせを受ける場合など、電話越しでの説明では内容がうまく伝わらない場合が多くあります。一方、Web会議を利用したサポートであれば、画面を共有できるため、製品マニュアルを同時に見ながら説明することができます。話しているポイントをペンツールによって丸で囲んだり、ラインを引いたりしてより顧客に理解しやすいように紹介することも可能です。
このようにWeb会議を活用することによって、音声と画面の両方で説明でき、スピーディーで的確なサポートを提供することができます。それによって、一件の問い合わせの対応に費やす時間が大幅に短縮されるので、一人当たりの業務効率化にも繋がり、人件費を削減することが出来ます。また短時間で的確なサポートが可能なため、顧客満足度のアップにも繋がります。

以上、大きく三つの利用シーンに分けて紹介しましたが、Web会議を利用することにより、移動費・宿泊費などのコスト削減や、移動時間が不要になることによる業務効率化、どこからでも参加できることによって生まれる柔軟性、さらには画面を共有できることでより的確に情報を伝えられるといったメリットに繋がります。
導入を検討されている方は、現状のコストとWeb会議導入によるコストを比較してみるなど、得られるメリットを確認してみては如何でしょうか。
コストシミュレーションのご依頼など、お気軽にお問い合わせください。


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