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Web会議コラム 災害時に使えるコミュニケーション手段とは?


災害時に使えるコミュニケーション手段とは?

2011年3月に発生した東日本大震災の際に私たちが直面した問題の一つに、電話回線がつながりにくくなるという問題がありました。停電により固定電話が使用できなかったり、携帯電話も使用が集中したことにより回線が混乱し、なかなか繋がらないという状態に陥りました。その一方で、充電されたデバイスからであれば問題なく使用することができたのが、インターネットです。このことはインターネット回線の災害時における有用性を証明した一件でもありました。

震災後、防災の意識は益々高くなってきています。災害が発生した際、まず被害状況の把握や被災者の安否確認を行うことが第一ですが、企業としてはもう一つ、災害に備えてしておくべきとても重要なことがあります。それはBCP(事業継続計画)対策をしておく、ということです。適切な対策をしていないと、災害が発生した際、事業の継続が困難な状態になってしまう可能性があるのです。

今回はこのBCP対策についてポイントを絞って紹介します。


BCP対策とは、災害などに伴う業務中断のリスクを最低限にするために、万が一の状況でも事業継続できるよう日頃から準備をしておくことです。まずはBCP対策の責任者、担当者を決定し、関係者であれば誰であっても遂行出来る計画やスキームをきちんと立てておくことが重要です。
具体的に考えるべき点は、オフィスが閉鎖されたり、交通網が切断されたりした場合を想定し、社外からからでも事業継続のためのアクションができるようにしておくということです。また自社やデータセンターに置いてあるサーバが災害の影響を受け、システムなどに問題が起こってしまった場合も考え、遠隔地にバックアップを用意しておくことも大事です。

では、BCP対策として有効な手段にはどのようなものがあるでしょうか。それはインターネット回線を利用したWeb会議やリモートアクセスシステム、メール、インターネット電話などです。これらを利用することにより災害発生時の安否確認や迅速な意思決定が行えるだけでなく、在宅勤務などオフィス以外の場所からも業務を遂行することが可能になります。上記でも紹介した通り、災害の際でも唯一問題なく利用が可能であったのがインターネット回線でしたので、これらのツールは災害発生時にも効力を発揮すると言えます。震災が起こり、社屋が損壊してしまった場合や交通手段が麻痺してしまった場合、社員が出勤出来なくなってしまうことがあるでしょう。しかし、予め上記のようなシステムを導入している場合、インターネットさえ使用できる環境であれば、社員は在宅で勤務することが可能となります。

例えば社内サーバへのリモートアクセスが可能であれば、自宅に居ながら社内にいるのと同じようにサーバへアクセスし、必要なアプリケーションなどを使用することができます。その際に重要となってくるのが、安全性の高いリモートアクセス環境の構築です。情報漏洩等につながることのないよう、セキュリティ対策は万全にしておきましょう。

しかし、このように社員がそれぞれ自宅で業務を行うとなると、1か所に集まって会議など話し合いの場を設けることが難しくなります。その際に役に立つのがWeb会議です。Web会議なら各自が自宅に居ながら会議に参加できますので、オフィスに出勤できない期間であっても会議を開催することができます。これにより必要な話し合いや決定を滞りなく行うことができるようになります。Web会議は音声の共有だけでなく、資料などの共有もできますので、自宅に居ながらも円滑に仕事を進めることが可能です。

BCP対策の課題

このようにBCP対策としてWeb会議はとても有効ですが、Web会議サービス導入にあたって大切なことは「いつでも、だれでも、かんたんに利用できる」ということです。いざ使おうと思っても操作が難しくて使えなかったり、パソコン以外で利用できないようでは効果的とは言えません。また、円滑なコミュニケーションを行うため、インターネット回線でも音声品質の良いサービスを選ぶことが大切です。

また、BCP対策の運用マニュアルについては、有事があった際はすぐに確認できるようにしておきましょう。万が一のことも考え、社外システムや携帯電話などからでも確認できるような場所に保管しておくことをお勧めします。

最後に重要なのは有事のシミュレーションを定期的に実行することです。非常時に想定されて考えられていたとしても、実際にその時にならないと分からない抜け漏れなども出てきます。また、きちんと手順を踏んで行動できるかも分かりませんので、スキームの確認や予行練習を行うとよいでしょう。


また普段の業務で使えるツールは積極的に使うようにするのも、いざという時にあわてずに済みます。たとえ操作が簡単なWeb会議システムを導入したとしても有事のためだけに導入するのであれば、実際に災害が発生した社員全員が適切に使用出来ない恐れがないとも言えません。従って日頃より業務に上手く活用し、社員一人一人が使用方法を理解した上で然るべき時に使用できるようになっておくことが理想的です。

BCP対策としてのWeb会議活用方法や導入事例など、お気軽にお問い合わせください。


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